การใช้คุณสมบัติการบันทึกอัตโนมัติและคุณสมบัติของ Mac

Auto-Save and Versions เป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ Mac ตั้งแต่เปิดตัว OS X Lion คุณลักษณะทั้งสองนี้มีการเปลี่ยนแปลงโดยพื้นฐานว่าคุณทำงานกับเอกสารบน Mac อย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่คุณจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายด้วยตนเองในการบันทึกเอกสารขณะทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถกลับไปหรือเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันก่อน ๆ

แต่น่าเสียดายที่แอปเปิ้ลไม่ได้ให้ข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการใช้คุณสมบัติใหม่ ๆ เหล่านี้ คุณอาจไม่ได้สังเกตเห็นพวกเขา ในคู่มือนี้เราจะดูวิธีใช้ทั้งการบันทึกอัตโนมัติและเวอร์ชันเพื่อจัดการเอกสารของคุณและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

บันทึกอัตโนมัติ

Auto-Save เป็นบริการทั่วทั้งระบบที่ช่วยให้แอปพลิเคชันสามารถบันทึกเอกสารที่คุณกำลังทำงานได้โดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องออกคำสั่ง save บันทึกอัตโนมัติเมื่อคุณทำงานกับเอกสาร เมื่อคุณหยุดชั่วคราวจะเป็นการบันทึกเอกสาร ถ้าคุณทำงานอย่างต่อเนื่อง Auto-Save จะบันทึกทุกๆ 5 นาที นั่นหมายความว่าคุณจะไม่เสียเวลาทำงานเกิน 5 นาทีหากมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นเช่นไฟดับหรือแมวใช้แป้นพิมพ์ลัดบนแป้นพิมพ์ของคุณ

การบันทึกอัตโนมัติจะไม่สร้างเอกสารใหม่ทุกครั้งที่มีการบันทึก หากทำได้คุณอาจใช้เนื้อที่ไดรฟ์ไม่เพียงพอ แต่การบันทึกอัตโนมัติจะเก็บเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำระหว่างแต่ละจุดบันทึกอัตโนมัติในเวลาเดียวกัน

บริการบันทึกอัตโนมัติจะนำเสนอแก่แอปที่ใช้เอกสารซึ่งจะบันทึกไฟล์ไว้ใน Mac แม้ว่าแอปใด ๆ จะได้ประโยชน์จากบริการ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น แอปพลิเคชันด้านประสิทธิภาพที่สำคัญบางอย่างเช่น Microsoft Office ไม่ใช้ Auto-Save; พวกเขาใช้ขั้นตอนการจัดการไฟล์ของตนเองแทน

รุ่น

รุ่นทำงานควบคู่ไปกับการบันทึกอัตโนมัติเพื่อให้วิธีเข้าถึงและเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้านี้ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ในอดีตเราหลายคนได้ทำสิ่งที่คล้ายคลึงกันโดยใช้คำสั่ง Save As เพื่อบันทึกเอกสารที่มีชื่อไฟล์อื่นเช่น Monthly Report 1, Monthly Report 2 ฯลฯ ซึ่งทำให้เราสามารถแก้ไขเอกสารได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่อง การสูญเสียเวอร์ชันที่ดีขึ้นกว่าเดิม รุ่นทำแบบเดียวกันโดยอัตโนมัติ จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและเปรียบเทียบเอกสารทุกรุ่นที่คุณสร้างขึ้นได้

เวอร์ชันสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ทุกครั้งที่คุณเปิดหนังสือทุกๆชั่วโมงที่คุณกำลังทำงานและทุกครั้งที่คุณใช้คำสั่งบันทึกบันทึกบันทึกซ้ำทำสำเนาหรือบันทึกเป็น การบันทึกอัตโนมัติไม่ได้สร้างเวอร์ชันใหม่ จะเพิ่มลงในเวอร์ชันปัจจุบัน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถใช้ Versions เพื่อดูว่าเอกสารมีลักษณะเป็นเวลา 5 นาทีที่ผ่านมาได้อย่างไรเว้นแต่คุณได้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งดังกล่าวข้างต้น

ใช้ Auto-Save และ Versions

Auto-Save และ Versions จะเปิดขึ้นโดยค่าเริ่มต้นใน OS X Lion และภายหลัง คุณไม่สามารถปิดการทำงานได้ แต่คุณสามารถควบคุมวิธีการทำงานในเอกสารแต่ละฉบับได้

สำหรับตัวอย่างในคู่มือนี้เราจะใช้แอป TextEdit ซึ่งมาพร้อมกับ Mac OS และใช้ Auto-Save and Versions

ก่อนที่เราจะเริ่มต้นสิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าแอปเปิ้ลมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในการเข้าถึงข้อมูลเวอร์ชั่น ใน OS X Lion และ Mountain Lion ข้อมูลเวอร์ชันจะเข้าถึงได้จากชื่อหน้าต่างของแอปหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าไอคอนพร็อกซี ถัดจากชื่อเอกสารคือเครื่องหมายสี่เหลี่ยมขนาดเล็กที่เมื่อคลิกแล้วจะแสดงเมนูที่มีตัวเลือกเวอร์ชันสำหรับเอกสารที่เลือกไว้

ใน OS X Mavericks และภายหลังรวมถึง macOS ใหม่ Apple ได้ย้ายรายการเมนู Versions ไปยังเมนู File ของแอ็พพลิเคชั่นในขณะที่ออกจากฟังก์ชัน Auto-Save Lock ภายในชื่อของหน้าต่างเอกสาร

เราจะสำรวจทั้งสองรูปแบบของเวอร์ชันในตัวอย่างด้านล่าง:

1. เปิด TextEdit, ตั้งอยู่ที่ / การประยุกต์ใช้งาน.

2. เมื่อ TextEdit เปิดเลือก ไฟล์, ใหม่ เพื่อสร้างเอกสารใหม่

3. พิมพ์บรรทัดหรือสองบรรทัดในเอกสารจากนั้นเลือก ไฟล์, บันทึก. ป้อนชื่อไฟล์และคลิกบันทึก

4. หน้าต่างเอกสารจะแสดงชื่อของเอกสารในชื่อหน้าต่าง

5. ปล่อยให้ตัวชี้เมาส์วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารในชื่อหน้าต่าง เครื่องหมายเชฟรอนเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นแสดงว่าชื่อเป็นเมนูแบบเลื่อนลง ในบางรุ่นที่ใหม่กว่าของ macOS, chevron จะมีอยู่แล้ว แต่จะกลายเป็นที่โดดเด่นมากขึ้นเมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปวางไว้

6. คลิกชื่อเอกสารเพื่อดูรายการเมนูที่มีอยู่ซึ่งรวมถึง ล็อค, ซ้ำ, และ เรียกดูเวอร์ชันทั้งหมด ในสิงโตภูเขา OS X และก่อนหน้านี้และเพียง ล็อค และ ปลดล็อค ฟังก์ชันใน OS X Mavericks และในภายหลัง อาจมีรายการเมนูเพิ่มขึ้น แต่ก็เป็นรายการที่เราสนใจในตอนนี้

• ล็อค: การคลิกที่รายการล็อคจะล็อกเอกสารป้องกันการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้น คุณไม่สามารถแก้ไขหรือบันทึกเอกสารที่ถูกล็อกได้โดยไม่ต้องปลดล็อกครั้งแรก การล็อกเอกสารไม่เพียง แต่ป้องกันไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ยังช่วยให้คุณสามารถใช้เอกสารเป็นเทมเพลตหรือเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่ เราจะพูดถึงการใช้เอกสารเป็นเทมเพลตในอีกสักหน่อย
• ปลดล็อค: ตัวเลือกนี้จะปรากฏเฉพาะในเมนูเมื่อเอกสารถูกล็อก คลิกรายการเมนูปลดล็อกเพื่อนำล็อกออกและอนุญาตการแก้ไขแบบเต็ม
• ซ้ำ: ตั้งอยู่ในเมนูแบบเลื่อนลงของชื่อเอกสาร (OS X Lion และ Mountain Lion) หรือในเมนู File (OS X Mavericks and later) ของ app การคลิกที่รายการเมนูซ้ำสร้างสำเนาใหม่ของเอกสารและวางไว้ข้างเอกสารต้นฉบับ การสร้างสำเนาช่วยให้คุณสามารถใช้เอกสารต้นฉบับเป็นเทมเพลตหรือเป็นจุดกระโดดเพื่อสร้างเวอร์ชันใหม่ได้หากเอกสารต้นฉบับถูกล็อคสิ่งที่ซ้ำกันจะปลดล็อกพร้อมสำหรับให้คุณทำการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำกับรายการที่ซ้ำกันจะไม่มีผลกับต้นฉบับ เอกสารซ้ำเป็นเอกสารใหม่ที่มีประวัติและเวอร์ชันบันทึกของตนเอง
• เปลี่ยนกลับเป็นรายการล่าสุดที่บันทึกไว้ (OS X Lion และ Mountain Lion): หากตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานระบบจะรวมเวลาและวันที่บันทึกเวอร์ชันล่าสุด การเลือกตัวเลือกนี้จะบันทึกสถานะปัจจุบันของเอกสารของคุณแล้วเรียกคืนเวอร์ชันที่บันทึกไว้ล่าสุด
• กลับไปที่ (OS X Mavericks และใหม่กว่า): ตัวเลือกนี้ในแอปพลิเคชัน ไฟล์ ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารฉบับปัจจุบันได้ ดู เรียกดูเวอร์ชันทั้งหมดด้านล่างสำหรับรายละเอียด
• เรียกดูเวอร์ชันทั้งหมด: เมื่อคุณเลือกรายการเมนูนี้จอแสดงผลจะเปลี่ยนไปเพื่อแสดงมุมมองทั้งหมดของเอกสารในรูปแบบ Time Machine รุ่นปัจจุบันจะแสดงที่ด้านซ้าย ทุกรุ่นอื่น ๆ จะปรากฏทางด้านขวา คุณสามารถเลือกรุ่นและเปรียบเทียบกับเอกสารปัจจุบันได้ เวลาและวันที่ของแต่ละรุ่นจะแสดงในแถบเลื่อนลำดับเวลาทางด้านขวาและด้านล่างของเอกสารที่อยู่ด้านหน้าสุด การคลิกเสร็จสิ้นจะเป็นการย้อนกลับไปยังเอกสารปัจจุบัน คลิกเรียกคืนจะนำคุณกลับไปยังเวอร์ชันที่เลือก

เมื่อใช้คุณลักษณะ "บันทึกอัตโนมัติและเวอร์ชัน" คุณสามารถทำงานกับเอกสารได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจลืมที่จะบันทึกหรือประสบปัญหาไฟฟ้าดับ

เคล็ดลับสุดท้าย

เมื่อใช้ตัวเลือกเรียกดูเวอร์ชั่นทั้งหมดคุณสามารถคัดลอกองค์ประกอบจากเวอร์ชันใดก็ได้โดยใช้คำสั่งคัดลอกมาตรฐาน เพียงคลิกและลากเพื่อเลือกข้อความที่ต้องการจากนั้นคลิกขวาและเลือกคัดลอกจากเมนูป็อปอัพ เมื่อคุณกลับไปที่หน้าต่างแก้ไขมาตรฐานคุณสามารถวางเนื้อหาลงในตำแหน่งเป้าหมายได้