หากคุณตอบกลับอีเมลควรมีความชัดเจนว่าคุณจะตอบอะไร นั่นเป็นเหตุผลที่ข้อความของข้อความต้นฉบับจะถูกยกมาในการตอบกลับ มากเป็นที่ชัดเจน แต่วิธีที่ดีที่สุดในการอ้างอิงข้อความในอีเมลไม่ได้
มีมาตรฐานที่สมเหตุสมผลมากในการทำสิ่งที่ถูกต้อง จะทำให้คุณพูดมากเท่าที่ต้องการในลักษณะที่ทำให้ผู้รับการตอบกลับของคุณเห็นว่าคุณทำปฏิกิริยาอย่างไร หากลูกค้าอีเมลทั้งหมด (หรือผู้ใช้อีเมล) ปฏิบัติตามข้อกำหนดข้อความจะดูสะอาดสะอ้านและดูเรียบง่ายอ่านง่าย
การอ้างอิงในรูปแบบที่แนะนำเป็นสิ่งที่เหมาะสมที่จะทำ แต่ก็เป็นงานบางอย่างที่จะตัดข้อความที่ยกมาและทำให้ดูดี จำเป็นจริงๆสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วและสั้น ๆ หรือไม่? และถ้าคุณพยายามพูดโดยใช้การเว้นวรรคที่ถูกต้องในโปรแกรมอีเมลเช่น Outlook คุณอาจนั่งตอบสนองหรือล้มเหลวเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง
The Way of Lazy: ง่าย, ถูกต้องและดูดี
โชคดีที่มีอยู่เสมอมากกว่าหนึ่งวิธีในการทำบางสิ่งบางอย่าง โดยปกติตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมดไม่สมบูรณ์ แต่สามารถมีได้มากกว่าหนึ่งวิธีที่เหมาะสม ตอนนี้นี่เป็นวิธีที่ผ่อนคลายมากขึ้น แต่ก็ยังสามารถอ่านและยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แบบและเป็นไปได้ที่เหมาะสมในการตอบกลับอีเมล
ในการจัดรูปแบบการตอบกลับอีเมลให้ถูกต้องในขณะที่กำลังขี้เกียจ:
- เริ่มต้นข้อความของคุณที่ด้านบนของการตอบกลับ
- รวมข้อความต้นฉบับที่คุณตอบกลับด้านล่าง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณอยู่เหนือข้อความที่ยกมา
- อย่าทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับเนื้อหาที่ยกมา
- แน่นอนคุณสามารถตัดความยาวที่มากเกินไปและควรนำเนื้อหาที่แนบแบบอินไลน์ออก แทนที่ด้วย "… "
- ทำซ้ำในคำไม่กี่คำที่เป็นไปได้คำถามที่คุณกำลังตอบ
- แทนที่จะเป็นแค่ "ใช่" ให้ลอง "คุณถามว่าเราต้องการแอปเปิ้ลใช่ไหมเราทำ" หรือ "เราต้องการแอปเปิ้ลใช่".
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่ยกมาไม่เว้นไว้ไม่ใช้อักขระ '>' หรือเครื่องหมายคำพูด
- หากคุณตอบคำตอบของการตอบกลับคุณสามารถลบข้อความเก่าที่ไม่จำเป็นออกจากด้านล่างได้
ในไคลเอ็นต์อีเมลและบริการเช่น Gmail ที่เก็บถาวรและอภิปรายหัวข้ออย่างชาญฉลาดการตอบกลับแบบนี้ทำงานได้ดี เนื่องจากข้อความที่ยกมาทั้งหมดอยู่ในที่เดียวทำให้สามารถซ่อนได้โดยง่ายและไม่รบกวนความเชื่อมโยงระหว่างข้อความขณะที่บริบทข้อความระหว่างถูกสร้างขึ้นผ่านทางอีเมลต้นฉบับ
ตั้งค่าโปรแกรมอีเมลของคุณสำหรับการตอบกลับที่ถูกต้องและขี้เกียจ
หากต้องการขี้เกียจในภายหลังคุณอาจต้องเริ่มต้นการตั้งค่า ส่วนใหญ่โปรแกรมอีเมลและบริการสามารถกำหนดค่าสำหรับขี้เกียจ แต่ถูกต้องตอบกลับได้อย่างง่ายดายแม้ว่า:
- Eudora
- Hotmail
- จดหมาย Mac OS X
- Outlook Express
- Windows Mail
