บทนำเกี่ยวกับจดหมายเวียนและการใช้งานจดหมาย

การผสานจดหมายเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างชุดเอกสารที่คล้ายกัน แต่มีองค์ประกอบข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันและตัวแปร ทำได้โดยการเชื่อมโยงฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยองค์ประกอบข้อมูลเหล่านั้นไปยังเอกสารซึ่งประกอบด้วยเขตข้อมูลผสานซึ่งจะมีข้อมูลที่เป็นเอกลักษณ์

จดหมายเวียนช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามโดยการทำขั้นตอนการป้อนข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเช่นชื่อและที่อยู่ลงในเอกสาร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเชื่อมโยงจดหมายฟอร์มไปยังกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook; จดหมายฉบับนี้อาจมีเขตข้อมูลผสานสำหรับที่อยู่ติดต่อของแต่ละคนและอีกส่วนหนึ่งสำหรับชื่อผู้ติดต่อที่ตรงกันในฐานะคำทักทายของจดหมาย

การใช้ Mail Merge

จดหมายเวียนสำหรับคนจำนวนมากทำให้เกิดความคิดในเรื่องอีเมลขยะ ในขณะที่นักการตลาดปฏิเสธไม่ได้ว่าจะใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วและง่ายดายการใช้งานอื่น ๆ อีกมากมายอาจทำให้คุณประหลาดใจและเปลี่ยนวิธีที่คุณสร้างเอกสารบางอย่าง

คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างเอกสารสิ่งพิมพ์ประเภทใดก็ได้เช่นเดียวกับเอกสารและแฟกซ์ที่เผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ ชนิดของเอกสารที่คุณสามารถสร้างโดยใช้จดหมายเวียนเป็นแบบไร้ขีด จำกัด นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• แคตตาล็อก
• สินค้าคงเหลือ
• ใบแจ้งหนี้
• ป้ายกำกับ
• ซองจดหมาย
• และแน่นอนตัวอักษร

เมื่อใช้อย่างชาญฉลาดจดหมายเวียนจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเอกสารที่คุณสร้างได้ ตัวอย่างเช่นโดยการปรับแต่งตัวอักษรด้วยชื่อผู้รับหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้รับแต่ละรายคุณจะนำเสนอภาพที่สวยงามและเป็นส่วนตัวซึ่งจะกำหนดขั้นตอนสำหรับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

กายวิภาคของจดหมายเวียน

จดหมายเวียนประกอบด้วยสองส่วนหลักคือเอกสารและแหล่งข้อมูลหรือที่เรียกว่าฐานข้อมูล Microsoft Word ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของคุณโดยให้คุณใช้โปรแกรม Office อื่น ๆ เช่น Excel และ Outlook เป็นแหล่งข้อมูล หากคุณมีชุดโปรแกรม Office เต็มรูปแบบโดยใช้แอพพลิเคชันหนึ่งเป็นแหล่งข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่ายสะดวกและขอแนะนำ การใช้รายชื่อผู้ติดต่อที่คุณได้ป้อนลงในสมุดติดต่อ Outlook ของคุณจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลนั้นลงในแหล่งข้อมูลอื่น การใช้สเปรดชีต Excel ที่มีอยู่จะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นมากกว่ากับข้อมูลของคุณมากกว่าแหล่งข้อมูลที่ Word จะสร้างขึ้น

หากคุณมีเฉพาะโปรแกรม Word คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนได้ Word มีความสามารถในการสร้างแหล่งข้อมูลที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์สำหรับคุณเพื่อใช้ในจดหมายเวียนของคุณ

การตั้งค่าจดหมายเวียน

จดหมายเวียนอาจดูเหมือนซับซ้อนและซับซ้อน - ข้อมูลหนักเอกสารที่พึ่งพาฐานข้อมูลขนาดใหญ่แน่นอนสามารถ อย่างไรก็ตาม Word ช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่าจดหมายเวียนสำหรับการใช้งานทั่วไปโดยการให้วิซาร์ดที่นำคุณสู่กระบวนการเชื่อมโยงเอกสารกับฐานข้อมูล โดยทั่วไปคุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายได้ไม่ถึง 10 ขั้นตอนรวมถึงการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งน้อยกว่าการจัดเตรียมเอกสารของคุณด้วยตนเองและเวลาและความยุ่งยากน้อยลงด้วย