ความสำคัญของข้อความอีเมลคืออะไร

อีเมลส่วนใหญ่ของเราน่าจะถือเป็นเรื่องสำคัญ แต่ก็ไม่ใช่ทั้งหมด ความสามารถในการแยกแยะข้อความสำคัญจากคนอื่น ๆ เช่นสแปมหรือข้อความที่ไม่ต้องการความสนใจของเราได้อย่างรวดเร็วอาจส่งผลต่อเวลาที่ใช้ในการลอดผ่านอีเมล

บริการและโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะใช้สิ่งที่เรียกว่า ลำดับความสำคัญของข้อความ เพื่อกำหนดสิ่งที่สำคัญและสิ่งที่ไม่สำคัญ มีสองวิธีหลัก ๆ ที่สามารถใช้ลำดับความสำคัญของข้อความได้ด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติและถึงแม้จะดูแปลกที่จะทำคุณสามารถทำเครื่องหมายว่าข้อความเป็นลำดับความสำคัญต่ำหรือไม่สำคัญได้

มันทำงานอย่างไร

ขึ้นอยู่กับบริการอีเมลและโปรแกรมที่คุณใช้คุณอาจสามารถทำเครื่องหมายข้อความด้วยตัวเองว่าสำคัญหรือไม่สำคัญ เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งอีเมลหากเป็นคุณลักษณะที่รวมไว้คุณสามารถพูดได้ว่าอีเมลมีความสำคัญและควรถูกตั้งค่าเป็นผู้รับหรือคุณสามารถลดความสำคัญได้เพื่อไม่ให้พวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องระบุที่อยู่ อีเมลได้ทันที

อีเมลที่มีความสำคัญสูงสุดอาจเป็นตัวหนาในกล่องขาเข้าหรือทำเครื่องหมายว่าเป็นสีแดงในขณะที่ข้อความที่มีความสำคัญน้อยกว่านั้นอาจเป็นสีเทาหรือเลื่อนลงในรายการ ข้อมูลเฉพาะขึ้นอยู่กับโปรแกรมอีเมลของผู้รับ

ผู้ให้บริการอีเมลบางรายตั้งค่าความสำคัญของอีเมลโดยอัตโนมัติแม้ว่าระดับผู้ใช้จะไม่ได้ระบุระดับความสำคัญก็ตาม ระบบจะถือว่าระดับความสำคัญและกรองข้อมูลดังกล่าวลงในส่วน "สำคัญ" ของกล่องจดหมายของคุณ คุณลักษณะนี้อิงตามลักษณะการทำงานที่คาดคะเนไว้และบริการนี้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาโดยพิจารณาจากผู้ที่คุณอีเมลและข้อความถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหรือจากบุคคลที่แท้จริง

โปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ อาจช่วยให้คุณเปลี่ยนสถานะสำคัญของอีเมล นี่เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งหากผู้รับใช้แฟล็กบุริมภาพที่มีลำดับความสำคัญสูงมาก ๆ เมื่อไม่ควรทำ แต่ก็มีประโยชน์อย่างเท่าเทียมกันหากคุณต้องการให้มีอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งรายหนึ่งถูกทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญเพื่อไม่ให้คุณพลาดการติดตาม

ทำไมมันสำคัญ

คุณต้องการอะไร: โปรแกรมอีเมลที่แจ้งเตือนคุณทุกครั้งที่คุณได้รับข้อความแม้แต่สแปมหรือข้อความที่กรองสิ่งที่คิดว่าไม่สำคัญออกไปโดยอัตโนมัติและทำให้คุณมีอีเมลที่สำคัญที่สุดในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากหรือดีกว่า ที่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณหรือไม่?

เมื่อคุณใช้เวลาน้อยลงในการรับอีเมลที่ไม่สำคัญคุณสามารถใช้เวลาทำงานหรือตอบกลับอีเมลที่ต้องการการโฟกัสและความสนใจได้มากขึ้นในขณะนี้ เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารไม่เพียง แต่จะดีขึ้นและได้รับการตอบรับอย่างรวดเร็ว แต่สามารถดูสิ่งที่สำคัญเมื่อคุณได้รับข้อความใหม่ ๆ นับสิบ ๆ หรือมากกว่าทุกวัน

ไคลเอ็นต์อีเมลอาจส่งการแจ้งเตือนอีเมลใหม่เฉพาะเมื่อเห็นว่าข้อความมีความสำคัญขึ้นอยู่กับแอปที่คุณใช้ คุณสามารถดูวิธีการที่เป็นประโยชน์เพื่อกำจัดอีเมลทั้งหมดที่ไม่สำคัญออกจากการแจ้งเตือนของคุณโดยไม่ลบเลย

การสื่อสารความสำคัญของข้อความมีความสำคัญเหมือนกับอีเมลที่อยู่ในการติดต่อแบบตัวต่อตัวและไม่ยากมากนัก ทั้งหมดจะใช้เวลาคือการตัดสินใจระหว่างลำดับความสำคัญสูงหรือต่ำเมื่อคุณส่งอีเมล

ทำอย่างไร

ลูกค้าอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของข้อความเมื่อเขียนอีเมล โดยปกติแล้วจะอยู่ในกล่องเขียนเนื่องจากคุณสามารถกำหนดระดับที่สำคัญได้ตามแต่ละอีเมล

คุณสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญของข้อความหรืออนุญาตให้มีการกรองเป็นพิเศษ สำคัญ ดูในทุกประเภทของอีเมลไคลเอ็นต์และบริการเว็บเมล ตัวอย่างเช่น Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com และ Yahoo Mail