เมื่อวันก่อนฉันส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานด้วยคำถามสองสามข้อและได้รับคำตอบว่า“ ฉันเป็นคนโทรศัพท์มากขึ้น - คุณโทรหาฉันได้ไหม?”
ฉันต้องบอกว่าฉันตกใจเล็กน้อย
บ่อยครั้งที่คุณพบคนที่ชอบยกหูโทรศัพท์เพื่อทำธุรกิจ ตัวเลือกที่ได้รับฉันคาดเดาว่าพนักงานส่วนใหญ่ในที่ทำงานทั่วไปจะเลือกอีเมลทางโทรศัพท์ทุกวัน และมันก็สมเหตุสมผล: อีเมลนั้นรวดเร็วมีประสิทธิภาพและไม่ทำให้เกิดความเงียบงันหรือเสียงรบกวนจากพื้นหลัง
แต่ถึงแม้จะมีการตั้งค่าอีเมลอย่างล้นหลาม แต่ก็มีบางสถานการณ์ที่ดีขึ้นเมื่อคุณหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา
1. มันด่วน
ประมาณ 60% ของคนรอสองวันเต็มในการตอบกลับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน ดังนั้นหากคุณส่งอีเมลที่ต้องการการตอบกลับโดยเร็ว - แม้จะมีหัวเรื่องที่รวมว่า "ด่วน!" - มีโอกาสดีที่คุณจะได้รับการรีเฟรชกล่องจดหมายเข้าของคุณซ้ำแล้วซ้ำอีกใน 48 ชั่วโมงข้างหน้า คำตอบ
ในทางกลับกันการโทรศัพท์เกี่ยวกับเรื่องที่สำคัญสามารถช่วยคุณถ่ายทอดความรู้สึกเร่งด่วนตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนอื่นรู้ว่าสิ่งที่เขาหรือเธอต้องทำและตอบคำถามใด ๆ โดยไม่ต้องหันไปใช้อีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด . เมื่อคุณวางสายคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและเข้าใจสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหา
2. คุณไม่ได้รับการตอบกลับ
บางทีคุณส่งอีเมลคำขอที่ไม่เร่งด่วน แต่ในบางจุดคุณต้องการการตอบกลับและหลังจากเงียบไปสองสามวันคุณจะรู้สึกโกรธ
มีหลายครั้งที่คุณสามารถกระตุ้นคำขอพร้อมกับอีเมลอื่นที่บอกว่า“ เฮ้แค่อยากติดตามเรื่องนี้ - คุณมีโอกาสดูไหม?”
หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากอีเมลต้นฉบับและข้อความติดตามหนึ่งข้อความให้ใช้ค่าเริ่มต้นเป็นโทรศัพท์ คุณจะมีโอกาสที่ดีกว่ามากในการได้รับการตอบกลับทันที - หรืออย่างน้อยก็ใส่ไว้ในเรดาห์ของเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นประเด็นที่ต้องการความสนใจ
3. ใช้เวลามากกว่าประโยคเพียงไม่กี่ประโยค
ในบางจุดคุณอาจได้รับอีเมลใหม่ที่ใช้เวลาในการอ่าน 20 นาทีและยังคงมีคำถามจากการลงชื่อในตอนท้าย อย่าให้ผู้อื่นถูกทรมาน
หากสิ่งที่คุณต้องการสื่อความหมายนั้นใช้เวลามากกว่าสองย่อหน้า - เช่นคุณกำลังอธิบายความแตกต่างของการมอบหมายหรือชี้แจงกระบวนการแผนกให้กับบุคคลในทีมอื่น - มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการรับโทรศัพท์ ซึ่งจะช่วยให้บุคคลอื่นสามารถถามคำถามและด้วยน้ำเสียงของเธอเมื่อคุณวางสายคุณจะมั่นใจได้ว่าเธอเข้าใจอย่างสมบูรณ์
4. คุณต้องการความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมา
บางทีคุณอาจมีความคิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับบทความหรือระดับการขายและคุณต้องการดูว่าเพื่อนร่วมงานของคุณคิดอย่างไรก่อนที่จะเริ่ม
ด้วยอีเมลคุณอาจได้รับคำตอบเช่น“ ตกลง ฟังดูดี "ในขณะที่คำตอบนั้นเป็นเชิงบวก แต่ก็ไม่ทำให้เกิดข้อกังวลหรือจุดประกายข้อเสนอแนะเพิ่มเติม กล่าวโดยสรุปมันไม่มีประโยชน์มากนัก
อย่างไรก็ตามการติดต่อทางโทรศัพท์ซึ่งโดยธรรมชาติจะขอมากกว่าการตอบสนองที่รวดเร็วและไม่ใช่คำสั่ง - จะช่วยให้คุณได้ยินเสียงของเพื่อนร่วมงานของคุณดำดิ่งลึกเข้าไปในความแตกต่างของความคิดของคุณตอบคำถามใด ๆ ที่เพื่อนร่วมงานของคุณและ โดยรวมได้รับการตอบรับอย่างรอบคอบมากขึ้น
5. คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์
อีเมลดีเยี่ยมสำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่บางครั้งคุณต้องมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นเช่นเมื่อคุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานทางไกลหรือลูกค้า บริษัท ใหม่
แน่นอนว่าคุณสามารถเขียนอีเมลแนะนำที่ดีอย่างสมบูรณ์แบบ แต่การโทรศัพท์สามารถช่วยคุณถ่ายทอดความอบอุ่นและความจริงใจที่อีเมลไม่สามารถทำได้และนั่นไม่สามารถช่วยคุณสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริงกับบุคคลอื่นได้แทนที่จะเป็นผู้ติดต่อทางอีเมลรายอื่นในสมุดที่อยู่ของเขาหรือเธอ .
6. คุณไม่ต้องการบันทึกการสนทนา
เพื่อให้ดีขึ้นหรือแย่ลงอีเมลจะถูกเก็บไว้ที่ใดที่หนึ่งตลอดไปพร้อมที่จะอ้างถึงหรือส่งต่อโดยแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
ดังนั้นหากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อนซึ่งยังไม่ได้มีการเขียนอย่างเช่นข่าวลือเกี่ยวกับการควบรวมกิจการของ บริษัท หรือเพื่อนร่วมงานที่ได้รับคัดเลือกจาก บริษัท คู่แข่ง
สิ่งนี้ถือเป็นจริงสำหรับการสนทนาทั่วไปที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัวเช่นเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเพื่อตอบสนองคำขอในนาทีสุดท้ายและต้องการอธิบายสถานการณ์ของสถานการณ์ - เช่น“ ฉันเกลียดที่จะถามคุณ เพื่อความโปรดปรานเวลา 16:45 น. แต่ผู้จัดการของฉันส่งลูกบอลลงบนข้อเสนอของสมิ ธ และเราต้องดึงมันมารวมกันในคืนนี้”
นั่นอาจเป็นจริงและช่วยอธิบายบริบทของคำขอได้อย่างแน่นอน แต่ไม่ใช่สิ่งที่ควรกลับไปหาผู้จัดการของคุณผ่านทางอีเมลที่ส่งต่อ ในโทรศัพท์คุณสามารถเปิดเผยได้โดยไม่ต้องพูดคำของคุณไปยังสถานที่ที่ผิด (ดีตราบใดที่คุณปิดประตูสำนักงาน)
Aaron Kwittken ซีอีโอและหุ้นส่วนผู้จัดการของ Kwittken อาจสรุปได้ดีที่สุด:“ อะไรก็ตามที่คุณต้องคิดให้ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้สองครั้งอะไรก็ตามที่คุณคิดว่าอาจอ่อนไหวอะไรที่คุณคิดว่าต้องใช้ทักษะความสัมพันธ์ของคุณ…คุณควรหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา”
