มีบางสิ่งที่น่าผิดหวังมากกว่าการใช้เวลาเขียน (และลบและเขียนซ้ำ) อีเมลห้าประโยคที่สมบูรณ์แบบ - แล้วไม่ได้รับคำตอบที่คุณคาดหวัง คุณคิดว่าผู้จัดการของคุณจะตื่นเต้น แต่เธอฟังดูน่ารำคาญ
เกิดอะไรขึ้น? คุณส่งข้อความผิดเวลาหรือไม่? คุณไม่ได้ทำให้คำขอของคุณชัดเจนเพียงพอหรือไม่? การทักทายของคุณเป็นมิตรเกินไปหรือไม่ คุณให้ความรู้สึกผิดหรือเปล่า?
น่าแปลกที่ปัญหานี้สามารถทำให้บางสิ่งง่ายขึ้นมาก: คำสองคำ คำที่น่าจะเป็นในอีเมลที่คุณส่งไปแล้ววันนี้
เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้เขียนบทความเกี่ยวกับคำที่ให้ความรู้สึกที่ผิดในอีเมลและฉันรู้สึกตกใจที่มีผู้เชี่ยวชาญกี่คน (โดยเฉพาะนายจ้างและผู้จัดการการจ้างงาน) ทวีตฉันด้วยคำแนะนำ เพิ่มเติม เพื่อเพิ่มลงในรายการนั้น
อะไรคือคำที่พบบ่อยที่สุดที่พวกเขาพูดถึง อ่าน 'em และร้องไห้
1. นอกจากนี้
ฉันยอมรับมัน: ฉันมีอาการติดยาเสพติดกับคำว่า“ ด้วย” มันถึงจุดที่ฉันต้องพิสูจน์อักษรพิเศษผ่านอีเมลของฉันเพื่อให้แน่ใจว่าฉันไม่ได้รวมมันมากกว่าหนึ่งครั้งในข้อความใดก็ตาม การใช้คำว่า“ ด้วย” บ่อยครั้งเกินไปอาจดูเหมือนว่าคุณกำลังร้องขอมากเกินไปและหากคุณอยู่ในช่วงท้ายของการรับไอเท็มแอ็คชั่นเหล่านั้นทั้งหมดมันอาจเป็นการตัดสินใจอย่างท่วมท้นว่าจะจัดการอะไรก่อน
แต่จำเป็นต้องใช้คำเปลี่ยนภาษาสำหรับอีเมลดังนั้นผู้ส่งอีเมลจะต้องทำอย่างไร ทางเลือกที่ฉันชอบสองทางเลือก ได้แก่ "นอกจากนี้" "ยิ่งไปกว่านั้น" "การสร้างสิ่งนั้น" และ "ในโน้ตอื่น"
2. อาจเป็นไปได้
คล้ายกับ“ หวังว่า” (ซึ่งฉันได้พูดถึงในบทความอื่น ๆ ) คำนี้เพิ่มระดับความไม่แน่นอนกับสิ่งที่คุณพูดเมื่อไม่จำเป็นต้องมี
ตัวอย่างเช่นแทนที่จะส่งอีเมลโดยบอกว่า“ ฉันอาจทำสิ่งนี้เสร็จภายในเวลา 17.00 น.” ให้เป็นรูปธรรมมากขึ้นกับกำหนดเวลาของคุณ นำ“ อาจจะ” ออกมาโดยสิ้นเชิง หรือหากคุณไม่แน่ใจว่าคุณจะทำตามกำหนดเวลาได้กำหนดเส้นตายใหม่หรืออย่างน้อยก็มีความยืดหยุ่นมากกว่านี้ แม้แต่การบอกว่าคุณจะทำโดย“ สิ้นสุดวันนี้” หรือ“ พรุ่งนี้เมื่อคุณมาถึงออฟฟิศ” ฟังดูตรงไปตรงมามากกว่า“ อาจจะ” สถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุด: คุณประเมินเวลาที่ต้องการและส่งมอบสินค้าเร็วเกินไป ในประวัติศาสตร์ของการทำงานไม่มีใครเคยบ่นเกี่ยวกับเรื่องนี้
3. ลองหรือลอง
โยดาเคยพูดว่า“ ทำหรือไม่ทำไม่ต้องลอง” และเขาก็มีข้อดี
“ พยายาม” หรือ“ พยายาม” อยู่ภายใต้อาณาเขตเดียวกันกับ“ อาจจะ” ซึ่งมันไม่ได้บ่งบอกอะไรเลยว่าคุณรู้สึกมั่นใจในสิ่งที่คุณกำลังทำ ในความเป็นจริงนายจ้างหลายคนที่ทวีตฉันชี้ให้เห็นว่าเมื่อพนักงานใช้วลีใดประโยคหนึ่งพวกเขาแค่คิดว่าเขาหรือเธอไม่สามารถทำสิ่งที่ถามระยะเวลา
คุณต้องการให้หัวหน้าของคุณสงสัยในตัวคุณเพราะคำเดียวหรือไม่? ให้ฉันตอบคำถามนั้นให้คุณ: ไม่ในครั้งต่อไปที่คุณพบว่าคุณใช้“ ลอง” ในอีเมลให้นำออกมา หากคุณไม่แน่ใจอย่างแท้จริงว่าคุณสามารถทำได้หรือไม่ให้ถามตัวคุณเองว่าทำไม - ถ้าเป็นเพราะคุณขาดข้อมูลที่สำคัญหรือทักษะที่เฉพาะเจาะจงติดต่อกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องและค้นหาสิ่งที่คุณต้องได้รับหรือทำให้สำเร็จ “ ลอง” เป็น“ ทำ” หากเป็นไปไม่ได้ผู้จัดการของคุณจะต้องการทราบทันที ตราบใดที่คุณอธิบายว่าทำไม (ตัวอย่าง:“ ฉันไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน”) เขาหรือเธอจะเข้าใจและช่วยคุณขจัดอุปสรรคหรือเพียงแค่มอบหมายงานใหม่
4. สุจริต
หากมีคำใดที่แข่งขันกับ "ตัวอักษร" สำหรับคำที่ใช้โดยทั่วไปในทางที่ผิด "ความซื่อสัตย์" จะอยู่ที่นั่น ผู้คนโรยมันลงในอีเมลตลอดเวลาในฐานะฟิลเลอร์และหลังจากนั้นไม่นานเควสต์ในการแสดงความซื่อสัตย์เริ่มรู้สึกไร้เหตุผล - ราวกับว่าคุณกำลังปล่อยให้ใครบางคนอยู่ในความลับอันยิ่งใหญ่นั่นไม่ใช่ความลับ
สุจริตตัดมันออก
5. คิด
ผู้คนพูดถึงวลีที่มีคุณสมบัติตลอดเวลา (“ ฉันไม่แน่ใจว่านี่เป็นความคิดที่ดี แต่…”) แต่สิ่งที่ดูเหมือนว่าจะปรากฏขึ้นบ่อยครั้งคือ“ ฉันคิดว่า…” ฉันไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้จริงๆ จนกว่าผู้จัดการการจ้างงานจะทวีตข้อความมาที่ฉันดังนั้นฉันจึงผ่านอีเมลจากพนักงานของฉันเพื่อดูว่าจริงหรือไม่
นั่นเองค่ะนั่นก็คือ “ ฉันคิดว่าเราควรก้าวไปข้างหน้า”“ ฉันคิดว่าเราควรนั่งลงและพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้”“ ฉันคิดว่าเราใกล้จะถึงแล้ว” มีอีเมลหลายฉบับที่ผู้คนใช้วลีนี้ขึ้นไปสามครั้งในย่อหน้าเดียว และในขณะที่ฉันสังเกตเห็นว่าทั้งสองเพศใช้กันผู้หญิงมักจะเขียนว่า“ ฉันคิดว่า” บ่อยขึ้น
ครั้งต่อไปที่คุณส่งข้อความเพียงแค่ปล่อย“ ฉันคิดว่า…” และแบ่งปันมุมมองของคุณ ท้ายที่สุดถ้าอีเมลนั้นมาจากคุณใครก็ตามที่คุณส่งอีเมลถึงจะมีส่วนในความคิดใด ๆ กับคุณ ทันที
พวกเขาบอกว่าน้อยกว่ามากและฉันคิดอย่างสุจริตว่าการพยายามทำให้อีเมลของคุณสั้นลงนั้นเป็นวิธีที่ดีที่สุด ดูสิ่งที่ฉันทำที่นั่น?
