Microsoft Access 2007 และรุ่นที่ใหม่กว่าสามารถรองรับไฟล์ที่แนบมาได้รวมทั้งรูปถ่ายกราฟิกและเอกสารต่างๆเช่นการอัพโหลดแยกต่างหากลงในฐานข้อมูล แม้ว่าคุณจะสามารถอ้างอิงเอกสารที่เก็บไว้ในเว็บหรืออยู่ในระบบแฟ้มได้การใส่เอกสารเหล่านั้นเข้าไปในฐานข้อมูล Access หมายความว่าเมื่อคุณย้ายหรือเก็บฐานข้อมูลไฟล์เหล่านั้นจะเคลื่อนที่ไปพร้อม ๆ กัน
ขั้นตอน
เพิ่มฟิลด์สำหรับจัดเก็บเอกสารแนบ:
- เปิดตารางที่คุณจะเพิ่มสิ่งที่แนบในมุมมองออกแบบ
- พิมพ์ชื่อฟิลด์สิ่งที่แนบลงในคอลัมน์ชื่อฟิลด์ของแถวใหม่
- เลือก "สิ่งที่แนบมา" จากช่องแบบเลื่อนลงประเภทข้อมูล
- บันทึกตารางโดยคลิกไอคอนดิสก์ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
แทรกสิ่งที่แนบลงในบันทึกฐานข้อมูล:
- สลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูเนื้อหาในตารางของคุณ
- ดับเบิลคลิกที่ไอคอนคลิปหนีบกระดาษที่ปรากฏในฟิลด์ที่กำหนด จำนวนในวงเล็บถัดจากไอคอนนี้ระบุจำนวนไฟล์ที่แนบกับระเบียนนั้น ๆ
- คลิกปุ่มเพิ่มในหน้าต่างสิ่งที่แนบมาเพื่อเพิ่มไฟล์แนบใหม่
- เลือกไฟล์คลิกปุ่ม Open
- คลิก OK เพื่อปิดหน้าต่าง Attachments นับเอกสารสำหรับบันทึกของคุณได้เปลี่ยนไปเพื่อแสดงไฟล์แนบใหม่
เคล็ดลับ:
- ลักษณะการทำงานของสิ่งที่แนบมาเป็นครั้งแรกใน Microsoft Access 2007 ไม่มีใน Access รุ่นก่อนหน้านี้
- ไฟล์แต่ละไฟล์ต้องมีขนาดไม่ถึง 256 MB ฐานข้อมูล Access ทั้งหมดต้องมีขนาดรวมไม่ถึง 2 กิกะไบต์ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อ จำกัด ด้านพื้นที่ให้พิจารณาการเชื่อมโยงไฟล์กับโฟลเดอร์เฉพาะในระบบแฟ้มแทนการแทรกลงในฐานข้อมูล
- การเข้าถึงบีบอัดไฟล์รูปภาพจำนวนมากเพื่อประหยัดเนื้อที่
- การเข้าถึงโดยค่าเริ่มต้นจะบล็อกไฟล์ประเภทเฉพาะหลายโหล ผู้ใช้ไม่สามารถเลิกบล็อกประเภทนี้ได้ การเข้าถึงจะทำงานแบบนี้เพื่อปกป้องฐานข้อมูลและผู้ใช้จากการดำเนินการโดยไม่ได้รับอนุญาตของซอฟต์แวร์ที่อาจเป็นอันตราย
