การส่งอีเมลเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและรบกวนน้อยที่สุดสำหรับการร้องขอภายในทีม แต่เป็นเพราะอีเมลนั้นไม่ต้องใช้ความพยายามจนเสียเวลาเปล่า การปิดอีเมลที่คลุมเครือซึ่งไม่ได้บอกผู้รับอย่างชัดเจนว่าพวกเขาควรทำอะไรหรือเหตุใดคำถามที่คุณถามจึงสำคัญจะสร้างงานให้กับทุกคนมากขึ้นเท่านั้น
อีเมลที่มีประสิทธิภาพที่สุดจะถือว่าเป็นหัวเรื่องเช่น ID ผู้โทรและใช้คำที่ตรงประเด็นทันที
ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ต้องทำและไม่ควรเลือกคำที่จะทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและทำให้คุณไม่ต้องรำคาญ (หรือสับสน) เพื่อนร่วมงานของคุณ:
1. เมื่อมีงานให้ทำ
อย่าเขียน: ฯลฯ
อย่าเขียน: ที่นี่หรือเหล่านี้
ครูในโรงเรียนมัธยมของคุณพูดถูกต้อง - เจาะจง! แม้ว่าอีเมลของคุณจะติดตามการสนทนาหรือการประชุมเมื่อเร็ว ๆ นี้ แต่ก็มีโอกาสที่จะได้รับการยื่นเป็นสิ่งที่ต้องทำในภายหลัง เมื่อผู้รับของคุณพร้อมที่จะอ่านการเห็น“ การติดตามผลการประชุมเจ้าหน้าที่ ฯลฯ ” จะไม่มีประโยชน์ ให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและเขียน:“ โปรดแก้ไขคำถามเหล่านี้จากการประชุมพนักงาน” หรือ“ รายงานที่กล่าวถึงในการประชุมพนักงาน” คิดถึงหัวข้อของคุณเช่นเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำล่วงหน้าเพื่อให้ง่ายสำหรับกล่องนั้น เพื่อรับการตรวจสอบ
2. เมื่อคุณแชร์อีเมลอื่น
อย่าเขียน:“ FWD:”
เขียนเขียน: ช่วย
สิ่งนี้ทำให้ฉันคิดถึงยุค 90 เสมอเมื่อเห็นอีเมลที่มีลักษณะเช่นนี้:“ Fwd: fwd: fwd: fw: ส่งสิ่งนี้ให้กับ 10 คนและนี่จะเป็นวันโชคดีของคุณ!” เว้นแต่คุณจะจริงๆ กำลังส่งจดหมายลูกโซ่ที่ทำงาน (อย่างจริงจังไม่ได้) คุณอาจแค่แบ่งปันบางสิ่งที่คนอื่นเขียนว่าคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานอ่านหรือทำอะไรบางอย่าง ในกรณีนี้เธอชอบและเขียนว่า“ คุณช่วยฉันถอดรหัสเรื่องนี้ได้ไหม?” หรือ“ ดูเหมือนว่าลูกค้าต้องการความช่วยเหลือ” แน่นอนคุณอาจวางแผนที่จะเขียนข้อความนั้นลงในเนื้อหาของอีเมล แต่หัวเรื่องนั้นคือ สถานที่ที่ดีกว่ามากถ้าคุณต้องการให้มันสังเกตได้อย่างรวดเร็ว
3. เมื่อคุณพยายามเป็นส่วนตัว
อย่าเขียน: เฮ้
เขียน: คุณ
การส่ง“ เฮ้” ในหัวเรื่องอีเมลเป็นสิ่งเดียวกับการส่งข้อความ“ เราจำเป็นต้องพูด” กับเพื่อนหรือคนที่คุณกำลังคบ อย่าทำมัน! คุณจะทำให้ผู้รับสงสัยว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นต่อไปและคุณอาจต้องรอคำตอบสักครู่เพราะอาจ ไม่ เปิดเลย เนื่องจากคุณอาจจำเป็นต้องพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นส่วนตัวหรือส่วนตัวลอง“ เมื่อคุณมีเวลาสำหรับการแชท 15 นาที?” วิธีนี้จะปิดขอบและทำให้อำนาจอยู่ในมือของผู้รับเลือกเวลาที่เหมาะกับเขา .
4. เมื่อคุณต้องการตอนนี้
อย่าเขียน: ด่วน
อย่าเขียน: วันนี้
เมื่อเวลาสั้นและความดันสูง“ เร่งด่วน” เป็นคำที่สามารถสร้างความตื่นตระหนก และการตื่นตระหนกเป็นสิ่งสุดท้ายที่ผู้รับผิดชอบในงานควรทำ หากคุณมีเวลาเพียงพอที่จะรับรู้ถึงความต้องการและส่งอีเมลคุณยังมีเวลาที่จะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าว่า“ สิ่งนี้จะต้องเป็นอันดับแรกของคุณในวันนี้” ถ้ามันเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงๆให้โทรศัพท์หรือเยี่ยมชมด้วยตนเอง แทน.
5. และอีกหนึ่งวลีโบนัส
สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดคือวลีที่เราทุกคนบอกว่าจะจบอีเมลของเรา แต่อาจไม่ค่อยใช้พูดถึงเพื่อนร่วมงานของเราโดยตรง:“ ขอบคุณ” ข้อความสั้น ๆ ที่เรียบง่ายของการแข็งค่าจะไปไกลในการเสริมสร้างความผูกพันระหว่างคุณ และสมาชิกในทีมของคุณ มันบอกว่าคุณตระหนักถึงความพยายามและให้ความสำคัญกับบทบาทของพวกเขา และแน่นอนว่าการเชื่อมั่นนั้นจะลดลง
