เมื่อมีการนำเข้าหรือคัดลอกข้อมูลข้อความลงในแผ่นงาน Excel บางครั้งคำเหล่านี้มีตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์ใหญ่ที่ไม่ถูกต้อง
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว Excel มีฟังก์ชันพิเศษมากมายเช่น:
- ฟังก์ชัน LOWER - ซึ่งจะแปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด (ตัวเล็ก)
- ฟังก์ชัน UPPER - ซึ่งจะแปลงข้อความทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ (ตัวพิมพ์ใหญ่)
- ฟังก์ชัน PROPER - ซึ่งจะแปลงข้อความเป็นรูปแบบชื่อโดยใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของแต่ละคำ
ไวยากรณ์และอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน UPPER, LOWER และ 'PROPER'
ไวยากรณ์ของฟังก์ชันหมายถึงเค้าโครงของฟังก์ชันและประกอบด้วยชื่อฟังก์ชันวงเล็บเครื่องหมายจุลภาคและอาร์กิวเมนต์
ไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชัน UPPER คือ:
= ด้านบน (ข้อความ)
ไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชัน LOWER คือ:
= ต่ำกว่า (ข้อความ)
ไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชัน PROPER คือ:
= PROPER (ข้อความ)
Text = ข้อความที่จะเปลี่ยนแปลง อาร์กิวเมนต์นี้สามารถป้อนลงในกล่องโต้ตอบเป็น:
- การอ้างอิงเซลล์
- คำหรือคำที่อยู่ในเครื่องหมายคำพูด
- สูตรที่แสดงผลข้อความ
ใช้ฟังก์ชัน UPPER, LOWER และ PROPER ของ Excel
ในภาพด้านบนฟังก์ชัน UPPER ที่อยู่ในเซลล์ B1 และ B2 ใช้เพื่อแปลงข้อมูลในเซลล์ A1 และ A2 จากตัวพิมพ์เล็กไปเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
ในเซลล์ B3 และ B4 ฟังก์ชัน LOWER จะใช้เพื่อแปลงข้อมูลตัวพิมพ์ใหญ่ในเซลล์ A3 และ A4 เป็นตัวพิมพ์เล็ก
และในเซลล์ B5, B6 และ B7 ฟังก์ชัน PROPER จะแก้ไขปัญหาการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับชื่อที่ถูกต้องในเซลล์ A5, A6 และ A7
ตัวอย่างด้านล่างครอบคลุมขั้นตอนสำหรับการป้อนฟังก์ชัน UPPER ในเซลล์ B1 แต่เนื่องจากมีลักษณะคล้ายกันในไวยากรณ์ขั้นตอนเหล่านี้จึงเหมือนกันสำหรับฟังก์ชัน LOWER และ PROPER ด้วย
การป้อนฟังก์ชัน UPPER
ตัวเลือกสำหรับการป้อนฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์ในเซลล์ B1 ประกอบด้วย:
- การพิมพ์ฟังก์ชันสมบูรณ์: = UPPER (B1) ลงในเซลล์ C1
- การเลือกฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์โดยใช้กล่องโต้ตอบของฟังก์ชัน
การใช้กล่องโต้ตอบเพื่อเข้าสู่ฟังก์ชั่นนี้จะทำให้งานง่ายขึ้นเนื่องจากกล่องโต้ตอบจะดูแลไวยากรณ์ของฟังก์ชันโดยป้อนชื่อฟังก์ชันตัวคั่นด้วยจุลภาคและวงเล็บในตำแหน่งและปริมาณที่ถูกต้อง
ชี้และคลิกที่การอ้างอิงเซลล์
ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดในการป้อนฟังก์ชันลงในเซลล์แผ่นงานคุณอาจใช้จุดและคลิกเพื่อป้อนการอ้างอิงเซลล์ใด ๆ และใช้เป็นอาร์กิวเมนต์
- ชี้และคลิกเกี่ยวข้องกับการใช้ตัวชี้เมาส์เพื่อคลิกที่การอ้างอิงเซลล์เพื่อป้อนลงในฟังก์ชัน
- การทำเช่นนี้ช่วยในการขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง
ใช้กล่องโต้ตอบ UPPER Function Dialog Box
ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนที่ใช้ในการป้อนฟังก์ชัน UPPER และอาร์กิวเมนต์ในเซลล์ B1 โดยใช้กล่องโต้ตอบของฟังก์ชัน
- คลิกที่เซลล์ B1 ในแผ่นงาน - นี่คือที่ที่ฟังก์ชันจะอยู่
- คลิกที่ สูตร แท็บของเมนูริบบัว
- เลือก ข้อความ จากริบบิ้นเพื่อเปิดรายการฟังก์ชั่นแบบหล่นลง
- คลิกที่ UPPER ในรายการเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบของฟังก์ชั่น
- ในกล่องโต้ตอบคลิกที่ปุ่ม ข้อความ เส้น
- คลิกเซลล์ A1 ในเวิร์กชีทเพื่อป้อนการอ้างอิงเซลล์นั้นเป็นอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน
- คลิกตกลงเพื่อทำหน้าที่และปิดกล่องโต้ตอบ
- ในเซลล์ B1 บรรทัดของข้อความ แอปเปิ้ล ควรปรากฏเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
- ใช้หมายเลขอ้างอิงเติมหรือคัดลอกและวางเพื่อเพิ่มฟังก์ชัน UPPER ลงในเซลล์ B2
- เมื่อคุณคลิกที่เซลล์ C1 ฟังก์ชันที่สมบูรณ์ = UPPER ( B1 ) ปรากฏในแถบสูตรเหนือแผ่นงาน
การซ่อนหรือการลบข้อมูลต้นฉบับ
มักเป็นที่พึงปรารถนาที่จะเก็บข้อมูลเดิมไว้และตัวเลือกหนึ่งสำหรับการทำเช่นนี้คือการซ่อนคอลัมน์เหล่านั้นที่มีข้อมูล
การซ่อนข้อมูลจะป้องกันไม่ให้ #REF! ข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลเซลล์ที่มีฟังก์ชัน UPPER และ / หรือ LOWER ถ้าข้อมูลต้นฉบับถูกลบ
หากคุณต้องการลบข้อมูลต้นฉบับให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อแปลงผลลัพธ์ของฟังก์ชันให้เป็นค่าที่กำหนด
- คัดลอกชื่อในคอลัมน์ B โดยลากคอลัมน์และกด Ctrl + C
- คลิกขวาที่เซลล์ A1
- คลิก วางค่าพิเศษ> ค่า> ตกลง เพื่อวางข้อมูลที่จัดรูปแบบอย่างถูกต้องกลับเข้าไปในคอลัมน์ A โดยไม่มีสูตร
- เลือกคอลัมน์ B
- คลิกขวาที่การเลือกและเลือก ลบ> ทั้งคอลัมน์> ตกลง เพื่อลบข้อมูลที่มีฟังก์ชัน UPPER / LOWER
