วิธีการมีการประชุมที่มีประสิทธิผล - รำพึง

ไม่ว่าคุณจะทำงานเพื่อเริ่มต้นเล็ก ๆ บริษัท ขนาดใหญ่หรืออะไรก็ตามการสื่อสารที่ดีและการแบ่งปันข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จ เช่นเดียวกับการทำธุรกิจการประชุมจะเป็นวิธีที่มีค่าเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานอย่างหนักเพื่อมุ่งสู่ทิศเหนือดาวดวงเดียวกัน

และถึงกระนั้นพวกเราส่วนใหญ่ก็เกลียดพวกเขา ตามที่คุณน่าจะรู้ว่าทุกอย่างดีเกินไปการประชุมมักจะต่อต้านและให้เวลามากกว่าที่พวกเขาควรค่า ไม่มีอะไรที่เลวร้ายไปกว่าการออกจากห้องไปโดยสงสัยว่าสิ่งที่คุณใช้เวลาทำเพียงชั่วโมงเดียวโดยเฉพาะอย่างยิ่งในวันที่อัดแน่น

แต่พวกเขาจะต้องเป็นอย่างนั้น? Nope เพื่อให้การประชุมใด ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดคุณต้องหลีกเลี่ยงเวลาที่ลำบากที่สุด ต้องการความช่วยเหลือ? เราได้รวบรวมรายการกลวิธีที่คุณสามารถใช้สำหรับการประชุมที่สั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งมีแนวโน้มที่จะใช้เวลาของทุกคนอย่างโดดเด่น

1. ขับไล่ปัญหาทางเทคนิค

วินาทีที่ใช้กับข้อบกพร่องทางเทคนิคสามารถเปลี่ยนเป็นนาทีอย่างรวดเร็วหรือแย่กว่านั้นคือใช้เวลาครึ่งหนึ่งของการประชุม นี่เป็นเรื่องปกติโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสื่อสารกับคนที่ไม่ได้อยู่ด้วยกัน เนื่องจากสิ่งสุดท้ายที่ทุกคนต้องการคือการนั่งล้อมรอบในขณะที่คุณลองรับแล็ปท็อปของคุณเข้ากับโปรเจ็กเตอร์หรือฟัง 10 นาทีของ "คุณได้ยินฉันตอนนี้หรือไม่" จากคนที่เข้าร่วมจากระยะไกล ทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น

นอกเหนือจากเทคโนโลยีการแชร์หน้าจอและการฉายภาพสำหรับทุกคนในสถานที่แล้วซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้ซึ่งเชื่อมต่อคุณกับเพื่อนร่วมทีมทางไกลนั้นเป็นสิ่งจำเป็น Skype Meetings รุ่นฟรีเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมเพราะทุกคนสามารถเข้าร่วมกับ URL ที่กำหนดเอง (และจดจำได้ง่าย) จากอุปกรณ์ใด ๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาลงชื่อสมัครใช้บัญชีหรือขุดหมายเลขโทรศัพท์

2. วางแผนการประชุมที่สั้นกว่า

การประชุมนานชั่วโมงแบบดั้งเดิมสามารถลากไปสู่สิ่งที่ดูเหมือนจะตลอดไปด้วยแรงกดดันเล็กน้อยในการห่อสิ่งต่างๆและเดินหน้าต่อไป ดังนั้นการวางแผนการประชุมที่สั้นลงสามารถทำสิ่งมหัศจรรย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ - ที่นั่นไม่มีเวลาให้เสียเลย!

เมื่อตั้งค่าการประชุมท้าทายตัวเองให้ซื่อสัตย์จริง ๆ ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหน - และอาจกำหนดเวลาน้อยกว่าที่คุณคิด โปรดจำไว้ว่าความยาวของการประชุมไม่จำเป็นต้องเพิ่มทีละ 30 นาทีเสมอไปและการโกนหนวดเพียงห้าหรือ 10 นาทีคุณไม่จำเป็นต้องออกจากแต่ละคนสามารถรวมกันได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับสำหรับผู้เชี่ยวชาญ: พิจารณาตั้งเวลาบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่ทุกคนสามารถเห็นได้ในระหว่างการประชุมการดูเวลาติ๊ก ๆ จะช่วยให้คุณติดตามได้

3. กำหนดวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจงและติดมัน

การสร้างวาระการประชุมอาจดูเหมือนเป็นการลงวันที่จริง แต่จริงๆแล้วเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประโยชน์ที่สุดในการทำให้การประชุมเดินหน้าต่อไปอย่างรวดเร็ว คิดเกี่ยวกับมัน: ถ้าคุณเพียงแค่ส่งคำเชิญเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ "การนำเสนอผลิตภัณฑ์" โดยไม่มีบริบทอื่น ๆ ทุกคนอาจเข้าร่วมการประชุมด้วยแนวคิดที่แตกต่างกันของสิ่งที่จะได้รับการคุ้มครองและคุณจะเสียเวลา

ให้ส่งวาระหนึ่งหรือสองวันล่วงหน้าและระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ ลองใช้รูปแบบง่าย ๆ ต่อไปนี้สำหรับแต่ละหัวข้อที่คุณต้องการอภิปราย:

• หัวข้อเฉพาะ
  • สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม
  • จะมีการอัพเดตอะไรบ้างระหว่างการประชุม
  • ต้องตอบคำถามอะไรบ้างระหว่างการประชุม

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ - สิ่งนี้จะทำให้คุณซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำให้พอดีในการประชุมและให้อิสระแก่คุณในการย้ายผู้คนไปข้างหน้าเมื่อถึงเวลาสำหรับวาระการประชุมถัดไป

4. แสดงอย่าบอก

รูปภาพบอกว่า 1, 000 คำ - และใช้กับการประชุมด้วย! รูปภาพกราฟและแผนภูมิมักจะช่วยให้คุณสื่อสารได้ชัดเจนแทนที่จะพูดกับแต่ละจุด - ไม่ต้องพูดถึงช่วยประหยัดเวลาทุกคน

ดังนั้นเมื่อคุณเตรียมคิดเกี่ยวกับภาพที่สามารถทำให้การสื่อสารความคิดของคุณง่ายขึ้น ทำไมใช้เวลาอธิบายการปรับปรุงผลิตภัณฑ์เมื่อคุณสามารถแสดงให้เห็นถึงการถ่ายทอดสด? ทำไมต้องลองใช้คำต่างๆเพื่อแบ่งปันแนวคิดที่ซับซ้อนเมื่อไดอะแกรมสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที

หากคุณอยู่ในห้องกับเพื่อนร่วมงานทุกคนอย่ากลัวที่จะกระโดดขึ้นและใช้ไวท์บอร์ดหรือพลิกคอมพิวเตอร์ของคุณไปรอบ ๆ เพื่ออวดว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ หากคุณกำลังพบปะกับผู้คนที่อยู่ห่างไกลสิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยาก แต่ผลิตภัณฑ์เช่น Skype Meetings ฟรีมักจะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมายที่ทำให้การแบ่งปันความคิดและการค้นพบบนหน้าจอเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่นตัวอัปโหลด PowerPoint ที่ใช้งานง่ายของ Skype Meetings ฟรี (พร้อมเครื่องมือแบบอินเทอร์แอคทีฟเช่นตัวชี้เลเซอร์เสมือน) หรือคุณลักษณะการแชร์หน้าจอช่วยให้คุณสามารถดูภาพที่คุณเตรียมล่วงหน้าอย่างรอบคอบ

5. รู้ว่าจะให้ทุกคนชั่งน้ำหนักได้อย่างไร

ใช่การประชุมควรเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน แต่เมื่อทุกคนพยายามพูดชิ้นของพวกเขาการสนทนาจะกลายเป็นนานกว่าที่ทุกคนตั้งใจไว้ ดังนั้นลองค้นหาวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อให้ทุกคนชั่งน้ำหนักโดยไม่จำเป็นต้องสละเวลาในการประชุม

ตัวอย่างเช่นการสำรวจความคิดเห็นหรือการแสดงมืออย่างรวดเร็วเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่มากเกินไปหรือการอภิปรายที่เปลี่ยนเป็นทุกคนที่พูดคุยกันอย่างรวดเร็วเมื่อพยายามที่จะได้รับฉันทามติอย่างรวดเร็ว หากคุณมีการประชุมเสมือนคุณสามารถใช้คุณสมบัติ IM แบบรวมเช่นข้อเสนอผลิตภัณฑ์ฟรีหนึ่งการประชุมของ Skype เพื่อให้ผู้คนส่งคำถามเพื่อตอบในตอนท้ายหรือให้ผู้คนสามารถติดตามความคิดที่ไม่เร่งด่วนได้ เปิดหลังจากการประชุม

6. ตัดการประชุมที่คุณไม่จำเป็นต้องไปจริงๆ

แม้ว่ามันอาจดูเหมือนว่าคุณจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมทุกครั้งที่คุณได้รับคำเชิญ แต่ก็ไม่เป็นไรที่จะเลือกที่จะไม่ใช้เวลาของคุณ หากคุณไม่ได้นำเสนอหรือไม่สัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่มันอาจเป็นการดีที่สุดที่จะติดตามประเด็นสำคัญในภายหลัง

จำไว้ว่าพนักงานที่ดีและเพื่อนร่วมทีมที่แข็งแกร่งรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญและมีประสิทธิผล การตัดสินใจและผลลัพธ์ของคุณมีผลกับทุกคนดังนั้นโปรดเตือนตัวเองว่าการใช้เวลาของคุณมีผลกับทีมของคุณเช่นกัน

ไม่แน่ใจว่าจะยกเลิกได้อย่างไร พูดคุยกับผู้จัดงานโดยตรงเพื่อให้เขาหรือเธอรู้ว่าในขณะที่คุณรู้สึกซาบซึ้งคุณกำลังอยู่ในร่องที่ยอดเยี่ยมกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่และอยากจะติดตามในภายหลัง หากผู้จัดเป็นหัวหน้าของคุณอย่าลืมใส่บันทึกย่อเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณและแผนเฉพาะของคุณสำหรับการก้าวไปข้างหน้าด้วยบางสิ่งเช่น“ ฉันตื่นเต้นกับการสนทนาในวันนี้ แต่ยังดึงตัวเลขสำหรับ Project Blue คุณจะรังเกียจไหมถ้าฉันหมกหัวและจดบันทึกในภายหลัง?”

การประชุมอาจเป็นเวลาที่ดีที่สุดในชีวิตของคุณอย่างแท้จริงตราบใดที่การวางแผนนั้นดำเนินไปอย่างรอบคอบและมีประสิทธิภาพ เทคนิคเหล่านี้จะช่วยพาคุณไปที่นั่น!