คุณลักษณะ Subtotal ของ Excel ทำงานโดยการแทรก SUBTOTAL ฟังก์ชันลงในฐานข้อมูลหรือรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การใช้คุณลักษณะ Subtotal ทำให้การค้นหาและการดึงข้อมูลเฉพาะจากตารางข้อมูลขนาดใหญ่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
แม้ว่าจะเรียกว่า "คุณลักษณะย่อยรวม" แต่คุณจะไม่ จำกัด เฉพาะการค้นหาผลรวมหรือจำนวนทั้งหมดสำหรับแถวที่เลือกของข้อมูล นอกเหนือจากค่าทั้งหมดคุณยังสามารถหาค่าเฉลี่ยสำหรับแต่ละคอลัมน์หรือเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ
การป้อนข้อมูลใน Excel
ขั้นตอนแรกในการใช้ SUBTOTAL ฟังก์ชันใน Excel คือการใส่ข้อมูลของคุณลงในแผ่นงาน เมื่อทำเช่นนั้นโปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:
- สิ่งสำคัญคือต้องป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล
- ปล่อยให้ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าเมื่อป้อนข้อมูล ซึ่งรวมถึงการไม่ปล่อยแถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล
ในการทำตามบทแนะนำนี้ให้ป้อนข้อมูลที่แสดงในภาพด้านบนลงใน เซลล์ A1 ไปยัง D12. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนข้อมูลแต่ละค่าอย่างถูกต้องเพื่อให้ปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง
การเรียงลำดับข้อมูล Excel
ก่อนที่ข้อมูลย่อยจะถูกนำมาใช้ข้อมูลของคุณต้องถูกจัดกลุ่มตามคอลัมน์ข้อมูลที่คุณต้องการดึงข้อมูล การจัดกลุ่มนี้ทำได้โดยใช้คุณลักษณะการจัดเรียงของ Excel
ในบทแนะนำนี้เราต้องการหาจำนวนใบสั่งซื้อเฉลี่ยต่อพื้นที่การขายโดยเฉลี่ยดังนั้นต้องจัดเรียงข้อมูลตาม ภูมิภาค ส่วนหัวของคอลัมน์
การจัดเรียงข้อมูลตามเขตการขาย
- ลากเลือก เซลล์ A2 ถึง D12 เพื่อเน้นพวกเขา
- คลิกที่ แท็บข้อมูล ริบบิ้น
- คลิกที่ ประเภท ที่อยู่ตรงกลางของข้อมูลริบบิ้นเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเรียง
- เลือก เรียงตามภูมิภาค จากรายการแบบหล่นลงใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบ
- ทำให้เเน่นอน รายการของฉันมีส่วนหัว จะถูกเลือกไว้ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ
- คลิก ตกลง.
- ข้อมูลในเซลล์ A3 ถึง D12 ควรเรียงลำดับตามตัวอักษรตามคอลัมน์ที่สอง ภูมิภาค. ข้อมูลสำหรับตัวแทนฝ่ายขายทั้ง 3 แห่งจากภาคตะวันออกควรได้รับการระบุไว้เป็นอันดับแรกตามด้วยทิศเหนือทิศใต้และทิศตะวันตก
การหาค่าเฉลี่ยภูมิภาค
เมื่อข้อมูลของคุณได้รับการจัดเรียงอย่างถูกต้องคุณสามารถดำเนินการหายอดขายโดยเฉลี่ยสำหรับแต่ละภูมิภาคโดยใช้ SUBTOTAL ฟังก์ชัน ไวยากรณ์และอาร์กิวเมนต์สำหรับฟังก์ชันจะระบุไว้ด้านล่าง:
= SUBTOTAL (Function_num, Ref1)
- Function_num: The SUBTOTAL ฟังก์ชันสามารถทำงานได้หลายอย่างด้วยข้อมูลตัวเลข ฟิลด์นี้หมายถึงฟังก์ชันที่เราต้องการทำ สำหรับการใช้งาน เฉลี่ย เราจะใช้ตัวเลข 1.
- ref1: อาร์กิวเมนต์นี้จะบันทึกช่วงของตัวเลขที่จะใช้ใน SUBTOTAL การคำนวณฟังก์ชัน
ใช้คุณลักษณะ AVTAGE ของ SUBTOTAL
- เริ่มต้นด้วย สร้างกลุ่มของเซลล์ ซึ่งจะแสดงข้อมูลการขายในภูมิภาค คุณสามารถดูวิธีการที่เราดำเนินการเรื่องนี้ได้ เซลล์ B14 - B17 ในภาพตัวอย่างด้านบน
- เริ่มต้นด้วยข้อมูลเฉลี่ยของยอดขายตะวันออก คลิกที่ เซลล์ C14 เพื่อเน้นว่าเป็นเซลล์ที่เราต้องการนำเสนอผลภายใน
- ภายใน แท็บสูตรเลือก คณิตศาสตร์และ Trig ตัวเลือก
- จากเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือก SUBTOTAL ฟังก์ชันนี้จะเปิดตัวสร้างสูตร
- คลิกที่ Function_num line และปอนหมายเลข 1.
- คลิกที่ ref1 จากนั้นไฮไลต์ เซลล์ D3 ถึง D5 - นี่คือเซลล์ที่เราจะรวมกันเพื่อคำนวณค่าเฉลี่ยเนื่องจากมียอดรวมสำหรับการขายในภาคตะวันออก
- คลิก เสร็จสิ้น และข้อมูลการขายเฉลี่ยจะปรากฏใน เซลล์ C14.
- ทำซ้ำ ขั้นตอนข้างต้นสำหรับ North Sales, South Sales และ West Sales ให้เลือกตามความเหมาะสม ref1 สำหรับแต่ละสถานการณ์
