วิธีการตั้งค่าและใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office 365

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ลูกค้าซัพพลายเออร์และคนอื่น ๆ สามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่ส่วนกลางซึ่งทุกคนในทีมสามารถดูและตอบกลับข้อความเหล่านั้นได้

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office คืออะไร?

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการแบ่งปันข้อความอีเมลกับกลุ่มคนคือการตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office 365 ผู้ใช้ทุกคนที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายจะสามารถเข้าถึงข้อความได้อย่างสมบูรณ์ พวกเขาสามารถอ่านอีเมลขาเข้าตอบกลับข้อความส่งต่อข้อความและดูว่าผู้อื่นตอบจดหมายขาเข้าได้อย่างไร

เมื่อสมาชิกในทีมตอบกลับข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่แบ่งปันอีเมลจะถูกส่งจากที่อยู่อีเมลที่ใช้ร่วมกันไม่ใช่จากที่อยู่อีเมลของบุคคล ผู้รับอีเมลจะเห็นที่อยู่ของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเท่านั้น ทำให้ที่อยู่อีเมลของพนักงานของคุณเป็นความลับและทำให้ธุรกิจของคุณมีลักษณะเป็นมืออาชีพ

องค์กรของคุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้มากเท่าที่คุณต้องการ กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันไม่มีชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาต Office 365 แต่ผู้ใช้แต่ละรายที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายต้องมีการสมัครสมาชิก Office 365

ใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office ทำไม?

แผนกบริการลูกค้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายการตลาดที่ต้องการรับข้อความอีเมลขาเข้าเพื่อตอบคำถามโดยสมาชิกทีมที่พร้อมให้บริการถัดไปเป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับการใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บุคคลทุกคนที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสามารถดูและตอบกลับข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายนั้นได้

การทำงานกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office 365 ไม่ได้เกี่ยวกับอีเมลเท่านั้น เป็นการช่วยคนในองค์กรของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทีมของคุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงสมุดติดต่อที่ใช้ร่วมกันและปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน ด้วยรายชื่อผู้ติดต่อที่ใช้ร่วมกันทุกคนในกลุ่มสามารถเข้าถึงที่อยู่อีเมลที่สำคัญได้ สมาชิกในกลุ่มสามารถเข้าสู่การนัดหมายในตำแหน่งกลางๆเพื่อให้ทุกคนในกลุ่มเห็น

ตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Office 365 สามารถตั้งค่าได้โดยผู้ดูแลระบบของการสมัครสมาชิก Office เท่านั้น

ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์:

1. ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์ผู้ดูแลระบบ Office 365 โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ
2. เลือก กลุ่ม> กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน.
3. เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย.
4. ในหน้า Add an mailbox ให้พิมพ์ชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในฟิลด์ Name ชื่อแทนกล่องจดหมายจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในฟิลด์ Email แต่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเป็นบางส่วนได้ หลังจากที่คุณตั้งชื่อว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันแล้วให้เลือก เพิ่ม เพื่อสร้างกล่องจดหมาย
5. ภายใต้ขั้นตอนถัดไปให้เลือก เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้.
6. ในหน้าสมาชิกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเลือก เพิ่มสมาชิก.
7. วางเครื่องหมายถูกข้างบุคคลที่จะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แบ่งปันได้ หากคุณไม่เห็นชื่อของบุคคลในรายการให้พิมพ์ชื่อในช่องค้นหา เมื่อทำเสร็จแล้วให้เลือก บันทึก.

บันทึกอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

เมื่อมีผู้ส่งข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสำเนาของข้อความนั้นจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งไม่ใช่กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ถ้าคุณต้องการบันทึกอีเมลเหล่านี้ไปยังกล่องจดหมายที่แบ่งปันให้แก้ไขการตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์

ต่อไปนี้เป็นวิธีบันทึกข้อความอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์:

1. เลือก กลุ่ม> กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน.
2. เลือกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
3. เลือก แก้ไข ถัดจากการตั้งค่ารายการที่ส่ง
4. ในหน้ารายการที่ถูกส่งให้เลื่อนแถบเลื่อนไปที่ตำแหน่งเปิดสำหรับคัดลอกรายการที่ส่งเป็นกล่องจดหมายนี้และคัดลอกรายการที่ส่งในนามของกล่องจดหมายนี้ เมื่อเสร็จแล้วให้เลือก บันทึก.

ใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010

เมื่อผู้ดูแลระบบขององค์กรตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์แล้วผู้ใช้ของคุณจะไม่ต้องทำอะไรเพื่อแสดงกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง 'โฟลเดอร์' โดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แบ่งปัน:

1. เปิด Outlook
2. เลือก อีเมลใหม่ เพื่อสร้างข้อความใหม่
3. เลือก จาก และเลือกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
4. พิมพ์ข้อความและเลือก ส่ง.

เข้าถึงกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook บนเว็บ

ถ้าคุณต้องการทำงานร่วมกับกล่องจดหมายที่แบ่งปันในเว็บเบราเซอร์คุณจะต้องเพิ่มกล่องจดหมายด้วยตนเอง

เมื่อต้องการเพิ่มกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันกับ Outlook รุ่นออนไลน์:

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Office 365 ของคุณแล้วเลือก ภาพ แอป
2. ในบานหน้าต่างนำทางคลิกขวาที่ชื่อกล่องจดหมายของคุณและเลือก เพิ่มโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน.
3. ใน เพิ่มโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ใหพิมพอีเมลแอดเดรสของศูนยฝากขอความที่ใชรวมกันแลวเลือก เพิ่ม.

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันและ Outlook Mobile App

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะไม่ปรากฏในแอปพลิเคชัน Outlook Mobile ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการเข้าถึงกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจากสมาร์ทโฟนของคุณคุณจะต้องเปิดเบราว์เซอร์และใช้ Outlook บนเว็บ

คุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างเล็กน้อยในวิธีการทำงานกับบัญชีอีเมลแต่ละฉบับใน Outlook และกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ด้วยกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันคุณและสมาชิกในทีมจะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเพื่อรับอีเมลจากลูกค้าซัพพลายเออร์ผู้ขายและคนอื่น ๆ