ขอแสดงความยินดี! คุณได้ผ่านส่วนที่ยากลำบาก: การจ้างรายงานโดยตรงใหม่เพื่อเข้าร่วมอันดับของคุณ หวังว่าพวกเขาจะเริ่มในไม่ช้าและคุณสามารถไปสู่เป้าหมายที่น่าตื่นเต้นทั้งหมดที่คุณตั้งไว้สำหรับพวกเขาในบทบาทใหม่ของพวกเขา
แต่ก่อนถึงวันแรกของพวกเขามีบางสิ่งที่คุณควรทำเพื่อเตรียมต้อนรับพนักงานใหม่ที่มีแขนเปิด บางคนมีความเป็นโลจิสติกส์มากขึ้น - เช่นการคิดว่าพวกเขาจะนั่งอยู่ที่ไหนและจะทำอะไรในสัปดาห์แรกของพวกเขา - ในขณะที่คนอื่น ๆ กำลังตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นรู้สึกพึงพอใจรวมเข้าด้วยกัน ในความเป็นจริงเคล็ดลับเหล่านี้มาจากสิ่งที่เราทำที่ The Muse เมื่อได้รับการว่าจ้างใหม่เข้าร่วมทีมของเรา
นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำในสัปดาห์ก่อนที่พวกเขาจะมาถึง
1. เชื่อมต่อกับพวกเขาใน LinkedIn
คุณกำลังจะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดดังนั้นทำไมไม่ให้พวกเขาเข้าสู่เครือข่ายมืออาชีพของคุณ แน่นอนคุณไม่ต้องการที่จะต้องขออย่างเชื่องช้าหลังจากใช้เวลาหลายเดือนนั่งติดกับพวกเขาทุกวัน
นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการต้อนรับพวกเขาก่อนที่พวกเขาจะได้เข้าสำนักงาน เมื่อคุณร้องขอที่จะเชื่อมต่อให้รวมข้อความดีๆไว้ในบรรทัด:
หรือ
2. สร้างเอกสาร Onboarding
นี่อาจเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่จะทำเมื่อใดก็ตามที่คุณจ้างคนใหม่ เอกสารนี้จะเป็นแพชูชีพของบุคคลตามที่พวกเขาได้รับในบทบาทของพวกเขา มันควรจะรวมถึง:
- เป้าหมายของคุณสำหรับบุคคล 30, 60 และ 90 วันแรก
- โครงร่างของงานที่คุณคาดหวังให้พวกเขาเป็นเจ้าของหรือครอบครอง
- เอกสารที่เกี่ยวข้องลิงก์ปฏิทินหรือเข้าสู่ระบบที่พวกเขาต้องการ
- การประชุมใด ๆ ที่พวกเขาคาดว่าจะเข้าร่วมในช่วงสองสามสัปดาห์แรกหรือประจำ
- ชื่อข้อมูลการติดต่อและประวัติความเป็นมาของสมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานที่พวกเขาจะทำงานด้วย
ในท้ายที่สุดยิ่งเอกสารของคุณดีขึ้นเท่าไหร่ - วิธีที่คุณตอบคำถามเชิงรุกที่พวกเขาอาจมี
ในหลายกรณีอาจเป็นเรื่องที่เหมาะสมที่จะให้เพื่อนร่วมทีมโดยตรงของบุคคลนั้นให้ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการที่พวกเขาจะทำงานร่วมกันหรือควรรู้ สิ่งนี้ทำให้การจ้างงานต่ำสุดของคุณใหม่ในขณะที่ยังช่วยให้รายงานโดยตรงอื่น ๆ ของคุณรู้สึกมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมเพื่อนร่วมทีมคนใหม่ของพวกเขา
โชคดีสำหรับคุณเรามีเทมเพลต onboarding ที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณที่จะออกกำลังกาย สร้างโดยผู้ก่อตั้งและประธาน Alex Cavoulacos ของเรานี่คือเทมเพลตที่เรามักใช้เพื่อช่วยสมาชิกในทีมล่าสุดของเรา
3. จดคำถามเริ่มต้นของคุณ
หัวของคุณอาจว่ายน้ำกับความคิดคำถามและโอกาสสำหรับพนักงานใหม่นี้
แทนที่จะปล่อยให้ความคิดเหล่านั้นหนีไปให้เริ่มเอกสารเพื่อจดสิ่งที่อยู่ในใจ คุณอาจพบว่าคุณไม่ต้องการหรือต้องการพูดคุยกับเขาเมื่อบุคคลนั้นเริ่มต้น แต่การจดบันทึกไว้จะทำให้คุณมั่นใจว่าคุณได้ครอบคลุมทุกสิ่ง
4. ยิงอีเมล
ผู้บังคับบัญชาที่ดีที่สุดทำสิ่งนี้! ทำไม? ในฐานะที่เป็นนักเขียนและบรรณาธิการ Stav Ziv ชี้ให้เห็นว่าพนักงานใหม่ของคุณอาจเพิ่งผ่านพ้นช่วงเวลาอันยาวนานของการแจ้งเตือนและเปลี่ยนจากบทบาทสุดท้ายของพวกเขา และ“ ในฐานะผู้จัดการที่ต้องการให้บุคคลนี้เข้ามามีส่วนร่วมคุณจะเกลียดการที่พนักงานใหม่ของคุณเปล่งประกายโดยเริ่มจากข้อความเครียด”
การส่งอีเมลก่อนที่พวกเขาจะเริ่มถ่ายทอดความสุขที่คุณมีต่อการเข้าร่วมทีมจะทำให้พวกเขาตื่นเต้นมากขึ้นสำหรับการผจญภัยครั้งต่อไป มันสามารถครอบคลุมบางสิ่งที่สำคัญเช่นกัน เห็นได้ชัดว่าคุณต้องการต้อนรับพวกเขาเข้าสู่ทีม แต่คุณยังสามารถใช้บันทึกย่อนั้น - ถ้า HR ยังไม่ได้ระบุวันและเวลาที่เดินทางมาถึงอย่างเป็นทางการของพวกเขาหารือเกี่ยวกับรหัสชุดหรือวัฒนธรรมของ บริษัท ขอเอกสารที่เกี่ยวข้องเช่นหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน หรือให้รายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการวันแรกของพวกเขา
แน่นอนคุณควรจบโดยให้พวกเขารู้ว่าคุณมีความสุขที่จะตอบคำถามใด ๆ ที่พวกเขามีก่อนที่จะเริ่ม ในฐานะที่เป็นคนที่อยู่อีกด้านฉันแน่ใจว่าคุณรู้ว่าการข่มขู่ว่าจะเริ่มงานใหม่โดยไม่มีบริบทได้ ดังนั้นทำให้พวกเขารู้สึกสะดวกสบายในการเดินเข้าประตูในวันแรก
เกี่ยวกับอีเมลต้อนรับที่ควรมีลักษณะอย่างไร (และใช้เทมเพลตที่มีประโยชน์!)
5. รับพื้นที่โต๊ะทำงานของพวกเขาในการสั่งซื้อ
สิ่งนี้อาจต้องการความช่วยเหลือด้านไอที แต่ต้องแน่ใจว่าทุกอย่างทางเทคนิคยกกำลังสอง การทำสิ่งนี้จะช่วยให้คุณประหยัดจากการใช้เวลาสามชั่วโมงต่อวันในการหาวิธีการเปิดแล็ปท็อป
พวกเขามีคอมพิวเตอร์ที่พร้อมสำหรับพวกเขาหรือไม่และมีการเรียกเก็บและอัปเดตหรือไม่ พวกเขามีบัญชีอีเมลตั้งค่าหรือไม่ วิธีการเกี่ยวกับการตั้งค่าระบบแชทภายในของคุณหรือโปรแกรมที่สำคัญอื่น ๆ พวกเขาจะต้องเข้าถึง?
พื้นที่โต๊ะทำงานของพวกเขาสะอาดและว่างเปล่าหรือไม่? คุณแน่ใจหรือไม่ว่าคุณได้ย้ายทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นของคนสุดท้ายที่อยู่ที่นั่นออกไป มีอุปกรณ์อื่น ๆ เช่นแป้นพิมพ์, เมาส์, USB, จอภาพพิเศษ, สายไฟต่อหรือตู้เก็บเอกสารซึ่งพวกเขาอาจต้องการให้คุณจัดหา?
นี่เป็นโอกาสแรกที่พนักงานใหม่ของคุณจะมาถึงเมื่อพวกเขามาถึงดังนั้นจึงเป็นพื้นที่ต้อนรับ การขว้างปาใน บริษัท บางแห่งขนมขบเคี้ยวที่ชื่นชอบของพวกเขาหรือแม้แต่บัตรที่เซ็นชื่อโดยทีมไม่เคยเจ็บเช่นกัน!
6. ส่งเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง
สิ่งเหล่านี้อาจรวมอยู่ในอีเมลของคุณไปยังการจ้างงานใหม่ แต่มันก็สมเหตุสมผลที่จะแบ่งปันเอกสารใด ๆ ที่คุณต้องการให้พวกเขาตรวจสอบล่วงหน้าด้วยอีเมลแยกต่างหาก นี่อาจเป็นคู่มือพนักงานของ บริษัท และแพ็คเกจผลประโยชน์หรือเอกสารการลงทะเบียนทีมของคุณ
โดยไม่คำนึงถึงให้บริบทบุคคลเพื่อให้พวกเขารู้ว่าทำไมคุณแบ่งปันเอกสารเหล่านี้สิ่งที่พวกเขาหมายถึงบทบาทของพวกเขาเมื่อคุณคาดหวังให้พวกเขามองพวกเขาและถ้าพวกเขาจำเป็นต้องเตรียมอะไร
(โอ้และแน่นอนว่าต้องแน่ใจว่าแหล่งข้อมูลเหล่านี้มีความทันสมัยและถูกต้องก่อนที่จะมีการจ้างงานใหม่ของคุณ)
7. ค้นหาสำนักงาน“ ผู้ให้คำปรึกษา”
บริษัท ของคุณอาจมีโปรแกรมเพื่อน ที่ The Muse การจ้างใหม่ทุกครั้งจะได้รับ“ Muse Buddy” จากทีมอื่นที่พวกเขาคว้ากาแฟกับสัปดาห์แรกของพวกเขาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับวัฒนธรรมของ บริษัท และพบปะสังสรรค์นอกสำนักงาน
หากไม่มีระบบที่เป็นทางการให้พิจารณาจับคู่การจ้างงานใหม่ที่กำลังจะมาถึงกับ“ ผู้ให้คำปรึกษา” นอกทีมของคุณ - อาจเป็นคนที่พวกเขาอาจไม่ทำงานโดยตรงหรือบางคนในแผนกที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
สิ่งนี้จะช่วยให้การจ้างใหม่ทำความรู้จักกับคนอื่น ๆ ภายใน บริษัท ได้ทันทีและยังช่วยให้พวกเขามีช่องทางอื่นในการถามคำถามที่พวกเขาอาจกลัวที่จะพูดกับผู้จัดการที่พวกเขาแทบไม่รู้ การมีผู้ติดต่อบุคคลที่สามสามารถช่วยคลายความกังวลและเปิดโอกาสให้พวกเขาเปิดเผยและอยากรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมและขั้นตอนการทำงานของ บริษัท
เพียงแค่ให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่คุณเลือกนั้นพร้อมใช้งานและกระตือรือร้นที่จะเป็นผู้ให้คำปรึกษา - ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการเชื่อมโยงการจ้างงานใหม่ของคุณกับคนที่ทันทีทันใด
8. ปิดกั้นเวลาในปฏิทินของคุณและตั้งค่าการประชุมที่สำคัญ
เช่นเดียวกับที่คุณจำเป็นต้องเตรียมการจ้างงานใหม่ของคุณสำหรับการขึ้นเครื่องบินคุณยังต้องเตรียมตัวสำหรับการลงทะเบียน
การฝึกอบรมพนักงานใหม่ต้องใช้เวลา - เวลาที่คุณมักใช้เวลากับความรับผิดชอบประจำวัน ดังนั้นจึงเป็นการฉลาดที่จะตั้งช่องล่วงหน้าเมื่อคุณจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับบุคคลนี้เพื่อให้คุณสามารถวัดได้ว่าคุณจะทำงานให้เสร็จได้อย่างไร
ไม่เพียง แต่คุณควรกำหนดเวลาอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อหนึ่งการประชุมทุกวันในสัปดาห์แรกเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของพวกเขา แต่ยังทำให้เวลาสำหรับการฝึกอบรมใด ๆ ที่พวกเขาจะต้องเข้าร่วมว่าคุณจะเข้าร่วม
การทำเช่นนี้เปิดโอกาสให้คุณจองห้องประชุมหรือทรัพยากรอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังทำงานบนพนักงานระยะไกลคุณต้องการให้แน่ใจว่าวิดีโอแชทของคุณทำงานได้และคุณทั้งคู่มีพื้นที่สำหรับพูดคุยส่วนตัว หรือถ้าคุณจำเป็นต้องวนซ้ำในสมาชิกทีมที่สาม (หรือหลายคน) คุณควรตรวจสอบและดูว่าพวกเขาพร้อมที่จะพบกันในวันนั้นหรือไม่
9. กำหนดการทีมอาหารกลางวัน / กาแฟ / เครื่องดื่ม
การวิ่งชนพื้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก แต่การทำความรู้จักกับพนักงานของคุณในฐานะบุคคล (ด้วยชีวิตนอกที่ทำงาน!) - และให้ทีมที่เหลือของคุณได้รู้จักพวกเขาเช่นกัน
กำหนดเวลาการออกนอกบ้าน (หรือสองครั้ง) เพื่อให้ทีมของคุณคว้าอาหารกลางวันกาแฟหรือเครื่องดื่มด้วยกันเพื่อที่จะได้อยู่ในปฏิทินของทุกคนล่วงหน้า คุณสามารถทำให้มันใกล้ชิดกับทีมงานโดยตรงของคุณ แต่ถ้าเป็น บริษัท เล็ก ๆ คุณสามารถพิจารณาเชิญแผนกอื่น ๆ ที่คุณทำงานด้วยเพื่อเข้าร่วมด้วย
นี่ไม่ได้เกี่ยวกับการแสดงความสามารถใหม่ล่าสุดของคุณ แต่ให้โอกาสพนักงานใหม่ของคุณที่จะผูกพันกับเพื่อนร่วมงานนอกสำนักงาน และการเป็นเจ้านายที่ให้คุณค่าความสนิทสนมกันและความสนุกสนานเท่าที่ทำงานหนัก พูดคุยกับหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน (แต่ให้เหมาะสม) หากคุณต้องการผู้เริ่มการสนทนาลองดูคำถามเกี่ยวกับการทำความรู้จัก
เมื่อฉันเริ่มครั้งแรกทีมบรรณาธิการทั้งหมดออกไปทานอาหารกลางวันที่ดีและเราก็ทำแบบเดียวกันกับสมาชิกทีมคนอื่น ๆ ตั้งแต่นั้นมา ไม่เพียง แต่เป็นการรักษาความแตกต่างบนบัตรของ บริษัท เท่านั้น แต่ยังทำลายความอึดอัดที่เรารู้สึกซึ่งกันและกันในทันที
ตรวจสอบทุกสิ่งเหล่านี้นอกรายการของคุณและพนักงานใหม่ของคุณจะเริ่มต้นด้วยโน้ตที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และคุณจะทำเช่นนั้น!
