วิธีการกำหนดค่า Front End ของ Excel ไปยัง SQL Server

ผู้ใช้ทั่วไปสามารถใช้งาน Microsoft Excel ได้อย่างสบายใจ ทำไมไม่ให้ผู้ใช้ของคุณมีเครื่องมือที่พวกเขารู้จักและเพิ่มเข้าไปในสภาพแวดล้อมของ SQL Server ของคุณ ประโยชน์ของวิธีนี้คือสเปรดชีต Excel ของพวกเขาอยู่เสมอถึงวันที่มีข้อมูลปัจจุบันจากฐานข้อมูล back-end เป็นเรื่องปกติที่ผู้ใช้จะใส่ข้อมูลลงใน Excel แต่โดยปกติแล้วข้อมูลดังกล่าวจะเป็นภาพรวมของข้อมูลในเวลาเดียวกัน บทความนี้จะแสดงวิธีการง่ายๆในการกำหนดค่าสเปรดชีต Excel ด้วยการเชื่อมต่อกับ SQL ที่คุณสามารถมอบให้กับผู้ใช้ของคุณได้

ในตัวอย่างนี้เราจะใช้ฐานข้อมูลตัวอย่าง Adventure Works ที่ Microsoft จัดส่งมาพร้อมกับ SQL Server 2008

• ความยาก: เฉลี่ย
• เวลาที่ต้องการ: 10 นาที

นี่คือวิธี

1. คุณต้องมีข้อมูลบางส่วนเพื่อตั้งค่าการเชื่อมต่อ Excel ไปยัง SQL Server

   ชื่อเซิร์ฟเวอร์ SQL: ในตัวอย่างของเรา SQL Server คือ MTP SQLEXPRESS

2. ชื่อฐานข้อมูล: ตัวอย่างของเราเราใช้ฐานข้อมูล AdventureWorks

3. ตารางหรือมุมมอง: เรากำลังดำเนินการหลังจากดู Sales.vIndividualCustomer

4. เปิด Excel และสร้างสมุดงานใหม่

5. คลิกที่ ข้อมูล แถบ ค้นหาตำแหน่ง รับข้อมูลจากภายนอก และคลิกที่ จากแหล่งอื่น ๆ และเลือก จาก SQL Server. ซึ่งจะเปิดตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

6. กรอกชื่อเซิร์ฟเวอร์ ในตัวอย่างนี้ชื่อเซิร์ฟเวอร์คือ MTP SQLEXPRESS ตั้งค่าข้อมูลรับรองการล็อกอินเพื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องของ Windows ตัวเลือกอื่นจะถูกใช้หากผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลของคุณมีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้ของคุณ คลิกถัดไป ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลนี้จะปรากฏขึ้น

7. เลือกฐานข้อมูล (AdventureWorks ในตัวอย่างของเรา) จาก เลือกฐานข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ กล่องแบบหล่นลง ตรวจสอบให้แน่ใจ เชื่อมต่อกับตารางเฉพาะ มีการตรวจสอบ ค้นหามุมมอง (Sales.vIndividualCustomer ในตัวอย่างของเรา) จากรายการและเลือก คลิก เสร็จสิ้น ซึ่งนำขึ้นมา นำเข้าข้อมูล กล่องโต้ตอบ

8. ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายและเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการใส่ข้อมูล (แผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่) คลิก ตกลง ซึ่งจะสร้างรายการ Excel และนำเข้าทั้งตารางลงในสเปรดชีตของคุณ

9. บันทึกสเปรดชีตของคุณและส่งไปยังผู้ใช้ สิ่งที่ดีเกี่ยวกับเทคนิคนี้ก็คือผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลปัจจุบันได้ทุกเมื่อที่ต้องการ แม้ว่าข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในสเปรดชีตมีการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SQL เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการรีเฟรชสเปรดชีตให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ในตารางและคลิกที่ ตาราง แล้ว รีเฟรช.

เคล็ดลับ

• เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณต้องแน่ใจว่าผู้ใช้มีการตั้งค่าอย่างถูกต้องใน SQL Server นี่คือสิ่งที่ทำให้เกิดปัญหาในกรณีส่วนใหญ่โดยใช้เทคนิคนี้
• ตรวจสอบจำนวนระเบียนที่อยู่ในตารางหรือดูว่าคุณกำลังเชื่อมต่ออยู่ ถ้าตารางมีล้านระเบียนคุณอาจต้องการกรองข้อมูลนี้ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือแขวน SQL Server
• ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อมีตัวเลือกที่เรียกว่า รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์. ลองพิจารณาตัวเลือกนี้ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ผู้ใช้จะมีข้อมูลชุดใหม่เสมอเมื่อเปิดสเปรดชีต Excel
• พิจารณาใช้ Pivot Tables เพื่อสรุปข้อมูล

สิ่งที่คุณต้องการ

• Microsoft Excel 2007
• ข้อมูล SQL Server รวมถึงเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลและตารางหรือมุมมอง