ในงานสุดท้ายของฉันสมาชิกในทีมอาวุโสคนหนึ่งมีชื่อเสียงในการส่งอีเมลทุกชั่วโมงทั้งกลางวันและกลางคืน มันไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับฉันที่จะเข้านอนเวลา 23.00 น. และตื่นขึ้นมาพร้อมกล่องจดหมายว่างเปล่าประหยัดอีเมลที่สั้นมากและตรงประเด็น แม้จะไม่เคยพูดกับฉันด้วยชื่อและในความเป็นจริงไม่ค่อยมีคำทักทายใด ๆ มาก่อนคำถามโดยตรงของเธอเธอก็ไม่เคยพูดหยาบคายหรือเรียกร้องใด ๆ
นอกเหนือจาก“ ขอบคุณ!” ที่ทำตามสิ่งที่เธอต้องการให้ตอบเธอก็มักจะเซ็นชื่อด้วย x ตอนนี้ x อย่างที่คุณไม่ต้องสงสัยเลยว่าจากการปิดจดหมายรัก“ xoxo” มักจะหมายถึงการจูบ ในสถานการณ์การทำงาน แต่เป็นเพียงท่าทางที่เป็นมิตรน้อยกว่าการปิดด้วย "ดีที่สุด" หรือ "ความนับถือ"
มั่นใจได้ว่าลายเซ็นที่ได้รับความนิยมในขณะนี้ไม่ใช่วิธีเดียวที่จะช่วยให้ข้อความสั้น ๆ ของคุณไม่สามารถหยาบคาย อันที่จริงมีวิธีง่าย ๆ อย่างน้อยห้าวิธีในการทำให้อีเมลของคุณสุภาพไม่ว่าจะกี่คำหรือไม่กี่คำที่คุณเขียน คุณไม่ต้องการใช้ความคิดทั้งห้านี้ทุกครั้งและสิ่งที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับผู้ชมและความสัมพันธ์และระดับความสะดวกสบายของคุณกับผู้ชมกลุ่มนั้น แต่เป็นแนวทางที่ดี และพวกเขาหวังว่าจะช่วยประหยัดเวลาและพลังงานให้คุณเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญกว่า
1. ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์
แต่ไม่มากเกินไป ฉันถูกปิดสวยเมื่อทุกบรรทัดจบลงด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ คุณไม่มีความรู้สึกรุนแรงกับทุกสิ่งที่คุณพูด อย่าให้ฉันเริ่มต้นด้วยการรวมสองหรือสามเพื่อปิดหนึ่งประโยคหรือความคิด (ฉันบันทึกสิ่งเหล่านั้นสำหรับการส่งข้อความกับเพื่อน ๆ ของฉันและคุณก็ควรทำเช่นกัน) เลือกคำอุทานที่มีปริมาณสูงอย่างชาญฉลาดและโปรดใช้ความยับยั้งชั่งใจ
ลองสิ่งนี้:
ส่งจากหน่วยความจำภายนอกของฉัน
ก่อนที่คุณจะส่งอะไรให้พิจารณาว่าคุณกำลังสื่อสารกับใครและคิดถึงวิธีทำให้สั้น ๆ โดยพิจารณาจากตำแหน่งที่คุณอยู่ในการสนทนา โปรดทราบ: เมื่อคุณกลับไปกลับมาคุณจะสามารถทิ้งคำทักทายและลายเซ็นทั้งหมดได้
สิ่งหนึ่งที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงเช่นกันคือความสำคัญของการให้ความสนใจกับสิ่งที่คุณตอบกลับ คำตอบสั้น ๆ อาจหยาบคายถ้าคุณเพียงตอบด้วย“ ฟังดูดี!” ถ้ามันได้รับคำตอบของคำถามหรือข้อเสนอแนะบางอย่างคำสองคำเหล่านั้นจะยากสำหรับผู้รับที่จะแยกย่อยโดยมีหรือไม่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์
ที่บรรทัดด้านล่าง: รู้จักผู้ชมของคุณและส่งย่อหน้าโดยละเอียดทุกครั้งหากสถานการณ์เรียกร้อง แต่ให้ความสำคัญกับหลาย ๆ กรณีที่มีความสั้นเช่นกัน
