วิธีการอ้างข้อความอีเมลต้นฉบับในการตอบกลับและส่งต่อ

ทุกคนที่ส่งและรับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อสัปดาห์จะเข้าใจถึงคุณค่าของความชัดเจนในการตอบกลับและการส่งต่อ หัวข้ออีเมลแบบยาวที่คำตอบทั้งหมดของข้อความก่อนหน้าหรือข้อความเดิมเป็นการยากที่จะทำตาม แต่อีเมลที่อ้างถึงข้อความก่อนหน้าโดยไม่มีเงื่อนงำว่าสิ่งใดที่เกี่ยวข้องจะทำให้เสียเวลาของคุณในขณะที่คุณพยายามจำจุดเริ่มต้นของผู้ส่ง . เมื่อคุณตอบกลับข้อความอีเมลคุณควรอ้างจากข้อความที่ได้รับ แต่เท่าที่จำเป็นเพื่อสร้างบริบท

วิธีอ้างถึงอีเมลในคำตอบของคุณ

ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมลหรือแอปคุณอาจสามารถเน้นส่วนของอีเมลที่คุณต้องการเสนอราคาก่อนที่คุณจะคลิกหรือแตะที่ ตอบ หรือ ข้างหน้า ปุ่ม. ช่องอีเมลตอบกลับจะเปิดขึ้นพร้อมกับข้อความที่ไฮไลต์อยู่ในตำแหน่งเนื้อหาของอีเมลแล้ว เพียงเพิ่มการตอบกลับของคุณและส่งไปในทาง MacOS และ iOS Mail ทำงานในลักษณะนี้

บางโปรแกรมอีเมลรวมทั้ง Yahoo! อีเมลและ Gmail ไม่อนุญาตให้คุณเน้นเฉพาะส่วนที่จะกล่าวอ้างในการตอบกลับของคุณ คุณต้องพูดความยาวทั้งหมดของข้อความจากอีเมลแล้วลบส่วนที่คุณไม่ต้องการออกจากการตอบกลับด้วยตนเอง

ในบางกรณีคุณสามารถคัดลอกส่วนของอีเมลที่คุณต้องการเสนอราคาและเลือกได้ วางเป็นคำพูด หรือคล้ายกัน ในเกือบทุกกรณีข้อมูลที่ยกมาจะเว้นไว้เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำ ในโปรแกรมอีเมลบางรายการเนื้อหาที่ยกมาจะปรากฏเป็นสีอื่น

วิธีการทำงานร่วมกับข้อความในอีเมลของคุณ

มารยาททางอีเมลโดยทั่วไปจะเรียงลำดับตามลำดับสำหรับส่วนของข้อความ เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและความคิดเห็นเบื้องต้น ต่อมาเนื้อหาที่ยกมา จากนั้นคำตอบของคุณจะปรากฏขึ้นใต้คำพูด

หากคุณตอบกลับไปมากกว่าหนึ่งจุดให้วางส่วนหนึ่งส่วนของบรรทัดคำพูดหนึ่งบรรทัดแล้วตอบกลับส่วนนั้นเฉพาะบรรทัดต่อไปนี้ จากนั้นวางส่วนอื่นของอีเมลที่ยกมาและตอบสนองต่อส่วนดังกล่าวในบรรทัดต่อไปนี้ ทำซ้ำรูปแบบนี้หากคุณมีคำพูดและความคิดเห็นเพิ่มเติมในการตอบกลับหรือส่งต่อ เลียนแบบการสนทนาตามธรรมชาติและทำให้หัวข้อต่อไปนี้ง่ายขึ้นสำหรับผู้รับอีเมล