ต้องการเป็นนักสื่อสารที่ดีในสำนักงานหรือไม่ แน่นอนคุณทำ
คุณโชคดีเพราะการเพิ่มทักษะการสื่อสารของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยาก ในความเป็นจริงคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการกำจัดคำที่ใช้บ่อยเกินไปสองสามคำจากคำศัพท์ของคุณ - และฉันไม่เพียง แต่พูดถึงคำว่า "ชอบ" และ "อืม" ที่เห็นได้ชัดที่เราทุกคนมักจะพริกไทยตลอดทั้งประโยค
ตัดคำหกคำนี้ออกจากการสื่อสารในที่ทำงานของคุณและคุณแน่ใจว่าจะส่งผลกระทบต่อผู้ชมของคุณ - แทนที่จะทำให้พวกเขาระคายเคือง
1. พวกเขา
ฟังดูคุ้น ๆ ไหม? คุณอาจเคยได้ยินเรื่องแบบนี้จากเพื่อนร่วมงานของคุณและคุณอาจตกหลุมพรางนี้เหมือนกันสองสามครั้งเช่นกัน “ พวกเขา” เป็นคำที่ง่ายต่อการพึ่งพา แต่บ่อยครั้งทำให้คู่สนทนาของคุณสงสัยว่า“ พวกเขา? พวกเขาเป็นใครกันแน่?”
ใช้เวลาในการหลีกเลี่ยงภาพรวมและระบุให้ชัดเจนว่าใครที่คุณกำลังพูดถึงเช่น "ฝ่ายการตลาดขอให้เราทำแบบนี้" มันจะทำให้ข้อความของคุณชัดเจนขึ้นและช่วยลดความสับสนในระยะยาว
2. ใช่มั้ย
เมื่อไม่นานมานี้ฉันได้มีการโทรศัพท์ติดต่อกับคนที่ดูเหมือนจะจบประโยคเดียวกับเธอทุกคน“ ใช่ไหม” มันทำให้ดูเหมือนว่าเธอกำลังมองหาข้อตกลง แต่จริง ๆ แล้วเธอไม่เคยหยุดฉันเลยเพื่อยืนยันสิ่งที่เธอพูด . ไม่จำเป็นต้องพูดฉันใช้เวลานานกว่าจะรู้ตัวว่าเธอปฏิบัติเช่นเครื่องหมายวรรคตอนมากกว่าคำถามจริง
บางทีคุณอาจไม่ได้ใช้คำนี้มากจนเกินไปอย่างที่เธอคิด แต่มันก็ยังคงเป็นสิ่งที่คุณต้องการรับรู้ การสิ้นสุดประโยคของคุณด้วยคำถามนี้จะทำให้คุณฟังดูเหมือนว่าคุณกำลังขออนุมัติ - แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับก็ตาม ดังนั้นการลบออกทั้งหมด (ยกเว้นในกรณีที่หายากเหล่านั้นเมื่อคุณต้องการคำตอบจริง) จะทำให้คุณมั่นใจมากขึ้น
3. ด่วน
“ คุณสามารถเขียนสามส่วนที่ฉันทำเครื่องหมายไว้อย่างรวดเร็วได้หรือไม่” บรรณาธิการคนหนึ่งถามฉันทางอีเมล เมื่อมองแวบแรกก็ไม่มีอะไรผิดปกติกับคำขอของเธอ - จนกระทั่งฉันรู้ว่าเธอใช้คำว่า "เร็ว" และฉันรู้ว่าจะไม่มีอะไรรวดเร็วเกี่ยวกับการนำชิ้นส่วนทั้งหมดของฉันกลับมาใช้ใหม่
นี่ไม่ใช่คำที่เลวร้าย แต่ก็ขึ้นอยู่กับบริบทที่ใช้ค่ะและบ่อยครั้งที่ฉันได้ยินสิ่งนี้แทรกเข้าไปในประโยคและสถานการณ์ที่เป็นอะไร แต่เร็ว “ ฉันสามารถกระโดดเข้ามาอย่างรวดเร็วได้หรือไม่” เพื่อนร่วมงานของคุณถามในการประชุมก่อนที่จะเปิดตัวเป็นเวลายี่สิบนาที หรือ“ ฉันแค่ต้องดูแลเรื่องด่วนนี้” เจ้านายของคุณบอกว่า - ก่อนที่คุณจะทำให้คุณต้องรออีกครึ่งชั่วโมงเพื่อนั่งลง
ความพยายามของคุณที่จะลดระดับความพยายามหรือเวลาที่บางสิ่งบางอย่างจะต้องเข้าใจได้ แต่ในท้ายที่สุดมันทำให้เข้าใจผิด ตัดคำว่า "ด่วน" ออกจากประโยคของคุณเว้นแต่ว่าคุณตั้งใจจะให้ดี รวดเร็ว
4. เพียงแค่
คำนี้ "เพียงแค่" เป็นคำที่ฉันเห็นว่าคืบคลานเข้ามาในอีเมลมากกว่าที่อื่นและฉันไม่ได้มีภูมิคุ้มกันต่อเสน่ห์ของคำสี่ตัวอักษรนี้อย่างแน่นอน ฉันมักจะพึ่งพามันอย่างหนักจนทำให้ฉันเคยชินกับการกลับมาอ่านข้อความของฉันและลบคำนี้ไม่ว่ามันจะปรากฏที่ไหน - โดยปกติแล้วอย่างน้อยสามครั้งในทุกข้อความ
ฉันยินดีที่จะเดิมพันว่าคุณมีความผิดในสิ่งเดียวกัน ด้วยเหตุผลบางอย่างการโรยคำนี้ทำให้ข้อความของคุณดูก้าวร้าวน้อยลง “ ฉัน เพิ่ง เช็คอิน” ฟังดูแรงน้อยกว่า“ ฉันเช็คอิน”
แต่นั่นไม่ได้เปลี่ยนความจริงที่ว่ามันยังคงเป็นคำเติมเพราะไม่จำเป็นที่ไม่ได้เพิ่มอะไรในข้อความของคุณ ดังนั้นหากมีข้อสงสัยให้เตะไปที่ขอบถนน
5. ขออภัย
ฉันทุกคนสละความภาคภูมิใจของคุณและขอโทษเมื่อมันสมควร แต่ถ้าคุณเริ่มสต็อกกี่ครั้งในแต่ละวันที่คุณปล่อยให้คำพูดนี้หลุดออกจากปากคุณอาจจะแปลกใจที่คุณต้องขอโทษบ่อยครั้ง
ในฐานะนักเขียนของ Aja Frost อธิบายในผลงานของเธอเกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ“ ฉันพยายามหลีกเลี่ยงการพูดคำว่า 'ขอโทษ' ในสถานการณ์ที่ไม่ได้ทำบุญ: เมื่อฉันทำผิดเล็กน้อยเมื่อฉันแสดงความคิดเห็นหรือ เมื่อมีคนชี้ให้เห็นสิ่งที่ฉันพลาด”
เดินตามรอยเท้าของเธอและทำอย่างดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการขอโทษเพื่อเติมเต็มความเงียบ และเมื่อมีบางสิ่งที่ต้องการความสำนึกผิดของคุณให้ติด“ ฉันขอโทษ” แทน มันจะมีน้ำหนักมากกว่า flippant เล็กน้อย“ ขออภัย!”
6. จริงๆแล้ว
มีบางอย่างเกี่ยวกับการวางตัวเกี่ยวกับคำนี้ใช่มั้ย ไม่ว่าคุณต้องการแบ่งปันความเห็นที่แตกต่างในการประชุมทีมหรือแสดงเพื่อนร่วมงานในวันที่ดีกว่าในการทำโปรเจ็คต์ของคุณการเริ่มต้นประโยคของคุณด้วย“ จริง” โดยปกติแล้วจะทำให้คุณดูถูกเหยียดหยาม
ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถตัดตัวระบุนี้ออกได้ทั้งหมด แต่ถ้าคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องแทนที่ด้วย บางสิ่งบางอย่าง มิตรภาพที่เป็นมิตร“ คุณรู้” ควรทำเคล็ดลับ - โดยปราศจากบรรยากาศที่น่ารำคาญ
ฉันพลาดอะไรที่คุณได้ยินซ้ำแล้วซ้ำอีกในสำนักงานไหม? แจ้งให้เราทราบบน Twitter ว่ามีคำใดที่คุณคิดว่าจะต้องเพิ่มเข้าไปในรายการนี้มากเกินไป!
