ในฐานะผู้จัดการชีวิตประจำวันของคุณเต็มไปด้วยการสื่อสาร: การประชุมชั้นนำการส่งอีเมลการนำเสนอและหยุดโดยโต๊ะทำงานของพนักงานของคุณเพื่อแชท
แต่ไม่ว่างเท่าที่คุณจะรู้สึกกับการมีปฏิสัมพันธ์นั้นคุณอาจไม่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้จะมีการสนทนาทั้งหมดที่คุณมีตลอดทั้งวัน แต่ทีมของคุณอาจสับสนเกี่ยวกับตัวคุณ - และลำดับความสำคัญเป้าหมายและการมอบหมายของคุณ และนั่นสามารถนำไปสู่ความคาดหวังที่คาดไม่ถึงและรับรู้ปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว
ดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณซิงค์อยู่ให้ระวังสัญญาณทั้งห้านี้ที่การสื่อสารของทีมของคุณปิดอยู่เพื่อให้คุณสามารถรีเซ็ตการสนทนาและกลับสู่การติดตาม
1. งานซ้ำซ้อน
เมื่องานไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องมักเกิดความสับสน ตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบ: เมื่อ บริษัท ของฉันผ่านการควบรวมกิจการเมื่อเร็ว ๆ นี้มีทีมสื่อสารสองทีมที่ต้องมารวมตัวกัน - พร้อมด้วยกรรมการสองคนผู้จัดการระดับและทีมงานร่วม ทันใดนั้นเราก็ควรจะเป็นหนึ่ง
แต่เมื่อขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม ไม่มีใครรู้ว่าทุกคนรับผิดชอบอะไรดังนั้นสมาชิกในทีมแต่ละคนยังคงทำสิ่งที่เขาหรือเธอทำอยู่เสมอ ฉันจะแก้ไขเนื้อหาสำหรับเจ้านายของฉันในขณะที่เพื่อนร่วมงานของฉันแก้ไขเนื้อหาเดียวกันสำหรับเจ้านายของเธอ ในตอนท้ายเรามีสองชิ้นที่แก้ไขแตกต่างกันและไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรกับทั้งสอง เราพยายามทำซ้ำส่งผลให้มีการทำงานหนักมากมายที่ไม่สามารถใช้งานได้จริงเพราะทำไปแล้ว
2. …หรือไม่ทำเลย
การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญเมื่อคุณกำหนดโครงการให้กับสมาชิกในทีม เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันมีเจ้านายที่มีวิธีพูดคุยเกี่ยวกับโครงการต่างๆอย่างสิ้นหวัง เขาจะเขียนอีเมลที่ยาวและคดเคี้ยวซึ่งจะครุ่นคิดโครงการที่มีศักยภาพ “ ฉันสงสัยว่าเราควรเขียนข่าวเกี่ยวกับเรื่องนี้ไหม?” เขาต้องการเขียน “ ฉันไม่แน่ใจว่าเราจะได้ใบเสนอราคาลูกค้าที่จะใช้งานได้หรือไม่”
สำหรับฉันนั่นหมายความว่าเขายังคงคิดถึงมันอยู่ดังนั้นฉันจึงสามารถดำเนินโครงการต่อไปได้ สำหรับเขาแล้วนั่นหมายความว่าใช่ฉันควรเริ่มร่างข่าวประชาสัมพันธ์และเข้าใจสถานการณ์การเสนอราคาด้วยตัวเอง เมื่อเขาตรวจสอบความคืบหน้าของฉันฉันไม่มีอะไรจะรายงาน - เพราะในใจของฉันเขาไม่เคยให้ฉันไปข้างหน้าจริง ๆ
ในท้ายที่สุดงานก็ไม่เสร็จไม่มีกำหนดเวลาและไม่คืบหน้าในการหยุดงาน
3. ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปไม่ใช่สิ่งที่คุณคาดหวัง
หนึ่งในเพื่อนร่วมงานของฉันเพิ่งเข้าฝึกงาน เธอไม่เคยจัดการมาก่อนดังนั้นนี่เป็นครั้งแรกที่เธอได้ลิ้มรสความท้าทายในการสื่อสารความคาดหวังกับพนักงาน เธอเริ่มจากสิ่งที่เธอคิดว่าเป็นงานที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่เมื่อเธอได้รับงานคืนจากเขามันก็ไม่ได้ใกล้เคียงกับสิ่งที่เธอคิดว่าเธอต้องการ ทุกครั้งที่เธอหันมาหาฉันและถามว่า "ฉันบ้าเหรอ?"
ความจริงที่โหดร้ายคือบางอย่างในการสื่อสารที่ถูกปิด ทั้งเธอในฐานะผู้จัดการไม่ได้อธิบายสิ่งที่เธอต้องการอย่างชัดเจนหรือพนักงานไม่ได้มีส่วนร่วมในการถามคำถามที่ชัดเจนเพื่อกำหนดสิ่งที่เขาต้องการในการส่งมอบ - หรือทั้งสองอย่างรวมกัน
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดมันเป็นความรับผิดชอบของเธอในการเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้การสื่อสารและการทำงานของพวกเขาดีขึ้น
4. มีความเงียบในปลายด้านหนึ่ง
หนึ่งในสิ่งที่บอกได้มากที่สุด - และทั่วไป - ความผิดพลาดคือถ้าฝ่ายหนึ่งมีอำนาจเหนือการสนทนา
ตัวอย่างเช่นในเรื่องข้างต้นกับเพื่อนร่วมงานของฉันเธอกำลังจะไปในแบบของเธอในฐานะผู้จัดการคนใหม่มอบหมายโครงการฝึกสอนพนักงานของเธอและสื่อสารเป้าหมาย และในด้านของพนักงาน? ความเงียบของวิทยุ
นอกจากนี้ยังพบวิธีอื่น ๆ ฉันเคยมีเจ้านายคนหนึ่งซึ่งประจำอยู่ในอีกรัฐหนึ่งและฉันจะไปหลายสัปดาห์ (ตามตัวอักษรเป็นสัปดาห์!) โดยไม่ได้ยินจากเขา ฉันจะทำงานปกติของฉันต่อไปส่งอีเมลถึงเขาบางครั้งพยายามโทรออกและไม่มีอะไรทำ นอกจากการสนทนาแบบครั้งเดียวที่หายากแล้วฉันยังถูกทิ้งไว้ในอุปกรณ์ของฉันเอง
5. คุณไม่มีลำดับความสำคัญเหมือนกัน
เมื่อพนักงานของคุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (ซึ่งอาจเป็นไปได้เสมอ) พวกเขาจะต้องจัดลำดับความสำคัญเหนือคนอื่น แต่เมื่อคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและลำดับความสำคัญของคุณการจัดตำแหน่งเป้าหมายและรายการที่ต้องทำของพวกเขาคือสิ่งที่ต้องทำก่อน
ในทันทีคุณต้องการผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่ได้รับมอบหมายลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณ คุณหันไปหาพนักงานที่ได้รับมอบหมาย แต่เธอก็ให้คุณดูซักถาม “ ฉันได้ทำงานกับบทสรุปของลูกค้ารายอื่นตลอดทั้งสัปดาห์ ฉันคิดว่านั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ”
การสื่อสารที่ดีหมายความว่าทุกคนในทีมของคุณรวมถึงคุณจะอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อมันมาถึงโครงการที่อยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการลำดับความสำคัญและสามารถรอได้ในภายหลัง
ในฐานะผู้จัดการอาจเป็นเรื่องง่ายที่จะตำหนิปัญหาเหล่านี้เกี่ยวกับปัจจัยอื่น ๆ : พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพต่ำกว่าพวกเขาไม่ฟังหรือพวกเขาไม่ได้ถูกตัดออกจากบทบาทที่พวกเขาทำ
แต่ตามความเป็นจริงคุณไม่สามารถเริ่มต้นโทษความผิดเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพจนกว่าคุณจะเอาชนะปัญหาที่มีขนาดใหญ่ขึ้น แก่นแท้ของปัญหา - และที่ที่คุณต้องการเริ่มจัดการมัน - อยู่ในการสื่อสารของทีม และในฐานะผู้จัดการที่เริ่มต้นกับคุณ พยายามแก้ไขวิธีที่คุณโต้ตอบกับทีมของคุณและคุณจะพบว่าปัญหาอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณต้องเผชิญตามทางนั้นก็ได้รับการแก้ไขเช่นกัน
