ในโลกของอีเมลแม้แต่การเปลี่ยนแปลงที่น้อยที่สุดก็สามารถทำให้ข้อความของคุณเป็นที่น่าอัศจรรย์ การปรับแต่งการเขียนเพียงแค่ตาดอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการเชื่อมต่อที่สำคัญกดที่ไอคอนถังขยะหรือคลิก "ตอบกลับ"
ในฐานะที่เป็นคนที่บริหารองค์กรเสมือนจริงโดยมีพนักงานมากกว่า 120 คนฉันได้เห็นอีเมลที่ยอดเยี่ยมของฉัน - และ subpar ทั้งหมด - ฉันสังเกตเห็นว่ามีหลายครั้งที่ความเป็นมืออาชีพของข้อความ (หรือขาด นั่นคือสิ่งที่ทำให้ฉันตัดสินใจว่าจะช่วยผู้ส่งออกหรือไม่
ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ที่ทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น (และมีโอกาสมากที่จะได้รับสิ่งที่คุณต้องการ) ต่อไปนี้เป็นสิ่งสำคัญเก้าประการที่ควรคำนึงถึง
1. มีหัวเรื่องหัวเรื่อง
ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลไปที่ใครอย่าปล่อยให้หัวเรื่องของคุณว่างเปล่าหรือคลุมเครือ (ฉันมองคุณ "คำถาม" หรือ "ข้อความสำคัญ") เคล็ดลับคือการเจาะจงให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่เพื่อรักษาบรรทัดของคุณประมาณสี่ถึงเก้าคำ น้อยกว่ามาก แต่การมีบางอย่างที่นั่นเพื่อเริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญ - มันจะดึงดูดผู้อ่านให้คลิกที่อีเมลของคุณและช่วยให้คุณทั้งคู่พบมันในกล่องขาเข้าของคุณในภายหลัง
หัวเรื่องของคุณอาจเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมเพื่อทำให้ชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร ลองเพิ่ม (ต้องการภายในวันอังคาร) หากมีกำหนดเวลา (ไม่เร่งด่วน) หากไม่ตรงตามเวลาหรือ (ไม่ต้องตอบกลับ) หากเป็นอีเมล FYI ที่คุณไม่ต้องการคำตอบ
2. เขียนอีเมลย้อนกลับ
คุณอาจรู้ว่าอีเมลทุกฉบับควรมีคำกระตุ้นการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลถึงคุณภายในเวลาที่กำหนดหรือจัดการประชุมคุณต้องการทำให้ผู้อ่านของคุณรู้ได้ง่ายว่าเขาหรือเธอต้องทำอะไรต่อไป
แต่หลายคนติดนี้ในประโยคสุดท้ายของข้อความ แต่เพื่อให้อีเมลย่อยง่ายขึ้นให้ตั้งคำถามเฉพาะของคุณในประโยคแรกแล้วเพิ่มข้อมูลที่คุณต้องการสำรองไว้ในย่อหน้าต่อไปนี้
3. ให้บริบท
เมื่อให้คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณให้แน่ใจว่าได้รวมประโยคประเภทหนึ่งที่กำหนดบริบทของอีเมล (“ นี่คือรายงานที่เรากล่าวถึงการประชุมครั้งล่าสุด” หรือ“ นี่คือฉันติดตามจากกิจกรรมของเราเมื่อวันจันทร์ที่ผ่านมา”)
4. ใช้ประโยชน์จากระยะห่าง
สิ่งนี้ดูเหมือนจะไม่ใช่เรื่องง่าย แต่จริงๆแล้วไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะได้รับอีเมลโดยไม่มีการหยุดพักระหว่างย่อหน้าที่ต่างกันหรือความคิดใหม่ ๆ ไม่มีอะไรน่ารังเกียจไปกว่าการได้รับอีเมลที่ดูเหมือนกำแพงข้อความที่ผู้เขียนไม่ได้ใส่ใจที่จะแยกประโยคออกเป็นย่อหน้าเล็ก ๆ และจัดการได้ง่ายกว่า ทำให้ง่ายสำหรับผู้อ่าน: ให้อีเมลของคุณเป็นจุดเริ่มต้นตรงกลาง (สั้น) และสิ้นสุด
5. ติดกับฟอนต์เดี่ยว
การใช้ Neon Comic Sans ในอีเมลจะไม่ทำให้คุณจดจำมันจะทำให้คุณประหลาด กล่าวอีกนัยหนึ่งควรใช้แบบอักษรและสีเริ่มต้นของอีเมลเสมอ นอกจากนี้อย่าใช้แบบอักษรหลายแบบในอีเมลของคุณ สิ่งนี้มักจะเกิดขึ้นโดยบังเอิญเมื่อมีคนคัดลอกและวางข้อมูลจากเว็บไซต์อื่น ๆ เนื่องจากไคลเอนต์อีเมลเช่น Gmail ไม่ได้ตัดการจัดรูปแบบ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ให้กด“ shift + command + v” แทนเพียงแค่“ command + v” ซึ่งจะทำให้ข้อความตรงกับการจัดรูปแบบในอีเมล
6. ตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ - แต่เมื่อจำเป็นจริงๆเท่านั้น
หากอีเมลของคุณมีจุดหรือคำถามที่สำคัญมากกว่าหนึ่งจุดให้ใช้ตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อทำให้ส่วนต่างๆของข้อความของคุณโดดเด่น เพียงระวังการลงน้ำมากเกินไปด้วยการจัดรูปแบบตัวอักษร - คุณไม่ต้องการอีเมลที่มีตัวอักษรตัวหนาตัวหนาและขีดเส้นใต้ทั้งหมด
7. พิสูจน์อักษรทุกอย่าง
ทุกคนรู้วิธีตรวจสอบการสะกดคำและความผิดพลาดทางไวยากรณ์ในอีเมล แต่คุณได้ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าวันที่ชื่อเรื่องเหตุการณ์วันครบกำหนดและชื่อสะกดถูกต้องหรือไม่ ในกรณีของฉันฉันมักจะรู้สึกรำคาญเล็กน้อยเมื่อมีคนใส่“ l” พิเศษนั้นลงใน“ ลิลลี่” เพื่อให้มันเป็น“ ลิลลี่”
8. ทำให้ลายเซ็นของคุณง่าย
เป็นเรื่องดีที่มีลายเซ็นต์ที่เป็นมากกว่าชื่อของคุณ แต่ไม่ควรใช้เวลาครึ่งหนึ่งของอีเมล ออกจากคำพูดยาว ๆ ย่อหน้ากับเรื่องราวชีวิตของคุณกลับมาทำงานต่อคุณจะได้รับความคิด เพียงชื่อตำแหน่งปัจจุบันของคุณและหนึ่งหรือสองวิธีในการติดต่อคุณ (เช่นที่อยู่อีเมลและจัดการ Twitter ด้วยการเชื่อมโยงหลายมิติ) มีมากมาย
ข้อสังเกตอีกด้านหนึ่ง: ฉันเคยเห็นผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากใส่เครื่องหมายคำพูดทางศาสนาในตอนท้ายของลายเซ็นอีเมลของพวกเขาและนี่เป็นสิ่งที่ควรพิจารณาอย่างรอบคอบ จำไว้ว่าคุณอาจไม่รู้จักระบบความเชื่อของคนส่วนใหญ่ที่คุณส่งอีเมลและคุณไม่ต้องการให้ใครบางคนออกเพราะสิ่งที่อยู่ในการควบคุมของคุณ
9. ใช้ BCC เมื่อจำเป็น
แทนที่จะทำให้ใครบางคนที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาบนเธรดอีกต่อไปให้ย้ายบุคคลนั้นไปที่ BCC (และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแจ้งให้เขาหรือเธอรู้เมื่อคุณทำ!) “ การย้ายไปยัง BCC แบบง่าย” ที่จุดเริ่มต้นของอีเมลควรจะพอเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
การส่งอีเมลที่ยอดเยี่ยมนั้นเกี่ยวกับการควบคุมความแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ผู้อ่านของคุณอาจไม่สังเกตเห็น แต่จะรู้สึกขอบคุณโดยไม่รู้ตัว ด้วยรายการนี้คุณจะเข้าใกล้กล่องจดหมายของคุณ
