อีเมลได้แทนที่จดหมายสแปมเพื่อการติดต่อทางธุรกิจและการสื่อสารส่วนบุคคลที่ดีเยี่ยม ในการส่งอีเมลที่ดีที่สุดคุณต้องระวังกฎไม่กี่ ตำรวจมารยาทอีเมลจะไม่มาหลังจากคุณหากคุณไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ แต่เป็นแนวทางที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดต่างๆเช่นทำผิดคนเมื่อคุณไม่ได้หมายถึงและเข้าใจผิดเช่นถูกล่วงละเมิดเมื่อคุณไม่ได้ตั้งใจ .
กฎหลักเหล่านี้ช่วยให้เราสื่อสารกันได้ดีขึ้นผ่านทางอีเมลและจ่ายเงินให้กับพวกเขา
01 จาก 25ใช้รูปลักษณ์ที่สองก่อนที่คุณจะส่งข้อความ
พิมพ์ครั้งเดียวดูสองครั้งและหลีกเลี่ยงอีเมลที่น่าอับอายที่มีข้อความผิดไปที่ผู้รับหรือผู้รับที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น:
- หยุดสักครู่หลังจากที่คุณกรอกอีเมล
- ดูชื่อผู้รับ
- อ่านข้อความอีเมล
เฉพาะคุณควรเลือกแล้วส่ง. ออนซ์ของการป้องกันมีมูลค่าปอนด์ของการรักษา
ใน Gmail และบริการอีเมลอื่น ๆ 2-3 รายการคุณสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะที่ยังไม่ได้ส่งซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้แม้กระทั่งหลังจากส่งอีเมลผิดพลาด ในกรณีที่ไม่สามารถใช้งานได้ให้ลองปล่อยฟิลด์ To ให้ว่างหรือป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อให้คุณได้รับการเตือนให้จดไว้ก่อนส่ง
02 จาก 25อย่าตั้งค่าตอบกลับทั้งหมด
ถ้า "ตอบกลับ" ดีแล้ว "ตอบกลับ" ทั้งหมดจะต้องดีกว่า ใช่มั้ย?
คำนึงถึงกล่องจดหมายของผู้รับและอย่าส่งคำตอบของคุณไปให้คนที่ไม่ต้องการ
03 จาก 25เก็บอีเมลสั้น ๆ
อย่าข่มขู่ผู้รับที่มีข้อความมากเกินไป เขียนข้อความสั้น ๆ และเข้าใจง่ายแทน
04 จาก 25ใช้คุณลักษณะ Quote อย่างหยั่งรู้
คุณคิดว่าการอ้างอิงข้อความต้นฉบับในอีเมลตอบกลับของคุณเป็นงานที่มากหรือไม่? ไม่เป็นไร บางครั้งก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความต่อเนื่อง ผู้รับของคุณอาจไม่ทราบว่าคุณกำลังตอบอะไรอยู่ แต่ถ้าคุณพูดข้อความของผู้ส่งในการตอบกลับของคุณส่วนหนึ่งความตั้งใจของคุณก็ชัดเจน
ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถคัดลอกส่วนของอีเมลของผู้ส่งแล้วเลือก "วางเป็นใบเสนอราคา" (หรือคำพูดคำนั้นที่คล้ายกัน) ในการตอบกลับของคุณ หากข้อความของผู้ส่งมีความยาวคุณไม่จำเป็นต้องพูดทุกอย่าง
05 จาก 25เขียนบรรทัดหัวเรื่องอีเมลที่มีประสิทธิภาพ
คุณทำผิดพลาดโง่ในเรื่องอีเมลของคุณ? กุญแจสำคัญในการอ่านข้อความของคุณจะไม่เป็นความฉลาด แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่บรรทัดล่างของข้อความหรือสรุปข้อความ อย่าออกไปจากคำพูดที่ไม่จำเป็น ถ้าคุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการให้พูดอย่างนั้นในหัวเรื่อง
06 จาก 25ล้างข้อมูลอีเมลก่อนที่จะส่งต่อ
การส่งต่ออีเมลเป็นวิธีที่ดีในการแบ่งปันความคิด แต่ให้แน่ใจว่าความคิดเดิมไม่สูญหายไปใน obfuscation ใช้ดีเอ็นเอในการแก้ไขบางส่วนของกลุ่มอีเมลที่ไม่สามารถใช้กับผู้รับส่งต่อได้ตราบเท่าที่ส่วนที่ถูกลบไม่ได้เปลี่ยนความตั้งใจของข้อความ
07 จาก 25เมื่ออยู่ในข้อสงสัยให้ส่งอีเมลแบบข้อความธรรมดาไม่ใช่ Rich HTML
ทุกคนไม่สามารถรับอีเมลที่จัดรูปแบบได้ บางคนอาจจะรำคาญ เพื่อความปลอดภัยมากกว่าขออภัยเพื่อส่งอีเมลข้อความธรรมดาเมื่อมีข้อสงสัย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการตั้งธุรกิจซึ่งอาจมีเวลา จำกัด
08 จาก 25อย่าส่งต่อ Hoaxes ทางอีเมล
คุณน่าสงสัยเมื่อคุณเห็นการหลอกลวงทางอีเมลที่น่าอัศจรรย์จนน่าอัศจรรย์ในกล่องจดหมายของคุณ อย่าทำผิดพลาดในการส่งต่ออีเมลโดยไม่คำนึงถึงเรื่องราวใด ๆ ที่คุณไม่ได้ตรวจสอบตัวเองและยืนยันว่าเป็นความจริง
09 จาก 25อย่าแพร่กระจายไวรัส
ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้แพร่กระจายเวิร์มและไวรัสทางอีเมลหรือทำหน้าที่เป็นพาหนะในการแพร่กระจายสแปม ทั้งหมดนี้อาจเกิดจากอีเมลที่เป็นอันตราย โชคดีที่มีการป้องกัน: ใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสให้ทันสมัยและสแกนแต่ละไฟล์ฟรี
- ซอฟต์แวร์ Windows Anti-Virus ยอดนิยม
- ซอฟต์แวร์ Mac Anti-Virus ยอดนิยม
- VirusTotal เพื่อสแกนไฟล์และ URL ออนไลน์
อธิบายว่าทำไมคุณส่งต่อ
การสื่อสารที่ดีขึ้นทำให้ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น ในการส่งต่ออีเมลและลิงก์ในแบบที่แชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและส่งเสริมความผูกพันให้สะกดไว้ที่ด้านบนของอีเมลเหตุใดคุณจึงคิดว่าผู้รับจะได้รับข้อมูลที่คุณสนใจ
11 จาก 25ให้คนรู้จักอีเมล์ของพวกเขาได้รับแล้ว
ตัวกรองแบบขยายมีการเพิ่มเติมต้อนรับการให้บริการอีเมล แต่ไม่สมบูรณ์ บางครั้งพวกเขาก็จะได้รับอีเมลที่สำคัญ คนอื่น ๆ ที่ห่วงใยความกังวลและแจ้งให้ทราบว่าคุณได้รับอีเมลของพวกเขา
12 จาก 25ถามก่อนที่คุณจะส่งเอกสารแนบขนาดใหญ่
อย่าอุดตันระบบอีเมลด้วยการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่หรือทำโดยได้รับอนุญาตเท่านั้น
13 จาก 25คุยเรื่องหนึ่งเรื่องต่ออีเมล์เท่านั้น
ทำให้โลกไม่สับสน พยายามพูดถึงหนึ่งเรื่องต่อข้อความเท่านั้น สำหรับเรื่องอื่น ๆ ให้เริ่มต้นอีเมลใหม่
14 จาก 25เรื่องเครื่องหมายวรรคตอน
เครื่องหมายจุลภาคเครื่องหมายทวิภาคเครื่องหมายยัติภังค์และเครื่องหมายอัฒภาค - ทั้งหมดมีอยู่ด้วยเหตุผล: ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นในความหมายของประโยค อย่าทำให้ชีวิตลำบากและอาจไม่ค่อยน่าสนใจสำหรับผู้รับอีเมลของคุณ ใส่ใจกับเครื่องหมายวรรคตอน
15 จาก 25ใช้อักษรย่อเพียงเล็กน้อย
DYK? ทุกคนไม่รู้จักตัวย่อทุกตัวและคำย่อเหล่านี้จะไม่ช่วยประหยัดเวลาได้มากนัก ดังนั้นใช้เพียงไม่กี่คำหากมีคำย่อและเมื่อคุณแน่ใจว่าผู้รับรู้ความหมายของคำ เป็นการหยาบคายที่จะทำให้บางคนค้นหาข้อมูลบางอย่างในอีเมลของคุณ
16 จาก 25ปรับขนาดรูปภาพให้เป็นสัดส่วนที่มีประโยชน์สำหรับอีเมล
เมื่อภาพถ่ายของคุณดูดีในอีเมลของคุณคุณดูดี เก็บภาพอีเมลที่แนบไว้ให้มีขนาดไม่ใหญ่กว่าหน้าจอโดยการปรับขนาดภาพในรูปแบบออนไลน์และฟรี
17 จาก 25การเขียนใน Caps ทั้งหมดกำลังตะโกน
อย่าตะโกนในอีเมลของคุณจนกว่าคุณจะหมายถึง ข้อความที่ตั้งไว้ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดจะถูกตีความว่าเป็นการตะโกนและเป็นการอ่านยาก
18 จาก 25ระมัดระวังกับ Irony ในอีเมล
ไม่มีจริงๆ! ฉันหมายถึงมัน สุจริต!
สื่อที่มีบริบทน้อยเช่นอีเมลไม่เหมาะสมกับการประชดและการเสียดสีแม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับก็ตาม
19 จาก 25จับภาพพิมพ์โดยการพิมพ์อีเมล์ของคุณ
สำหรับจดหมายสำคัญที่เป็นทางการอาชีพการลอกเลียนหรือจดหมายรักพิมพ์แบบร่างก่อนที่คุณจะคลิกส่ง.
ในสำเนาที่พิมพ์และด้วยดินสออยู่ในมือคุณสามารถพิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายผิดพลาดที่ไม่ตรงกับที่คุณหรือตัวตรวจสอบการสะกดผิดได้ งาน / ความสัมพันธ์ที่คุณบันทึกอาจเป็นของคุณเอง
20 จาก 25ตั้งนาฬิการะบบของคุณ
อย่าลืมส่งข้อความจาก 1981 หรือ 3078
21 จาก 25เมื่อสงสัยจะจบอีเมลด้วย "ขอบคุณ"
ถ้าคุณไม่ทราบวิธีการบอกลาเมื่อสิ้นสุดอีเมลมีสิ่งหนึ่งที่เกือบจะเหมาะสมเสมอไป ขอบคุณ
22 จาก 25ที่จะใส่ลายเซ็นของคุณ
หากไม่มีบรรทัดว่า "ลงชื่อที่นี่" คุณจะตัดสินใจว่าจะใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณได้อย่างไร? วางไว้ด้านล่างสุดของข้อความ
23 จาก 25สงสัยว่า "วิธีการใส่ในการเขียน?" ใช้ "ว่า"
คุณสังเกตเห็นว่าคนที่คุณเข้าใจได้ดีเมื่อคุณฟังพวกเขากลายเป็นเรื่องลึกลับและพูดอย่างชัดเจนเมื่อพวกเขาเริ่มเขียน?
อย่าเป็นแบบนั้น บอกอย่างนั้นและพูดแบบเดียวกับที่คุณจะพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน ตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่จะสร้างความประทับใจให้กับการเรียนรู้ภาษาอังกฤษของคุณ ไปสั้นและหวาน
24 จาก 25บีบอัดไฟล์
มีขนาดเล็กสวยงามอย่างน้อยเมื่อพูดถึงไฟล์แนบอีเมล ดังนั้นทำให้ไฟล์เล็กลงก่อนที่คุณจะส่งทางอีเมล
25 จาก 25หลีกเลี่ยงข้อความ "ฉันเกินไป"
"ฉันเกินไป" มีเนื้อหาไม่เพียงพอที่จะรับประกันอีเมล มันน่ารำคาญ. รอจนกว่าคุณจะมีอะไรเพิ่มในการสนทนาเพื่อตอบ
