ฉันจะยอมรับมัน: ฉันไม่ใช่คนธรรมดาเมื่อพูดถึงการจัดการฝึกงาน พวกเขาเป็นรายงานโดยตรงครั้งแรกของฉันและฉันทำผิดพลาดหน้าใหม่ทั้งหมด ฉันมอบหมายงานมากเกินไปและทำงานน้อยเกินไป ฉันอธิบายมากกว่าฉันอธิบายไม่ได้ และอื่น ๆ และอื่น ๆ.
ข่าวดีก็คือการจัดการฝึกงาน - ทุกคนจริงๆ - เป็นทักษะที่คุณสามารถพัฒนาได้อย่างมากมายด้วยการฝึกฝน แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่จะเริ่มต้นที่ด้านล่าง เรียนรู้จากประสบการณ์ของฉันและอ่านห้าวิธีในการเป็นผู้จัดการฝึกงานที่ประสบความสำเร็จ
1. มีการปฐมนิเทศ
ไม่ว่าจะมีการปฐมนิเทศที่สำนักงานของคุณที่ใหญ่และเป็นทางการมากกว่าหรือไม่ก็ตามลำดับแรกของธุรกิจของคุณคือปิดกั้นชั่วโมงหรือมากกว่านั้นเพื่อคุยกับนักศึกษาฝึกงานของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการจ้างงานอย่างไรคุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว ถัดไปเดินผ่านงานที่คุณทำและเป้าหมายแผนกในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า ตอบคำถามใด ๆ เกี่ยวกับวิธีที่คุณและทีมของคุณส่งผลกระทบต่อภารกิจขององค์กร การสละเวลาในการกำหนดเป้าหมายทำให้นึกถึงผู้ฝึกงานว่าแม้กระทั่งงานที่มีงานน้อยจะช่วยให้ภาพรวมใหญ่ขึ้น
ถัดไปกำหนดความคาดหวังเฉพาะของคุณนอกเหนือจากความรับผิดชอบที่ระบุไว้ของงาน คุณเป็นคนขี้เหนียวสำหรับไวยากรณ์ที่เหมาะสมในการสื่อสารทั้งหมดหรือไม่? คุณรู้สึกอย่างไรกับคนที่มาถามคำถามที่โต๊ะของคุณ? คุณต้องการคัดลอกในอีเมลทั้งหมดหรือไม่ การวางความคาดหวังไว้ก่อนหน้านี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดอุบัติเหตุใด ๆ และทำให้คุณประสบความสำเร็จ
2. ถาม (และสังเกต) สไตล์การเรียนรู้ของเขาหรือเธอ
ก่อนที่คุณจะเรียกการประชุมปฐมนิเทศให้ปิดคุณจะต้องให้การฝึกงานกับคุณก่อน เป้าหมายในการฝึกงานของเขาหรือเธอคืออะไร มีทักษะที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะที่เขาหรือเธอมีหรือพื้นที่ที่เขาหรือเธอมีความกระตือรือร้นเป็นพิเศษในการเรียนรู้หรือเข้าร่วม?
บางทีข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถรวบรวมได้คือวิธีที่เขาหรือเธอได้รับข้อมูลที่ดีที่สุด ต่างจากการเช่าระยะยาวที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวังว่าพนักงานจะปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เป็นศูนย์กลางการประชุมหรือการประชุมที่เป็นพิษ ด้วยการฝึกงานคุณควรมุ่งเน้นที่การสื่อสารให้เกิดประโยชน์สูงสุด
หมายความว่าแม้ว่าคุณต้องการให้ผู้ฝึกงานของคุณเพียงทำตามคำแนะนำทางอีเมลหากเขาหรือเธอต้องการพูดคุยและถามคำถามสองสามข้อเพื่อให้ถูกต้อง มันจะคุ้มค่ากับการใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าเขาหรือเธอเข้าใจในสิ่งที่คุณขอ - ซึ่งแตกต่างจากการทำโครงการด้วยตัวคุณเองเมื่อเขาหรือเธอหันเข้ามา
3. จัดทำรายการงานที่เขียน
เอาล่ะนักศึกษาฝึกงานของคุณบอกว่าเขาเป็นผู้เรียนรู้การได้ยิน นั่นหมายความว่าคุณควรปรึกษาทุกโครงการแล้ววางแผนให้เสร็จตามที่คุณคาดหวังใช่ไหม ก็ไม่มาก
นักศึกษาฝึกงานของคุณยังใหม่ต่อองค์กรและทำงานเพื่อคุณดังนั้นอาจมีการเลือกฟังแม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจก็ตาม ดังนั้นทุกสัปดาห์คุณควรส่ง (หรืออัปเดต) รายการโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับฝึกงานของคุณ รวมสิ่งต่อไปนี้: วันที่ที่โครงการถึงกำหนด ระดับความสำคัญ; ควรส่งโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ไปที่ใด (เป็นส่วนสำคัญหากคุณต้องการตรวจสอบโครงการก่อนที่จะไปที่อื่น!); และสิ่งที่มันอยู่ภายใต้ร่ม หมวดหมู่สุดท้ายมีความสำคัญเนื่องจากเป็นบริบทของงานและเป็นแรงผลักดันที่แข็งแกร่งในการทำมันให้ถูกต้อง (กล่าวคือการยื่นเอกสารน่าสนใจมากขึ้นเมื่อคุณรู้ว่าโครงการใดที่คุณกำลังพัฒนาอยู่)
โบนัส: รายการงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้คุณประหยัดในวันที่คุณถูกกระแทก หากฝึกงานของคุณเสร็จสิ้นโครงการหนึ่งคุณสามารถนำเขาหรือเธอไปยังรายการงานสำหรับโครงการถัดไป
4. นำโดยตัวอย่าง
เพียงเพราะสิ่งนี้ชัดเจนไม่ได้หมายความว่ามันไม่คุ้มค่าที่จะทำซ้ำ “ ทำตามที่ฉันพูดไม่ใช่อย่างที่ทำ” ไม่ทำงาน หากคุณกำลังเดินเล่นในเวลาเดียวกันในแต่ละวันคุณจะไม่มีความน่าเชื่อถือที่จะบอกให้นักศึกษาฝึกงานของคุณทราบว่าการมาถึงช้ากว่า 15 นาทีนั้นไม่เป็นไร ในทำนองเดียวกันมันจะเป็นการยากที่จะพูดคุยเกี่ยวกับชุดที่ไม่เหมาะสมกับฝึกงานเมื่อคุณกำลังทดสอบขีด จำกัด ของธุรกิจในช่วงฤดูร้อนอย่างจริงจังด้วยตัวคุณเอง
การก้าวไปไกลกว่าที่เห็นได้ชัดคุณควรยกตัวอย่างของการเป็นหัวหน้าที่สนับสนุนและผู้เล่นในทีม หัวหน้างานมือใหม่บางคนกลัวผิด ๆ ว่าการพูดคุยกับผู้ฝึกงานจะสร้างการแข่งขันสำหรับงานของเขาหรือเธอ ในทางตรงข้ามการพูดถึงการทำงานที่ยอดเยี่ยมของนักศึกษาฝึกงานของคุณแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นผู้จัดการที่แข็งแกร่งซึ่งจะเปิดโอกาสให้คุณมีโอกาสเป็นผู้นำมากขึ้น ดังนั้นอย่าลืมให้เครดิตกับที่ที่มันถึงกำหนด!
5. ขอความช่วยเหลือ
แม้ว่าคุณกำลังพยายามทำทุกอย่างถูกต้องคุณสามารถพบว่าตัวเองกำลังฝึกงานกับทัศนคติที่ขาดความดแจ่มใสแม้กระทั่งความไร้ความสามารถที่ชัดเจน เมื่อมันไม่ทำงานคนแรกที่คุณควรพูดด้วยคือฝึกงานของคุณ บางทีเขาหรือเธออาจจะยากเพราะสิ่งที่เขาหรือเธอเห็นว่าเป็นงานที่ไม่มีความหมาย บางทีสิ่งที่คุณเห็นว่าขาดความใส่ใจในรายละเอียดคือผู้ฝึกหัดของคุณกำลังดิ้นรนเพื่อทำงานให้ตรงเวลา
จำไว้ว่านักศึกษาฝึกงานมักจะมีประสบการณ์มาก่อน ดังนั้นพวกเขาอาจไม่มีเครื่องมือ (หรือความมั่นใจ) ในการสื่อสารกับหัวหน้างาน - คุณต้องเป็นผู้นำ!
ยังมีปัญหาอยู่ใช่ไหม คนต่อไปที่คุณควรปรึกษาคือคนที่คุณมองหาเป็นผู้จัดการ (นึกคิดถึงเจ้านายของคุณ) บุคคลนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกจากประสบการณ์และหัวหน้าของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าเขาหรือเธอทำให้คุณเศร้าใจกับการฝึกงานในฝันร้าย
เมื่อพูดถึงการเป็นหัวหน้างานฝึกหัดเป็นครั้งแรกคุณจะรวมคนที่มีประสบการณ์น้อยในการจัดการร่วมกับคนที่มีประสบการณ์น้อยในการจัดการ อย่างไรก็ตามนี่เป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณทั้งคู่ที่จะเรียนรู้ ดังนั้นใช้ขั้นตอนด้านบนเพื่อทำให้เป็นฤดูร้อนที่ยอดเยี่ยมและสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งในการทำงานกับนักศึกษาฝึกงานของคุณ
