คำว่า กรุ๊ปแวร์ อ้างอิงสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันหลายรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สนับสนุน ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันทำงานเป็นพอร์ทัลซึ่งผู้ใช้สร้างและอัปเดตเอกสารที่ควบคุมเวอร์ชันควบคุมเนื้อหาออนไลน์แชร์เนื้อหาเช่นปฏิทินและกล่องขาเข้ารวมทั้งสนทนาผ่านคุณลักษณะการแชทและการรับส่งข้อความด้วยการเน้นการทำงานร่วมกันและการทำงานร่วมกันในการตั้งค่าผู้ใช้หลายคน .
ในบางกรณีกรุ๊ปแวร์เป็นเครื่องมือแบบสแตนด์อโลนเช่นเดียวกับแพลตฟอร์ม OnlyOffice สำหรับการทำงานร่วมกันของเอกสารหรือแพลตฟอร์ม Intuit Quick Base สำหรับการจัดการข้อมูล ในกรณีอื่น ๆ ฟังก์ชัน groupware เช่นระบบจัดการเนื้อหา (เช่นเดียวกับ WordPress) หรือเป็นอินทราเน็ตที่มีคุณลักษณะเต็มรูปแบบ (เช่นเดียวกับ SharePoint)
คำว่า กรุ๊ปแวร์ ครอบคลุมการใช้งานซอฟต์แวร์ทั้งแบบกว้างและแบบเฉพาะเจาะจงมาก สิ่งที่พบได้ทั่วไปสำหรับคำจำกัดความคือผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมเดียวกันโดยใช้เครื่องมือและกระบวนการเดียวกัน
ประโยชน์และคุณลักษณะของ Groupware
Groupware ช่วยให้ทั้งพนักงานในสถานที่และทีมงานกระจายตัวทางภูมิศาสตร์ในการทำงานร่วมกันผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต แอพพลิเคชันซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะให้ประโยชน์มากมาย:
- การตรวจสอบและบันทึกวิธีการเข้าถึงกรุ๊ปแวร์ที่เป็นมาตรฐานบันทึกของผู้ที่ทำอะไรบันทึกที่ตรงกับข้อกำหนดการค้นพบตามกฎหมาย
- การสื่อสารเครื่องมือสนทนากลุ่มสนทนาแบบกลุ่มกล่องจดหมายส่วนตัว
- งานเชิงโต้ตอบ-polls, การแก้ไขไฟล์แบบเรียลไทม์, การจัดการงานที่ใช้ร่วมกัน
- การค้นพบการจัดเก็บไฟล์และข้อมูลข้อมูลส่วนกลางที่สนับสนุนโดยเครื่องมือค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
- เวิร์กโฟลว์ที่ประสานงานกัน- กระบวนการที่ได้รับการจัดการโดยกรุ๊ปแวร์ที่จัดการการอนุมัติการตรวจทานการพิสูจน์อักษร ฯลฯ รวมถึงการสนับสนุนกระบวนการจัดการโครงการ
- การจัดการองค์ความรู้ขององค์กรwikis ภายในเอกสารอ้างอิงที่มีการป้องกันบุ๊คมาร์คกลุ่มที่เก็บข้อมูลรหัสผ่านที่ใช้ร่วมกันประวัติการควบคุมเวอร์ชัน
- การมีส่วนร่วมทางสังคมและการจัดการชื่อเสียงกลุ่มผู้ใช้งาน, ป้ายโปรไฟล์, การปรับแต่งโปรไฟล์โดยผู้ใช้, gamification ผ่านระดับผู้ใช้และการแข่งขันกับผู้ใช้
ไม่ใช่พนักงานที่ทำงานใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่ได้รับประโยชน์จากกรุ๊ปแวร์ สำหรับผู้ประกอบการและ freelancers เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ได้ง่ายการทำงานร่วมกันและการติดต่อสื่อสารผ่านโครงการต่างๆกับลูกค้าระยะไกลทั้งหมดนี้มาจากความสะดวกสบายของโฮมออฟฟิศ
โซลูชันกรุ๊ปแวร์ต่างสนับสนุนคุณลักษณะที่แตกต่างกัน สภาพแวดล้อมกรุ๊ปแวร์ส่วนใหญ่ไม่มีคุณลักษณะทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านบน แต่ส่วนมากจะมีชุดย่อยในชุดค่าผสมที่แตกต่างกัน ความท้าทายอย่างหนึ่งในการเลือกโซลูชันกรุ๊ปแวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจที่ต้องการจะอยู่ในความสมดุลของคุณลักษณะที่แต่ละแพลตฟอร์มมีให้เทียบกับความต้องการขององค์กร
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ของ Groupware
Lotus Notes ของ IBM (หรือ Lotus Software ตามเว็บไซต์ Lotus ของ IBM) เป็นชุดซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันที่เก่าแก่ที่สุดและยังคงใช้งานอยู่ในสำนักงานหลายแห่งในปัจจุบัน Microsoft SharePoint เป็นอีกหนึ่งโซลูชันกรุ๊ปแวร์ที่สำคัญซึ่งได้รับการยอมรับในองค์กรขนาดใหญ่
กลุ่มผลิตภัณฑ์กรุ๊ปแวร์ที่ครอบคลุมที่ครอบคลุมนอกเหนือจากข้อเสนอของ IBM และ Microsoft ได้แก่ :
- แพลตฟอร์มอีเมลเอกสารและความร่วมมือทางสังคมของ G-Suite-Google
- Zoho One เป็นชุดธุรกิจที่มุ่งเน้นทางธุรกิจสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กและขนาดกลาง
- Salesforce - แพลตฟอร์มสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า
นอกจากนี้ระบบนิเวศที่รุ่งเรืองของกรุ๊ปแวร์ที่มีกรณีการใช้งานแบบมุ่งเป้าหมายมีความยืดหยุ่นในการใช้โซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานร่วมกับชุดซอฟต์แวร์กลุ่มที่มีราคาแพงกว่าหรือมากกว่านั้นแทน:
- Basecamp เครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยม
- ฮัดเดิลแชทซึ่งมีบัญชีฟรีและ จำกัด และบัญชีที่ชำระเงิน
- Xero ซึ่งมีระบบบัญชีออนไลน์แบบสมบูรณ์ในระบบคลาวด์
- WordPress ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มฟรีสำหรับเนื้อหาบนเว็บ
