คุณอาจเคยได้ยินคำแนะนำว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งควรมีคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนสำหรับผู้รับ มันสมเหตุสมผล - ถ้าคุณไม่ต้องการให้พวกเขา ทำ กับอีเมลนั้นจริง ๆ คุณควรจะส่งมันจริงหรือ?
อย่างไรก็ตามการมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการยังสามารถรู้สึกโต้ตอบเล็กน้อย เราไม่ต้องการดูเหมือนเรือกลไฟดังนั้นเราจึงส่งข้อความที่คลุมเครืออย่างสุภาพพวกเขาจบลงด้วยความไม่ชัดเจนอย่างสมบูรณ์ ผู้รับมาถึงจุดสิ้นสุดและคิดว่า“ อ๊ะโอเค…ตอนนี้อะไรนะ?”
มีความผิดตามที่เรียกเก็บเงินหรือไม่ คุณไม่ใช่คนเดียว - นั่นคือเหตุผลที่ฉันได้รวบรวมเทมเพลตการเรียกร้องให้ดำเนินการเหล่านี้มารวมกันซึ่งคุณสามารถคัดลอกวางและใช้ในอีเมลของคุณเอง
บางคนเรียกร้องให้ดำเนินการสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ
ก่อนที่เราจะไปถึงเทมเพลตเราขอแนะนำวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจในอีเมล
อันแรกนี้คุณอาจเห็นว่ากำลังมา: อย่า กว้างเกินไป เจาะจงสิ่งที่คุณต้องการจากคน ๆ นั้น
การส่งอีเมลพร้อมกับรายงาน 80 หน้าที่แนบมาและคำขอแบบครอบคลุมเช่น“ เฮ้คุณช่วยดูได้ไหม?” จะส่งผลต่อผู้รับของคุณเท่านั้น - ซึ่งหมายความว่าคุณคงไม่ได้รับคำตอบ
แทนที่จะถามว่า“ คุณจะดูหน้า 18-24 และแจ้งให้เราทราบหากคุณมีการเปลี่ยนแปลงภายในวันพุธ?” ให้ทิศทางที่ชัดเจนและเป็นประโยชน์
ถัดไปให้รวมกำหนดเวลาในการเรียกร้องให้ดำเนินการของคุณ ฉันเข้าใจ - ทำให้คุณรู้สึกเร่งรีบ แต่คุณอาจรู้ว่ามันน่ารำคาญแค่ไหนเมื่อมีคนส่งบางอย่างให้คุณทำโดยไม่มีข้อบ่งชี้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาต้องการ กำจัดความสับสนใด ๆ ทันทีจากไม้ตีโดยทำให้เส้นเวลาของคุณชัดเจน
สุดท้าย อย่า ลืมพูดว่า "ขอบคุณ" ทันทีหลังจากที่คุณได้รับคำกระตุ้นการตัดสินใจ ใช่คุณสามารถตรงไปตรงมา และมี น้ำใจในเวลาเดียวกันและการทำเช่นนั้นจะช่วยบรรเทาความกังวลของคุณเกี่ยวกับการเป็นคนตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ
เข้าใจแล้วใช่ไหม ที่ดี! ลองเข้าสู่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่คุณสามารถคัดลอกและวางในบางสถานการณ์อีเมลทั่วไป
คำกระตุ้นการตัดสินใจอันดับ 1 เมื่อคุณต้องการคำตอบสำหรับคำถาม
แม่แบบ: คุณช่วยบอกฉันทีได้ไหม ฉันต้องการคำตอบเพื่อ ขอบคุณ!
ตัวอย่าง: คุณช่วยบอกฉันได้ไหมว่าลูกค้าตอบรับข้อเสนอแนะหรือยัง? ฉันต้องการคำตอบภายในวันศุกร์เพื่อสรุปข้อตกลงนี้ ขอบคุณ!
คำกระตุ้นการตัดสินใจ # 2 เมื่อคุณต้องการคำติชมเกี่ยวกับบางสิ่ง
เทมเพลต: โปรดส่งข้อเสนอแนะของคุณผ่านทางไม่ช้ากว่า ขอบคุณมาก!
ตัวอย่าง: โปรดส่งข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับสไลด์ 10-20 ของงานนำเสนอนี้โดยใช้ Google Doc I ที่ลิงก์ไปยังในอีเมลนี้ไม่ช้ากว่าปิดกิจการเมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายนขอบคุณมาก!
คำกระตุ้นการตัดสินใจ # 3 เมื่อคุณต้องการยืนยันการประชุม
เทมเพลต: เราสามารถพบกันได้ที่เพื่อหารือ? โปรดแจ้งให้เราทราบหากเหมาะสมกับคุณ ขอบคุณ!
ตัวอย่าง: เราสามารถพบกันในวันพฤหัสบดีเวลา 10.00 น. เพื่อหารือเกี่ยวกับการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ได้หรือไม่? พรุ่งนี้โปรดแจ้งให้เราทราบหากมันเหมาะกับคุณ ขอบคุณ!
คำกระตุ้นการตัดสินใจ # 4 เมื่อคุณส่งพร้อมการอัปเดตหรือทรัพยากร
แม่แบบ: โปรดตรวจสอบก่อนและอย่าลังเลที่จะติดต่อกับฉันโดยตรงกับคำถามใด ๆ ขอบคุณมาก!
ตัวอย่าง: โปรดตรวจสอบรายงานที่แนบมาซึ่งเน้นตัวเลขการเข้าชมของเดือนนี้ก่อนการประชุมทีมของเราและอย่าลังเลที่จะติดต่อกับฉันโดยตรงกับคำถามใด ๆ ขอบคุณมาก!
คำกระตุ้นการตัดสินใจครั้งที่ 5 เมื่อคุณต้องการคำตอบ
เทมเพลต: โปรดตอบกลับอีเมลนี้ด้วยโดย ถ้าฉันไม่ได้ยินจากคุณคุณจะ ขอบคุณ!
ตัวอย่าง: โปรดตอบกลับอีเมลนี้ด้วย RSVP ของคุณภายในวันอังคาร ถ้าหากฉันไม่ได้ยินจากคุณฉันจะถือว่าคุณไม่ได้เข้าร่วมงานเลี้ยงอาหารกลางวัน ขอบคุณ!
ฉันรู้ว่ามันแปลกเพียงใดที่คุณต้องการในอีเมลของคุณ แต่อย่างจริงจังไม่ต้องตกใจ
โปรดจำไว้ว่าความชัดเจนระดับนี้ ช่วย ผู้รับได้จริง คุณกำลังบันทึกขั้นตอนและเพิ่มงานที่ต้องติดตามสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ และถึงแม้ว่ามันจะรู้สึกกล้าแสดงออกอย่างเหมาะสม แต่ฉันสัญญาว่าคนส่วนใหญ่จะชื่นชม (และอาจเรียนรู้จาก!) ความจริงที่ว่าคุณเป็นคนตรงและโปร่งใส
