การเรียกประชุมทางเสียงมีประโยชน์มากมายสำหรับการประชุมทางธุรกิจและทางสังคม แต่จะมีปัญหาที่พบบ่อย ความล้มเหลวในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการประชุมระดับมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพรวมทั้งการประชุมทางโทรศัพท์ของคนยากจนที่ไม่ค่อยเข้าใจว่าไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ต่อไปนี้คือปัญหาที่พบบ่อยเจ็ดข้อและวิธีแก้ไขปัญหา
1 เสียงพื้นหลัง
นี่คือเสียงที่มาจากผู้เข้าร่วมนอกเหนือจากเสียงของพวกเขาเช่นเก้าอี้แสนยานุภาพการพูดพล่อยพื้นเสียงเครื่องจักรเสียงกระดาษเกรอะเป็นต้นคุณจะได้รับเสียงเหล่านี้ส่วนใหญ่กับผู้เข้าร่วมที่ใช้ VoIP (voice over internet protocol) เนื่องจากโทรศัพท์แบบเดิม โทรศัพท์มือถือมีไมโครโฟนเฉพาะและช่วงสั้นขณะที่ VoIP ทำงานร่วมกับไมโครโฟนที่ใช้อุปกรณ์ซึ่งมีความสมเหตุสมผลมากกว่า ตัวอย่างคือระบบอาร์เรย์ไมโครโฟนในคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป บางคนมีส่วนร่วมในการประชุมโดยใช้อุปกรณ์แบบแฮนด์ฟรี
วิธีเดียวที่จะแก้ไขสถานการณ์นี้คือการทำให้ผู้เข้าร่วมทราบถึงความวุ่นวายที่เกิดขึ้นซึ่งจะทำได้ดีที่สุดโดยการสื่อสารก่อนการประชุมทางโทรศัพท์ ตัวอย่างเช่นในฐานะผู้จัดงานคุณอาจต้องการเผยแพร่อีเมลในมารยาทการประชุมทางโทรศัพท์ก่อนที่จะมีเซสชั่น
2. ก้อง
เสียงก้องอาจเป็นส่วนหนึ่งของเสียงรบกวนจากพื้นหลัง แต่เป็นเรื่องทางเทคนิคมากกว่านี้ บุคคลที่เข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์อาจมีปัญหากับโทรศัพท์ของพวกเขาเช่นบางทีอาจไม่มีการยกเลิกการสะท้อนเสียง (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีหยุดผลิต echo)
มีคนขอให้วางหู ดังนั้นอีกครั้งการรับรู้เชิงรุกเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคใด ๆ กับโทรศัพท์และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ใช้ในการประชุมทางโทรศัพท์ถือเป็นเรื่องสำคัญ
3. ขาดการบริหาร Presence
ในการประชุมทางเสียงคุณใช้ความรู้สึกเพียงอย่างเดียว: การได้ยินของคุณ คุณจะไม่เห็นคนที่คุณกำลังพูดถึงหรือฟัง ยกเว้นกรณีที่คุณติดตามแต่ละรายการและออกจากการประชุมทางโทรศัพท์คุณอาจไม่ทราบถึงการปรากฏตัวของผู้ชมในการประชุมครั้งนี้
ปัญหานี้ยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจน เครื่องมือแรกที่นำเสนอการจัดการการแสดงตนแบบใดก็ได้คือ UberConference ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดูว่าใครกำลังพูดอยู่ใครอยู่ที่นี่ใครไม่ได้และอื่น ๆ เครื่องมือดังกล่าวได้ถูกตัดขึ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้บางส่วนมีอินเตอร์เฟซภาพที่น่าสนใจซึ่งแสดงถึงผู้เข้าร่วมที่มีไอคอน วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมอาจเป็นมารยาทที่เรียบง่าย: ขอให้แต่ละคนประกาศการมาถึงและการเข้าร่วมของพวกเขาในฐานะที่เป็นความอนุเคราะห์
4. เพลงระงับ
คนทั่วไปดูแลโทรศัพท์มือถือของพวกเขา 'interface สำหรับการใช้งานของแต่ละบุคคล แต่ไม่เคยใช้สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่ดีสำหรับคนที่ถูกพักไว้เพื่อฟังเพลง แต่ก็น่าจะเป็นปัญหาในการประชุมทางโทรศัพท์ ผู้เข้าร่วมบางคนอาจระงับการประชุมไว้ในขณะที่กำลังเข้าร่วมการโทรหรืองานอื่น ๆ เช่นการเพิ่มบรรยากาศในจังหวะการประชุมโดยไม่ได้ตั้งใจ ที่นี่อีกครั้งการรณรงค์สร้างการรับรู้เรื่องจริยธรรมในการประชุมเบื้องต้นเป็นเรื่องที่คุ้มค่า
5. ขาดความเป็นผู้นำ
ในบางกรณีถ้ากลุ่มไม่มีผู้นำความวุ่นวายจะนำไปสู่การแทน นี่เป็นโอกาสพิเศษในการตั้งค่าการประชุม บุคคลหนึ่งคนควรให้คำแนะนำในการอภิปรายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีเวลาพอที่จะพูดและให้ความสนใจเป็นพิเศษและกลับมาดำเนินการได้อีกครั้งหากเกิดความขัดแย้งหรือหลงผิด
6. การบริหารจัดการวัสดุและเอกสารอย่างอ่อนโยน
การประชุมหลายครั้งหมายถึงเอกสารวัสดุและเครื่องมือ การเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวอย่างไม่ถูกต้องทำให้ผู้เข้าร่วมบางรายอยู่ในที่มืดในบางจุดซึ่งจะทำให้เกิดความไม่สนใจ ดูแลเพื่อเผยแพร่ข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนได้ดีก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น
วิธีที่ดีกว่าคือการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ซึ่งจะช่วยให้สามารถโต้ตอบกับวัสดุดังกล่าวได้
7. คุณภาพการโทรไม่ดี
ปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งกับบริการ VoIP ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการซึ่งรวมถึงแบนด์วิดท์ตัวแปลงสัญญาณโทรศัพท์และอุปกรณ์อื่น ๆ คุณไม่สามารถทำอะไรได้มากหากคุณเป็นผู้นำการประชุมหรือผู้จัดงาน ผู้เข้าร่วมที่ได้รับผลกระทบจากคุณภาพเสียงที่ไม่ดีต้องแก้ปัญหาด้านเทคนิคในด้านของพวกเขา
