เครือข่ายสังคมกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบัน แต่อีเมลยังเป็นตัวเลือกที่ชัดเจนสำหรับการรับส่งข้อความซึ่งสามารถแซงหน้ารูปแบบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วแม้ในโลกยุคใหม่ที่เต็มไปด้วยแอปพลิเคชันมากมาย การจัดการอีเมลอาจดูเหมือนเป็นหน้าที่ที่มีราคาแพงโดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางและผู้บริหารหลายคนกำลังมองหาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับเดียวกัน
ธุรกิจจำนวนมากพบว่างานที่ยากลำบากในการใช้งานเซิร์ฟเวอร์อีเมลของตนเองเนื่องจากความพยายามอย่างต่อเนื่องของผู้ส่งอีเมลขยะเพื่อส่งสแปมขาออกและทุบสแปมขาเข้าขนาดใหญ่ผ่านทางเซิร์ฟเวอร์จดหมายของตน เนื่องจาก บริษัท ส่วนใหญ่ที่ประสบปัญหาดังกล่าวมีขนาดเล็กและขนาดกลางจึงมักขาดแคลนโซลูชันทางเทคนิคในบ้านสำหรับการกำหนดค่าและใช้งานเซิร์ฟเวอร์อีเมลและจัดการกับภัยคุกคามดังกล่าวอย่างเหมาะสม นี่คือเหตุผลที่หลายธุรกิจ outsource ความต้องการของพวกเขาไปยังผู้ให้บริการภายนอกที่มีค่าใช้จ่ายอย่างมีนัยสำคัญ
อย่างไรก็ตามไม่เพียงเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียว outsourcing ข้อกำหนดเหล่านี้อาจไม่ได้เป็นเรื่องที่มีราคาแพง แต่ก็มีความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่เช่นกัน
ความเสี่ยงของ Outsourcing Mail Servers
- ธุรกิจสูญเสียการควบคุมการรักษาความปลอดภัยอีเมลของตัวเอง บริษัท ผู้รับเหมาช่วงจะจัดการการตรวจสอบและการเข้ารหัสลับบนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งอาจต้องมีการเข้ารหัสเพิ่มเติมสำหรับการสื่อสารที่ละเอียดอ่อน แต่ก็ไม่ได้อยู่ในมือของเจ้าของธุรกิจอีกต่อไป
- ข้อกำหนดและเงื่อนไขของ บริษัท ผู้รับเหมาช่วงบางครั้งอาจอนุญาตให้มีการสแกนเนื้อหาจดหมายเพื่อช่วยในการมุ่งเป้าไปที่การโฆษณาดังนั้นการวางความลับและการบุกรุกความเป็นส่วนตัวจึงมีมากขึ้น
- การแชร์เซิร์ฟเวอร์อีเมลกับธุรกิจอื่นอาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดส่งเมื่อมีบุคคลที่ บริษัท อื่นส่งข้อความสแปมผ่านทางเซิร์ฟเวอร์อีเมลนั้น สิ่งนี้อาจเพิ่มความเสี่ยงหาก บริษัท ผู้รับเหมาช่วงไม่สามารถตรวจพบสแปมและบล็อกได้
- กีดขวางที่ใหญ่ที่สุดคือ บริษัท อื่นสามารถดูเนื้อหาทั้งหมดของข้อความได้ บางครั้งเนื้อหาข้อความอาจถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ผู้รับเหมาช่วงอย่างไม่มีกำหนด ข้อเสียเหล่านี้มีความสำคัญ
สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กที่ต้องการระบบอีเมลที่เป็นความลับและเชื่อถือได้อาจเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบากในการตัดสินใจว่าจะให้ outsource หรือไม่ เป็นไปได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้เซิร์ฟเวอร์จดหมายที่มีการป้องกันสแปมและมีความปลอดภัยโดยปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้
เลือก ISP หรือผู้ให้บริการโฮสติ้งที่ดี
เมื่อเลือก ISP ให้ตรวจสอบว่ามีความสามารถในการจัดการปัญหาการละเมิดและสแปม หากคุณจัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเองสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ ISP ของคุณไม่อนุญาตให้การละเมิดและสแปมเจริญเติบโตในเครือข่ายของตน เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ให้บริการโฮสติ้งหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตสามารถจัดการปัญหาเหล่านี้ได้อย่างถูกต้องบนเครือข่ายของตนมีทรัพยากรจำนวนมากเพื่อยืนยันชื่อเสียงของโดเมนและ IP ของตน
ปฏิเสธสแปมขาเข้าให้มากที่สุด
มีฐานข้อมูลโดเมนจำนวนมากและที่อยู่ IP ซึ่งสามารถลดจำนวนสแปมขาเข้าที่เข้าถึงกล่องจดหมายโดยไม่บล็อกอีเมลที่ถูกต้อง ฐานข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้งานได้อย่างอิสระหากปริมาณอีเมลไม่สูงมาก อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่ต้องใช้อย่างถูกต้อง
หยุดการส่งจดหมายขาออก
การส่งสแปมเป็นหลักเนื่องจากมีหน่วยหรือบุคคลใน บริษัท ที่ต้องการส่งสแปมหรือปัญหาด้านความปลอดภัยที่ทำให้ผู้อื่นส่งสแปมโดยใช้ที่อยู่ IP ของคุณ
ไม่มีทางออกทางเทคนิคสำหรับกรณีแรก แต่พนักงานฝ่ายการตลาดทุกคนควรทราบว่ารหัสอีเมลทั้งหมดที่ใช้สำหรับการส่งจดหมายเป็นกลุ่มควรมีการร้องขอโดยเฉพาะสำหรับการรับอีเมลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ตามกระบวนการเลือกรับที่ได้รับการยืนยัน
กรณีที่สองเป็นเรื่องปกติมากขึ้น สแปมส่วนใหญ่เป็นเพราะปัญหาด้านความปลอดภัยของหนึ่งในประเภทต่อไปนี้: โทรจันและไวรัสจากมัลแวร์การเปิด relay บัญชีที่ถูกบุกรุกและเว็บเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกบุกรุก ปัญหาเหล่านี้ควรได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันปัญหาสแปม
การตรวจสอบบันทึก
ใช้เวลาสักระยะหนึ่งหรือสร้างกลไกอัตโนมัติขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลในการตรวจสอบเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ ตรวจหาปัญหาและใช้มาตรการแก้ไขโดยเร็วที่สุดก่อนที่ชื่อเสียงของโดเมนหรือที่อยู่ IP จะเริ่มทวีความรุนแรงขึ้นอาจลดผลกระทบจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นกับการรับส่งจดหมายปกติได้
เซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในเป็นตัวเลือกที่ทำงานได้ดีสำหรับ บริษัท ขนาดเล็ก หากมีการตรวจสอบข้อมูลที่เป็นความลับหรือความเป็นส่วนตัวอย่างใดอย่างหนึ่งจะต้องเลือกใช้เมล์เซิร์ฟเวอร์ของตนเอง หากมีการพิจารณาประเด็นดังกล่าวข้างต้นคุณจะไม่ควรลุกใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของตนเอง แต่อย่างใดกล่าวได้ง่ายกว่าที่เคยทำ
ทางออกที่ดีที่สุดคือการหาผู้ให้บริการโฮสติ้งอีเมลที่เชื่อถือได้ซึ่งรับรองความลับและความน่าเชื่อถือ 100% และในเวลาเดียวกันจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเอง
