แม้ว่าการสูญหายของข้อมูลจะส่งผลต่อทุกคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ แต่ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ การสูญเสียเอกสารสำคัญที่คุณใช้ไปเป็นเวลานานทำให้เกิดความหงุดหงิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นเหมือนผู้ใช้ส่วนใหญ่ผู้สร้างเอกสารโดยตรงบนคอมพิวเตอร์และไม่มีผลประโยชน์จากสำเนาที่เขียนด้วยลายมือ คำถามและนิทานวิบัติเกี่ยวกับการกู้คืนไฟล์ที่สูญหายดาษดื่นในฟอรัมออนไลน์และหน่วยสนับสนุนด้านเทคนิคการทิ้งระเบิด วิธีเดียวที่จะกู้คืนไฟล์ที่หายไปคือการกู้คืนข้อมูลจากการสำรองข้อมูล นี่คือเหตุผลที่ระบบป้องกันข้อมูลสูญหายในตอนแรกมีความสำคัญมาก ต่อไปนี้เป็นวิธีที่จะทำให้เอกสารที่ประมวลผลคำของคุณมีความปลอดภัยอยู่ 5 วิธี
อย่าเก็บเอกสารของคุณไว้ในไดรฟ์เดียวกับระบบปฏิบัติการของคุณ
แม้ว่าประมวลผลคำส่วนใหญ่จะบันทึกไฟล์ไว้ใน เอกสารของฉัน โฟลเดอร์นี้เป็นสถานที่ที่เลวร้ายที่สุดสำหรับพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นความล้มเหลวของไวรัสหรือซอฟต์แวร์ปัญหาคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีผลต่อระบบปฏิบัติการและมักเป็นทางออกเดียวคือฟอร์แมตไดรฟ์และติดตั้งระบบปฏิบัติการอีกครั้ง ในกรณีดังกล่าวทุกอย่างบนไดรฟ์จะหายไป
การติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์ตัวที่สองในคอมพิวเตอร์เป็นวิธีที่ค่อนข้างประหยัดในการดูแลปัญหานี้ ฮาร์ดไดรฟ์ภายในที่สองจะไม่ได้รับผลกระทบหากระบบปฏิบัติการเสียหายและยังสามารถติดตั้งในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้หากคุณต้องการซื้อฮาร์ดไดรฟ์ใหม่ นอกจากนี้คุณจะประหลาดใจที่ว่าพวกเขาจะตั้งค่าได้ง่ายเพียงใด หากคุณสงสัยเกี่ยวกับการติดตั้งไดรฟ์ภายในที่สองฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ไดรฟ์ภายนอกสามารถต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ตลอดเวลาเพียงเสียบปลั๊กเข้ากับพอร์ต USB หรือ Firewire ไดรฟ์ภายนอกจำนวนมากยังมีประโยชน์เพิ่มเติมสำหรับการสำรองข้อมูลแบบครั้งเดียวและ / หรือกำหนดเวลา คุณเพียงแค่ระบุโฟลเดอร์และกำหนดการและซอฟต์แวร์จะดูแลส่วนที่เหลือ
สำรองไฟล์ของคุณเป็นประจำไม่ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน
เพียงจัดเก็บไฟล์ของคุณในตำแหน่งอื่นนอกเหนือจากระบบปฏิบัติการของคุณไม่เพียงพอ คุณต้องสร้าง ปกติ การสำรองไฟล์ของคุณ และให้หน้า: แม้สำรองข้อมูลของคุณอาจมีการล้มเหลว: ดีวีดีได้รับรอยขีดข่วนและฮาร์ดไดรฟ์แบ่ง เป็นการเพิ่มโอกาสในการเรียกดูไฟล์โดยการสำรองข้อมูลครั้งที่สอง ถ้าข้อมูลมีความสำคัญอย่างแท้จริงคุณอาจต้องการคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในห้องเก็บของที่ทนไฟ
ระวังสิ่งที่แนบมากับอีเมล
แม้ว่าคุณจะมั่นใจว่าไม่มีไวรัส แต่สิ่งที่แนบมากับอีเมลอาจทำให้คุณสูญเสียข้อมูล ลองคิดดูซิว่าหากคุณได้รับเอกสารที่มีชื่อเดียวกับไดรฟ์และซอฟต์แวร์อีเมลของคุณได้รับการตั้งค่าให้บันทึกเอกสารแนบในตำแหน่งเดียวกันคุณจะเสี่ยงต่อการเขียนทับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว กรณีเช่นนี้มักเกิดขึ้นเมื่อคุณร่วมมือกับเอกสารและเพื่อนร่วมงานที่ส่งการอัปเดตทางอีเมล ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณตั้งค่าโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อบันทึกไฟล์แนบในตำแหน่งที่ไม่ซ้ำกันหรือยกเว้นที่คิดสองครั้งก่อนจะบันทึกไฟล์แนบอีเมลในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ระวังข้อผิดพลาดของผู้ใช้
เราไม่ชอบที่จะยอมรับมัน แต่เรามักจะแก้ปัญหาของเราเอง ใช้ประโยชน์จากการป้องกันในตัวประมวลผลคำเช่นคุณลักษณะการกำหนดรุ่นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ผู้ใช้สูญเสียข้อมูลโดยทั่วไปคือเวลาที่กำลังแก้ไขเอกสารและลบบางส่วนโดยไม่ได้ตั้งใจ หลังจากเอกสารได้รับการบันทึกไว้ส่วนที่เปลี่ยนหรือลบจะสูญหายไปเว้นแต่คุณจะเปิดใช้งานคุณลักษณะที่จะเก็บการเปลี่ยนแปลงให้กับคุณ
ถ้าคุณไม่ต้องการยุ่งกับคุณลักษณะขั้นสูงให้ใช้ F12 สำคัญก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานเพื่อบันทึกไฟล์ภายใต้ชื่ออื่น มันไม่ได้เป็นจัดเป็นบางส่วนของวิธีการอื่น ๆ แต่ก็เป็นเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์กระนั้น
ไปที่เมฆ
การจัดเก็บไฟล์และการสำรองข้อมูลในระบบคลาวด์แบบระยะไกลเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น มีข้อดีหลายประการเช่นการจัดสรรพื้นที่ที่กว้างขวางการใช้งานง่ายเข้าถึงได้จากทุกที่และอุปกรณ์ที่คุณใช้อยู่และความน่าเชื่อถือ บริการเก็บข้อมูลแบบ Cloud จะสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ของตัวเองดังนั้นจึงมีการป้องกันไฟล์ที่เก็บไว้ด้วยวิธีนี้สองชั้น ด้วยเหตุนี้การจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคนส่วนใหญ่
มีตัวเลือกฟรีหลายหลัก:
- Google ไดรฟ์มีขนาด 15GB พร้อมกับทุกบัญชี Google
- ผู้ใช้ Mac ได้รับ 5GB กับ iCloud ซึ่งมีอยู่ในอุปกรณ์ Apple ทุกเครื่อง
- Microsoft ให้พื้นที่ 5BG กับ OneDrive ซึ่งมาพร้อมกับ Office 365 และบัญชี Xbox
หากคุณมีมากกว่าที่จะจัดเก็บบริการต่างๆข้างต้นจะมีตัวเลือกการชำระเงินเช่นเดียวกับ บริษัท จัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์จำนวนมาก
เก็บสำเนาเอกสารของคุณไว้อย่างดี
ไม่ได้สง่างามและจะไม่ทำให้คุณไม่ต้องพิมพ์และจัดรูปแบบเอกสารอีกครั้ง แต่การเก็บสำเนาเอกสารสำคัญไว้อย่างน้อยก็จะทำให้มั่นใจได้ว่าคุณมีเนื้อหาในไฟล์และดีกว่าไม่มีอะไรเลย
