เมื่อ Adrean Turner เริ่มบทบาทใหม่ในฐานะนักบัญชีต้นทุนหนึ่งในภารกิจที่ส่งถึงเธอจากรุ่นก่อนคือรายงานรายเดือนที่ใช้เวลารวบรวมเกือบสองสัปดาห์ เธอใช้เวลาหลายชั่วโมงกับ บริษัท ทุก ๆ เดือนในช่วงสองสามเดือนแรกที่ บริษัท แม้จะมีความรับผิดชอบอื่น ๆ
จากนั้นเธอก็ตระหนักถึงบางสิ่ง ไม่มีใครแม้แต่เจ้านายของเธอก็ไม่เคยได้รับคำติชมจากเธอเลย ปรากฎว่าพวกเขาไม่ได้มองมันปล่อยให้ขุดข้อมูลที่เธอให้มาคนเดียว หากพูดอย่างตรงไปตรงมาเธอมีสิ่งที่ดีกว่าที่จะทำมากกว่าใช้เวลามากมายและทุ่มเทความพยายามอย่างมากกับบางสิ่งที่ไม่มีใครสามารถทำได้
“ ฉันกำลังมองหาวิธีที่จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น” เทอร์เนอร์โค้ชอาชีพของมูฟวี่และผู้เขียนของ FIT for Success กล่าว หนึ่งในวิธีเหล่านั้นคือการล้างพื้นที่ในตารางงานของเธอสำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่สร้างผลกระทบมากขึ้น
เราทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบสิ่งต่าง ๆ ในรายการสิ่งที่ต้องทำและเวลาในสมัยของเราอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น ด้วยจิตวิญญาณของการทำความสะอาดในฤดูใบไม้ผลิหรือการทำความสะอาดทุกฤดูต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเจ็ดประการที่จะช่วยคุณจัดการตารางเวลาของคุณ
1. ใช้เวลาสต็อกและติดตามเวลาของคุณ
คุณไม่สามารถล้างตารางเวลาของคุณได้จริง ๆ ถ้าคุณไม่รู้ว่ามีอะไรอยู่ในนั้น - และรวมถึงทุกสิ่งในปฏิทินที่เป็นตัวอักษรและเป็นทางการของคุณ “ ฉันมักจะพูดว่าถ้าคุณต้องการใช้เวลาของคุณให้ดีขึ้นคุณจะต้องหาวิธีที่คุณใช้เวลาของคุณตอนนี้” ลอร่าแวนเดอร์แคมผู้เขียน นาฬิกา: บอกว่า ไม่ว่างในขณะที่ทำอะไรให้ มากขึ้น “ ผู้คนมีเรื่องราวมากมายที่พวกเขาบอกตัวเองเกี่ยวกับเวลาของพวกเขา” เธอกล่าวเสริม แต่เรื่องราวเหล่านั้นไม่ถูกต้องเสมอไป
ดังนั้นเธอจึงแนะนำให้ติดตามชั่วโมงของคุณเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือสองสามวันโดยใช้แอปสเปรดชีตหรือกระดาษ เมื่อคุณได้พิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้วว่าเวลาที่คุณไปนั้นเป็นอย่างไรคุณสามารถเริ่มเรียงลำดับและตัดสินใจว่าต้องทำอะไร
Vanderkam บอกว่าคุณสามารถทำช่องทางมารีคอนโด - คลาสโยคะนั้นในวันพุธเป็นประกายหรือไม่? สิ่งที่เกี่ยวกับการแสดงที่คุณกำลังรับชม - แต่เพียงจุดเดียว “ มันเป็นเรื่องไร้สาระที่จะคิดว่าทุกสิ่งจะจุดประกายความสุข คุณอาจรักงานของคุณ แต่การเดินทางของคุณจะไม่จุดประกายความสุข คุณรักลูก ๆ ของคุณ แต่การเปลี่ยนผ้าอ้อมจะไม่ทำให้เกิดความสุข” เธอกล่าว ความคิดคือการถามว่า“ อะไรคือสาเหตุของความเจ็บปวดที่สุด? และอะไรคือสิ่งที่ฉันสามารถทำอะไรได้บ้างจริง ๆ ”
เทอร์เนอร์ทำแบบฝึกหัดที่คล้ายกันกับลูกค้าที่ต้องการเปลี่ยนอาชีพหรือทำสิ่งนี้ แต่รู้สึกว่าพวกเขายุ่งมากพวกเขาไม่มีเวลาทุ่มเทให้กับเป้าหมายของพวกเขา เธอให้พวกเขาเก็บบันทึกเวลาครึ่งชั่วโมงเป็นเวลาสองสัปดาห์ พวกเขามักจะตระหนักว่าเวลาที่พวกเขาเลื่อนผ่านสื่อโซเชียลหรือพูดคุยเกี่ยวกับรายการโปรดของพวกเขาใน Slack เพิ่มขึ้นอีกสองถึงสามชั่วโมงพวกเขาสามารถใช้เวลาทำอะไรที่มีประสิทธิผลมากขึ้นหรือแม้แต่สิ่งที่พวกเขาสนุกอย่างแท้จริง
2. กำจัดการประชุมและงานที่เกิดซ้ำ
เมื่อคุณรู้ว่ามีอะไรในปฏิทินของคุณคุณสามารถและควรถาม ว่าทำไม Heather Yurovsky โค้ชฝึกอาชีพของ Muse และผู้ก่อตั้ง Shatter & Shine กล่าว “ อะไรคือจุดประสงค์ของแต่ละสิ่งบนนี้? เราประสบความสำเร็จหรือต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง” เธออธิบาย “ กุญแจไม่ได้ทำให้กลัวคำถามว่ามีอะไรในปฏิทินของคุณ”
เริ่มต้นด้วยการประชุมที่เกิดซ้ำซึ่งสามารถสร้างและรับปฏิทินของคุณได้อย่างง่ายดายเนื่องจาก Vanderkam ชี้ให้เห็นว่า“ แต่ละคนไม่ต้องพิสูจน์ตัวเอง”
หากคุณเป็นผู้ยุยงให้มีการประชุมซ้ำ Yurovsky ขอแนะนำให้คุณหยุดชั่วคราวเดือนละครั้งและถามว่า“ สิ่งนี้ยังคงสมเหตุสมผลหรือไม่? เราทำสิ่งที่เราทำสำเร็จหรือไม่? ผู้คนมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมหรือไม่? (เครื่องหมายที่การประชุมไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นก็คือไม่มีใครพูด) "ถ้าคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ไม่ใช่ให้พิจารณายกเลิกการประชุมทำให้สั้นลงหรือน้อยลงบ่อยครั้งหรือสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางอีเมล .
แม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นผู้ดูแล แต่คุณยังสามารถดำเนินการได้ตามที่ Turner ทำกับรายงานรายเดือนนั้น และถ้าคุณทำเช่นนั้นโดยการแนะนำวิธีแก้ไขปัญหามากกว่าแค่วางคำถามหรือนำเสนอปัญหาเทอร์เนอร์บอกว่า "ทำให้คุณดูเหมือนว่าคุณกำลังลงทุนในสิ่งที่คุณทำ" ถ้าเป็นการประชุมของคนอื่นถามวาระและถ้า มีอะไรที่คุณควรอ่านหรือเตรียมที่จะพูดคุย คุณอาจเตือนผู้จัดให้ตั้งคำถามกับการประชุมที่อยู่ที่นั่นด้วยเช่นกัน
3. เรียงลำดับสิ่งต่าง ๆ ตามความสำคัญและเร่งด่วน
หากคุณได้ติดตามเวลาของคุณ แต่มีปัญหาในการคาดเดาสิ่งที่ควรอยู่และสิ่งที่ควรทำ Turner แนะนำให้ใช้เมทริกซ์การจัดการเวลาในหนังสือธุรกิจคลาสสิกของ Stephen Covey 7 นิสัยของคนที่มีประสิทธิภาพสูง: บทเรียนที่ทรงพลัง . แนวคิดคือการจัดเรียงกิจกรรมตามความสำคัญและความเร่งด่วนและวางไว้ในหนึ่งในสี่ของกิจกรรม:
- Quadrant I: สำคัญเร่งด่วน รวมถึงสิ่งต่างๆเช่นวิกฤตการณ์การประชุมในนาทีสุดท้ายสำหรับวันครบกำหนดที่สำคัญ
- Quadrant II: สำคัญไม่เร่งด่วน รวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการวางแผนกลยุทธ์การกำหนดเป้าหมายระยะยาว
- Quadrant III: ไม่สำคัญด่วน รวมถึงบางสิ่งบางอย่างเช่นอีเมลโทรศัพท์การประชุมและกิจกรรม
- Quadrant IV: ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน รวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการเลื่อนอย่างไร้เหตุผลผ่านโซเชียลเน็ตเวิร์กการดูทีวีที่คุณไม่สนใจ
“ จากนั้นคุณต้องกำหนดสิ่งที่คุณต้องทำมากขึ้นและสิ่งที่คุณต้องทำน้อยลงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีประสิทธิผลเท่าที่จะทำได้” เธอกล่าว ตัวอย่างเช่นคุณอาจประหลาดใจที่พบว่ากิจกรรมประจำวันส่วนใหญ่ของคุณตกอยู่ในกลุ่มที่สามและสี่ดังนั้นเป้าหมายของคุณคือลดกิจกรรมเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับกิจกรรมในกลุ่มที่ 1 และ 2
4. ย่อเล็กสุดหรือ Outsource
ในบางกรณีคุณสามารถปฏิเสธได้ (อย่างดี) เพื่อเพิ่มเหตุการณ์บางอย่างในปฏิทินหรืองานของคุณในรายการของคุณ สิ่งอื่น ๆ ก็ต้องทำให้เสร็จ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถทำให้พวกเขาใช้เวลาน้อยลงหรือต้องเป็นคนที่ทำมัน
มีงานที่คุณสามารถมอบหมายหรือจ้างภายนอกได้หรือไม่? ในฐานะผู้จัดการคุณจะสามารถส่งงานให้กับหนึ่งในรายงานโดยตรงของคุณได้ทันที แต่แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในตำแหน่งผู้ควบคุมดูแลลองคิดถึงวิธีเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่คุณสามารถทำได้ คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอัพเดทฐานข้อมูลหรือระบบด้วยตนเองหรือไม่? เป็นไปได้ไหมที่จะร่วมมือกับวิศวกรเพื่อหากระบวนการอัตโนมัติมากขึ้น? หรือคุณสามารถแลกเปลี่ยนการทำงานบ้านที่น่าเบื่อเพื่อที่ไม่มีใครติดขัดทำมันทุกครั้ง?
หากคุณไม่สามารถส่งงานบางอย่างให้ผู้อื่นได้ขายส่งให้พยายามลดเวลาและความพยายามที่พวกเขาต้องการ ในการกลับไปที่ตัวอย่างของเทอร์เนอร์เธอทำงานร่วมกับหัวหน้าของเธอเพื่อปรับปรุงกระบวนการรายงานเพื่อที่เธอจะส่งสแน็ปช็อตรายเดือนอย่างรวดเร็วและรวบรวมรายงานเชิงลึกมากขึ้นทุกไตรมาส มันล้างเวลาให้กับเธอในขณะที่ยังคงรับข้อมูลเชิงลึกที่เจ้านายและเพื่อนร่วมงานของเธอต้องการ ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตามที่รู้สึกเหมือนกำลังรุกล้ำเข้าไปในตารางงานของคุณดูว่ามีวิธีที่จะทำอะไรให้น้อยลงหรือไม่
5. สร้างบล็อค
ง่ายต่อการมองออกไปและกลับมาเพื่อค้นหาปฏิทินของคุณที่เต็มไปด้วยการประชุมและข้อผูกพันต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคุณหรือเพื่อนร่วมงานทิ้งแต่ละไอเท็มไว้ที่นั่นมันทำให้คุณมีเวลาน้อยลงและหวังว่าจะบรรลุภารกิจที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในจานของคุณ ส่วนหนึ่งของการทำความสะอาดตารางงานของคุณคือการค้นหากลยุทธ์เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความยุ่งเหยิงอีกครั้งเช่นเดียวกับที่คุณทำหากคุณจัดการพื้นที่ทางกายภาพ
เชลซีวิลเลียมส์โค้ชอาชีพของ Muse และที่ปรึกษาด้านความสามารถพิเศษแนะนำให้บล็อกเวลาในปฏิทินของคุณเมื่อคุณไม่สามารถตอบอีเมลหรือโทรศัพท์หรือเข้าร่วมการประชุมได้ คุณสามารถใช้มันสำหรับการวางกลยุทธ์ในระดับที่สูงขึ้นหรือเน้นเวลาของโครงการ (คิดว่ากิจกรรม Quadrant II) เนื่องจากมีการสงวนไว้และปรากฏในปฏิทินของคุณแล้วจึงป้องกันสิ่งอื่น ๆ จากการสะสมและกำหนดเวลาที่คุณต้องการ “ คุณสร้างพื้นที่” เธอกล่าว และถ้าคุณทำให้บล็อกเหล่านี้เกิดซ้ำอีกเธอก็จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของจังหวะประจำสัปดาห์ของคุณ
“ ฉันเป็นแฟนตัวยงของการบล็อคเวลา” Yurovsky ผู้ซึ่งแนะนำการคาดการณ์และตอบสนองความต้องการอื่น ๆ ด้วยกลยุทธ์นี้กล่าว หากคุณพบว่าตัวเองกำลังออกจากออฟฟิศไปอย่างรวดเร็วและวิตกกังวลเธอแนะนำให้ปิดกั้นช่วง 30 หรือ 45 นาทีสุดท้ายของวัน คุณสามารถหลีกเลี่ยงการวิ่งออกจากประตูทันทีหลังจากการประชุมและให้โอกาสตัวคุณเองในการผ่อนคลายและเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่นมากขึ้น “ เมื่อใดก็ตามที่คุณปิดกั้นเวลาคุณจะเริ่มรู้สึกสดชื่น”
6. อย่าลืมหยุดทำงาน
การจัดการเวลาไม่เพียงเกี่ยวกับการบีบอัดงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้อย่างมนุษย์ปุถุชนหรือการล้างมันอย่างสมบูรณ์เพื่อให้คุณไม่ต้องทำอะไรเลย นอกจากนี้ยังเกี่ยวกับการทำให้มีที่ว่างสำหรับสิ่งที่ไม่ได้ทำงานที่คุณรักและสิ่งที่ช่วยให้คุณเติมพลัง
“ คุณต้องการหยุดทำงานที่เลือกอย่างมีสติ” แวนเดอร์แฮมกล่าว “ ลองคิดดูว่าอะไรทำให้ฉันกระปรี้กระเปร่าจริง ๆ ?” อาจเป็นเพราะธรรมชาติการออกกำลังกายเพื่อนศิลปะการอบหรืออะไรก็ได้ที่คุณเติมเต็มแบตเตอรี่อุปมาอุปไมยของคุณ สำหรับ Vanderkam การอ่านเป็นหนึ่งในสิ่งเหล่านั้น “ ฉันดีขึ้นมากเพื่อให้แน่ใจว่าฉันมีหนังสือดีๆให้อ่าน” เธอกล่าวเพราะ“ เมื่อฉันมีหนังสือดีๆฉันกำลังอ่านนั่นคือสิ่งที่ฉันต้องทำตามทางเลือกการหยุดทำงานเริ่มต้น” เมื่อเธอไม่ เธอ (เหมือนกับพวกเราหลายคน) ตกเป็นเหยื่อการเลื่อนสื่อโซเชียลที่ไร้เหตุผล
ไม่ใช่ว่าคุณจะต้องหยุดการทำงานของปฏิทิน (หรือ, คลิกและพิมพ์ลงไปในนั้น) - แม้ว่ามันจะเป็นแบบที่คุณต้องการไปเลย! เพียงจำไว้ว่ามันควรจะเป็นส่วนหนึ่งของสมการโดยเจตนา “ เรามีแนวโน้มที่จะเติมพื้นที่เปิดโล่งเพราะเรากำลังเปรียบเทียบสิ่งที่เราขอให้ทำหรือคิดเกี่ยวกับการทำอะไร” Vanderkam กล่าว “ นั่นไม่ใช่การเปรียบเทียบที่ถูกต้อง การเปรียบเทียบคือสิ่งอื่น ๆ ที่คุณสามารถทำได้”
7. ทำท่าอนาคตให้คุณ
เมื่อคุณกำลังพูดถึงวันพฤหัสบดีสามสัปดาห์เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่า "โอ้แน่ใจว่าฉันว่างแล้วฟังดูดี!" และวางลงบนปฏิทินของคุณโดยไม่พิจารณาว่าคุณจะรู้สึกแบบเดียวกันในวันพุธสามสัปดาห์ ลบต่อวันจากนี้
แต่“ เมื่อคุณกำลังคิดเกี่ยวกับบางสิ่งในอนาคตถามตัวเองว่าคุณจะทำมันในวันพรุ่งนี้หรือไม่” Vanderkam กล่าว “ คุณรู้ว่าคุณมีพลังงานมากแค่ไหนและคิดว่ามันจะคล้ายกันในวันพรุ่งนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณฉลาดขึ้นอีกเล็กน้อย” กล่าวโดยย่อถ้าคุณไม่ตื่นเต้นที่จะทำมันในวันนี้หรือพรุ่งนี้คุณอาจจะไม่ตื่นเต้นที่จะทำมันอีกสามเดือนนับจากนี้ เพราะ“ ในที่สุดอนาคตจะเป็นวันพรุ่งนี้”
ที่ถูกกล่าวว่า Vanderkam ข้อควรระวังในการทำนิสัยของการยกเลิกแผนระยะยาวในนาทีสุดท้าย “ หากคุณมุ่งมั่นที่จะทำบางสิ่งและหากคุณให้ความสำคัญกับคนที่คุณให้ความสำคัญคุณควรปฏิบัติต่อสิ่งนี้เป็นประสบการณ์การเรียนรู้” เธอกล่าว “ เตือนตัวเองว่านี่ไม่ใช่ความรู้สึกที่ดีและฉันจะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ในอนาคตได้อย่างไร”
กล่าวอีกนัยหนึ่งการล้างกำหนดการของคุณไม่ได้เกี่ยวกับการลบสิ่งที่มีอยู่แล้วเสมอ - อาจเสี่ยงต่อการทำลายความสัมพันธ์ทางอาชีพหรือความสัมพันธ์ส่วนตัว มันเกี่ยวกับการจัดการกับเวลาของคุณและทำให้เป็นระเบียบไปข้างหน้า
คิดว่าการล้างตารางเวลาของคุณเป็นเป้าหมายระยะยาว “ ฉันสนับสนุนให้คนกล้าหาญ” แวนเดอร์แคมกล่าว หากคุณกล้าหาญและตั้งใจทำคุณจะสามารถทำสิ่งที่คุณไม่ชอบและทำในสิ่งที่คุณทำให้น้อยลง
