โดยตอนนี้ฉันจะสมมติว่าคุณมีความรอบรู้ในพื้นฐานมารยาทอีเมลเหล่านั้น คุณรู้ไหมว่าสิ่งต่าง ๆ รวมถึงหัวเรื่องและต่อต้านการล่อลวงให้ CC ทุกหน่วยงานที่อบอุ่นในสำนักงานของคุณ
ใช่ฉันจะให้คุณได้ประโยชน์จากข้อสงสัยที่นี่ แต่นั่นหมายความว่าฉันคิดว่าข้อความของคุณไม่มีที่ติ? ไม่ได้อย่างแน่นอน.
มีบาปอยู่สองสามอย่างที่ไม่ซ้ำกันซ้ำ ๆ แต่ก็ยังมีคุณค่าอยู่เหมือนกัน และโอกาสก็คือคุณอาจมีความผิดในการกระทำพวกเขา (เฮ้ฉันอยู่ตรงนั้นกับคุณ!) - ไม่ว่าคุณจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม
หากคุณพบว่าตัวเองหน้าแดงเมื่อพูดถึงหนึ่งในเทรนด์พัส เพื่อนของฉันอีเมลของคุณยังมีห้องพักสำหรับการปรับปรุง
1. เล่น“ มันฝรั่งร้อน”
คุณภาคภูมิใจที่อยู่บนกล่องจดหมายของคุณโดยสิ้นเชิง - ข้อความขาเข้าจะไม่นานหากไม่ได้รับคำตอบจากคุณ
เป็นเรื่องที่ดีมากที่คุณมุ่งมั่นที่จะตอบสนองได้ดี แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องคำนึงถึงคุณภาพของสิ่งที่คุณส่งด้วย คำตอบของคุณผลักดันการสนทนาไปข้างหน้าหรือไม่? หรือคุณกำลังออกข้อความสั้น ๆ (และอาจไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง) เพื่อพยายามที่จะนำลูกบอลเข้าสู่สนามของผู้อื่นและทำให้คุณเข้าใกล้ศูนย์กล่องขาเข้าที่เข้าใจยาก
บ่อยครั้งที่ผู้คนพบว่าพวกเขาตกอยู่ในประเภทหลัง แต่น่าเสียดายที่เกมที่คลั่งไคล้ของอีเมลฮ็อตมันฝรั่งเป็นเรื่องต่อต้านอย่างสมบูรณ์
วิธีการปรับปรุง
ฉันรู้ว่าแรงกดดันที่จะกลับไปหาผู้คนอาจจะสูงและฉันไม่ได้พยายามบอกให้คุณปล่อยให้ข้อความยังไม่ได้รับคำตอบ
แต่หากคุณไม่ได้อยู่ที่จุดที่คุณสามารถให้การตอบสนองที่มีคุณภาพสูงให้ส่งข้อความสั้น ๆ ที่ระบุว่าคุณกำลังมองหามันและจะได้รับการตอบกลับที่มีรายละเอียดมากขึ้นทันทีที่คุณมี
ขั้นตอนดังกล่าวช่วยลดแรงกดดันของความต้องการที่จะตอบสนองทันทีในขณะที่ยังคงให้เวลาแก่คุณในการอุทิศการพิจารณาข้อความนั้นอย่างเพียงพอ
2. จัดแสดงความรู้สึกมีอารมณ์ขันของคุณ
ไม่มีใครต้องการเสียงเหมือนหุ่นยนต์ที่ไร้ชีวิตผ่านอีเมล และเชื่อฉันเถอะฉันขอขอบคุณผู้ที่มีความมั่นใจในโน้ตของคุณที่มาถึงกล่องจดหมายของฉัน
อย่างไรก็ตามไม่มีการรับประกันว่าผู้รับรายอื่นจะรู้สึกแบบเดียวกัน คุณต้องจำไว้ว่าข้อความที่เขียนนั้นไม่มีตัวชี้นำด้านอวัจนภาษาและบริบทอื่น ๆ ที่มักจะช่วยให้อารมณ์ขันของคุณลงจอด
ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรู้จักผู้ชมของคุณก่อนที่จะอ่านอีเมลของคุณด้วยสิ่งที่ฉันแน่ใจว่าเป็นอารมณ์ขันของตัวเอก ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งกับ GIF ที่ยิ่งใหญ่ของสุนัขในหมวกปาร์ตี้ สมาชิกในบอร์ดของคุณ? อาจจะไม่มาก
วิธีการปรับปรุง
การเข้าใจผู้รับของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แต่ถ้าคุณรู้สึกสงสัยว่าเรื่องตลกหรือคำพูดตลก ๆ ของคุณจะถูกลบทิ้งไป
คุณปลอดภัยกว่าดีกว่าขออภัยและคุณยังคงเป็นมิตรและเป็นคนดีในอีเมลของคุณ - โดยไม่ต้องทำขั้นตอนการทำงาน!
3. การท่องเที่ยวบนและบน
ฉันรู้ว่านี่อาจดูเหมือนเป็นเส้นแบ่งที่จะเดิน คุณได้ยินเรื่องไร้สาระมากมายเกี่ยวกับการประชุมที่น่ากลัวซึ่งอาจเกิดขึ้นผ่านทางอีเมลซึ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกกดดันเพื่อหลีกเลี่ยงการนั่งเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมด
แต่ความพยายามที่จะข้ามการติดต่อแบบตัวต่อตัวทั้งหมดนี้มักส่งผลให้อีเมลที่ยืดเยื้อ ก่อนที่คุณจะรู้คุณได้สร้างผลงานชิ้นเอก 3, 000 คำที่เจาะลึกลงไปในรายละเอียดเพียงครั้งเดียวของงานนำเสนอการขายที่จะเกิดขึ้น ผู้เตือนสปอยเลอร์: ไม่มีใครอ่านได้เลย
วิธีการปรับปรุง
บางครั้งข้อความที่ยาวเกินไปจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในกรณีเหล่านี้สิ่งต่าง ๆ เช่นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยย่อหน้าสั้น ๆ และหัวข้อย่อยสามารถช่วยจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ และย่อยง่าย
แต่เมื่อพิจารณาว่าความยาวในอุดมคตินั้นอยู่ระหว่าง 50 ถึง 125 คำสิ่งใดที่ยาวไปกว่านั้นอาจรับประกันการประชุมหรือโทรศัพท์
4. พิมพ์อีเมลที่คุณไม่ต้องการให้ใครเห็น
มีความเป็นส่วนตัวผิดที่มาพร้อมกับกล่องจดหมายของคุณ คุณคิดว่าผู้รับที่ตั้งใจไว้จะเป็นคนเดียวที่จะเห็นความคิดเห็นที่น่ารำคาญเกี่ยวกับเจ้านายของคุณ
ฟังอย่างระมัดระวัง: ไม่เพียง แต่เป็นเรื่องหยาบคาย แต่เป็นเรื่องที่เสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นปัญหาด้านเทคโนโลยีในที่สุดแผนกทรัพยากรบุคคลด้อมหรือแม้กระทั่งเพื่อนร่วมงานนินทามีโอกาสที่ดีที่คำพูดที่ไม่เป็นมิตรของคุณจะทำให้มือผิดหรือต่อหน้าลูกตาผิด
วิธีการปรับปรุง
อันนี้คุณต้องหยุด - ไก่งวงเย็น
หากคุณถูกล่อลวงให้พิมพ์บางสิ่งบางอย่างที่มีสีออกเล็กน้อย (แม้กระทั่งล้อเล่น!) ในข้อความของคุณให้ถามตัวคุณเองว่า: ปฏิกิริยาของคุณจะเป็นอย่างไรถ้ามีคน (เช่นเจ้านายของคุณหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่น) เห็นความคิดเห็นนั้น
หากคุณรู้สึกกังวลเล็กน้อยกับความคิดก็ถึงเวลากดปุ่มแบ็คสเปซ
5. แต่งงานกับกล่องจดหมายของคุณ
เอาล่ะความผิดพลาดครั้งสุดท้ายนี้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเนื้อหาของข้อความที่คุณส่ง แต่ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องระวัง
อีกครั้งที่ต้องการจัดการกล่องจดหมายของคุณอย่างแข็งขันคือคุณภาพที่ยอดเยี่ยม (ทุกคนที่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านนับพันที่เพิ่งแฮงค์เอ้าท์จะอิจฉาความมุ่งมั่นของคุณฉันแน่ใจ!) อย่างไรก็ตามนั่นไม่ได้ให้บัตรผ่านฟรีแก่คุณเพื่อจับตามองโทรศัพท์ของคุณในช่วงกลางของอาหารค่ำการประชุมวันหยุดหรืองานแต่งงาน (ใช่ฉันเคยเห็นมันเกิดขึ้น)
ไม่เพียง แต่กล่องจดหมายของคุณจะต้องรีเฟรชและบังคับให้คุณต้องพลาดการสนทนาและประสบการณ์จริง ๆ แต่มันก็ไม่น่าสนใจสำหรับคนที่คุณใช้เวลาด้วย
วิธีการปรับปรุง
คำตอบที่นี่นั้นง่าย: นำโทรศัพท์ของคุณออกไป ฉันรู้ว่ามันเป็นไปไม่ได้ แต่อย่างที่ฉันเรียนรู้จากการทดลองนี้มันมีค่ามากกว่า
นี่คือข่าวดี: สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณสามารถแก้ไขได้หากคุณเต็มใจที่จะเรียนรู้และเปลี่ยนนิสัยของคุณ คุณไม่ได้ถูกลิขิตให้เป็นอีเมลแบบเบ็ดเสร็จ
ดำเนินการตามคำแนะนำนั้น (และในขณะที่คุณกำลังใช้งานอยู่ให้ดูข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลเหล่านี้!) และคุณจะพร้อมที่จะก้าวไปสู่เกมอีเมลของคุณ
