ตัวเลือกการพิมพ์สเปรดชีต: Excel 2007

การพิมพ์ในโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Excel แตกต่างจากการพิมพ์ในโปรแกรมอื่น ๆ เล็กน้อยเช่นโปรแกรมประมวลผลคำ หนึ่งในความแตกต่างหลักคือ Excel 2007 มีห้าตำแหน่งในโปรแกรมที่มีตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์

01 จาก 07

ภาพรวม - ตัวเลือกการพิมพ์สเปรดชีตใน Excel 2007 ส่วนที่ 1

บทแนะนำนี้ครอบคลุมตัวเลือกการพิมพ์ Excel 2007 ที่สามารถใช้งานได้ผ่านทางปุ่ม Office, กล่องโต้ตอบการพิมพ์, แถบเครื่องมือด่วน, ตัวอย่างก่อนพิมพ์และกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

หัวข้อการสอน

• ตัวเลือกการพิมพ์ของ Office Button
• กล่องโต้ตอบการพิมพ์
• การพิมพ์จากแถบเครื่องมือ Quick Access Toolbar
• ตัวเลือกการพิมพ์ของตัวอย่างก่อนพิมพ์
• กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ - ตัวเลือกแท็บหน้า
• กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ - ตัวเลือกแท็บแผ่น

02 จาก 07

ตัวเลือกการพิมพ์ของ Office Button

มีตัวเลือกการพิมพ์สามแบบที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านปุ่ม Office ใน Excel 2007:

• กล่องโต้ตอบการพิมพ์
• พิมพ์ด่วน
• ตัวอย่างก่อนพิมพ์

ตัวเลือกเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้โดย:

1. คลิกที่ปุ่ม ปุ่ม Office เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
2. การวางตัวชี้เมาส์ไว้ที่ ตัวเลือกการพิมพ์ ในเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อแสดงตัวเลือกการพิมพ์ในแผงด้านขวาของเมนู
3. คลิกที่ ตัวเลือกการพิมพ์ที่ต้องการ ในแผงด้านขวามือของเมนูเพื่อเข้าสู่ตัวเลือก

03 จาก 07

กล่องโต้ตอบการพิมพ์

สี่พื้นที่ตัวเลือกหลักในกล่องโต้ตอบการพิมพ์คือ:

1. เครื่องพิมพ์ - ช่วยให้คุณสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์ได้ หากต้องการเปลี่ยนเครื่องพิมพ์คลิกที่ลูกศรลงที่ด้านท้ายของบรรทัดชื่อเครื่องพิมพ์ n กล่องโต้ตอบและเลือกจากเครื่องพิมพ์ที่แสดงในเมนูแบบเลื่อนลง
2. ช่วงการพิมพ์
   • ทั้งหมด - การตั้งค่าเริ่มต้น - หมายถึงหน้าที่อยู่ในเวิร์กบุคที่มีข้อมูลเท่านั้น
   • หน้า - ระบุหมายเลขหน้าเริ่มต้นและหน้าสุดท้ายสำหรับหน้าที่ต้องการพิมพ์
3. พิมพ์อะไร
   • แผ่นงานล่าสุด - การตั้งค่าเริ่มต้น - พิมพ์หน้าเวิร์กชีตที่อยู่บนหน้าจอเมื่อ พิมพ์ เปิดกล่องโต้ตอบ
   • การเลือก - พิมพ์ช่วงที่เลือกบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่
   • สมุด พิมพ์หน้าเว็บในสมุดงานที่มีข้อมูล
4. สำเนา
   • จำนวนสำเนา - กำหนดจำนวนสำเนาที่จะพิมพ์
   • จัดเรียง - หากพิมพ์สมุดงานหลายหน้ามากกว่าหนึ่งชุดคุณสามารถเลือกพิมพ์สำเนาตามลำดับ

04 จาก 07

การพิมพ์จากแถบเครื่องมือ Quick Access Toolbar

แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนใช้เพื่อจัดเก็บทางลัดไปยังคุณลักษณะที่ใช้งานบ่อยใน Excel 2007 นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถเพิ่มทางลัดไปยังคุณลักษณะ Excel ที่ไม่มีอยู่ใน Ribbon ใน Excel 2007

ตัวเลือกแถบเครื่องมือ Quick Access

พิมพ์ด่วน: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณพิมพ์แผ่นงานปัจจุบันได้ด้วยคลิกเดียว Quick Print ใช้การตั้งค่าการพิมพ์ปัจจุบันเช่นเครื่องพิมพ์เริ่มต้นและขนาดกระดาษเมื่อพิมพ์ การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเริ่มต้นเหล่านี้สามารถทำได้ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์

Quick Print มักใช้ในการพิมพ์สำเนาแผ่นงานฉบับร่างเพื่อพิสูจน์อักษร

รายการพิมพ์: ตัวเลือกนี้ใช้ในการพิมพ์บล็อกข้อมูลที่จัดรูปแบบไว้เป็นตารางหรือรายการ คุณต้องคลิกที่ตารางข้อมูลในแผ่นงานก่อนที่ปุ่มนี้จะใช้งานได้

เช่นเดียวกับ Quick Print รายการพิมพ์จะใช้การตั้งค่าการพิมพ์ปัจจุบันเช่นเครื่องพิมพ์เริ่มต้นและขนาดกระดาษเมื่อพิมพ์

ตัวอย่างก่อนพิมพ์: คลิกที่ตัวเลือกนี้จะเปิดแยกต่างหาก ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หน้าต่างที่แสดงแผ่นงานปัจจุบันหรือพื้นที่พิมพ์ที่เลือก Print Preview ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดของเวิร์กชีทก่อนสั่งพิมพ์ได้ ดูขั้นตอนต่อไปในบทแนะนำสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้

อาจจำเป็นต้องเพิ่มตัวเลือกการพิมพ์บางส่วนหรือทั้งหมดลงในแถบเครื่องมือด่วนก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้ คุณสามารถดูคำแนะนำในการเพิ่มทางลัดไปยังแถบเครื่องมือด่วนได้ที่นี่

05 จาก 07

ตัวเลือกการพิมพ์ของตัวอย่างก่อนพิมพ์

Preview พิมพ์แสดงแผ่นงานปัจจุบันหรือพื้นที่พิมพ์ที่เลือกในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง จะแสดงให้เห็นว่าข้อมูลจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์

เป็นความคิดที่ดีในการดูแผ่นงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณจะพิมพ์คือสิ่งที่คุณคาดหวังและต้องการ

หน้าจอ Print Preview สามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่:

• บน ทางลัด บนแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน
• บน พิมพ์ตัวเลือก ของเมนูแบบเลื่อนลง Office Button
• บน ปุ่มแสดงตัวอย่าง ในกลองโตตอบ Print (พิมพ)

แถบเครื่องมือแสดงตัวอย่างการพิมพ์

ตัวเลือกในแถบเครื่องมือแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์มีไว้เพื่อช่วยให้คุณทราบว่าแผ่นงานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์แล้ว

ตัวเลือกในแถบเครื่องมือนี้คือ:

• พิมพ์ - เปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์
• ตั้งค่าหน้ากระดาษ - เปิดกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ
• ซูม - ช่วยให้คุณสามารถขยายแผ่นงานได้
• ถัดไปและก่อนหน้า - เลื่อนดูหน้าเว็บทั้งหมดที่กำลังดูตัวอย่าง
• แสดงขอบ - แสดงขอบสำหรับหน้าที่กำลังดูตัวอย่าง
• ปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์ - ปิดหน้าต่างแสดงตัวอย่างและส่งกลับไปยังแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

06 จาก 07

กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ - ตัวเลือกแท็บหน้า

แท็บหน้าในกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษมีสามส่วนของตัวเลือกการพิมพ์

1. ปฐมนิเทศ - ช่วยให้คุณพิมพ์แผ่นงานด้านข้าง (มุมมองแนวนอน) มีประโยชน์มากสำหรับสเปรดชีตที่มีความกว้างเพียงเล็กน้อยในการพิมพ์โดยใช้มุมมองแนวตั้งเริ่มต้น
2. ขูดหินปูน - ช่วยให้คุณสามารถปรับขนาดของแผ่นงานที่คุณพิมพ์ได้ส่วนใหญ่มักใช้สำหรับการหดแผ่นงาน Excel ให้พอดีกับแผ่นงานจำนวนน้อยหรือการขยายแผ่นงานขนาดเล็กเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายขึ้น
3. ขนาดกระดาษและคุณภาพการพิมพ์
   • ขนาดกระดาษ - ปรับบ่อยที่สุดเพื่อรองรับแผ่นงานขนาดใหญ่เช่นเปลี่ยนขนาดตัวอักษรเริ่มต้น (8 ½ X 11 นิ้ว) เป็นขนาดกฎหมาย (8 ½ X 14 นิ้ว)
   • คุณภาพการพิมพ์ - ต้องทำด้วยจำนวนจุดต่อนิ้ว (dpi) ของหมึกที่ใช้ในการพิมพ์หน้า หมายเลข dpi ที่สูงกว่าคุณภาพงานพิมพ์จะสูงขึ้น

07 จาก 07

กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ - ตัวเลือกแท็บแผ่น

แท็บแผ่นงานของกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษมีสี่ส่วนของตัวเลือกการพิมพ์

1. พื้นที่พิมพ์ - เลือกช่วงของเซลล์ในสเปรดชีทเพื่อพิมพ์ มีประโยชน์มากหากคุณสนใจในการพิมพ์ส่วนเล็ก ๆ ของแผ่นงาน
2. พิมพ์ชื่อ - ใช้สำหรับพิมพ์แถวและคอลัมน์บางแถวในทุกๆหน้า - โดยทั่วไปคือหัวเรื่องหรือชื่อ
3. พิมพ์ - ตัวเลือกที่มีให้:
   • เส้นตาราง - สำหรับการพิมพ์เส้นตารางงาน - ทำให้ง่ายต่อการอ่านข้อมูลบนแผ่นงานขนาดใหญ่
   • ดำและขาว - สำหรับใช้กับเครื่องพิมพ์สี - ป้องกันไม่ให้มีการพิมพ์สีในแผ่นงาน
   • คุณภาพของร่าง - พิมพ์สำเนาฉบับย่อที่มีคุณภาพต่ำซึ่งช่วยประหยัดหมึกพิมพ์หรือหมึกพิมพ์
   • หัวเรื่องแถวและคอลัมน์ - พิมพ์หมายเลขแถวและตัวอักษรของคอลัมน์ลงด้านข้างและด้านบนของแผ่นงานแต่ละแผ่น
   • ความคิดเห็นที่: - พิมพ์ความคิดเห็นทั้งหมดที่ได้รับการเพิ่มลงในแผ่นงาน
   • ข้อผิดพลาดของเซลล์เป็น: - ตัวเลือกสำหรับพิมพ์ข้อความแสดงข้อผิดพลาดในเซลล์ - ค่าดีฟอลต์คือ ตามที่ปรากฏ - ความหมายตามที่ปรากฏในแผ่นงาน
4. ลำดับหน้าเว็บ - เปลี่ยนลำดับสำหรับการพิมพ์หน้ากระดาษในสเปรดชีตหลายหน้า ปกติ Excel จะพิมพ์แผ่นงานลง หากคุณเปลี่ยนตัวเลือกจะพิมพ์ข้าม