สิทธิ์ในการเข้าถึง Microsoft Access สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่?

บริษัท ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับสิ่งที่สามารถทำได้ใน Microsoft Word และ Excel แต่การทำความเข้าใจว่า Microsoft Access สามารถทำอะไรได้บ้างก็ยากที่จะเข้าใจ ความคิดในการสร้างฐานข้อมูลและพยายามรักษามันดูเหมือนจะเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตามสำหรับธุรกิจขนาดเล็กโปรแกรมนี้สามารถให้ข้อดีที่แตกต่างกันหลายประการโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงการจัดการการเจริญเติบโตและองค์กร เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กในการติดตามข้อมูลและโครงการต่างๆกว่า Excel หรือ Word

การเข้าถึงอาจใช้เวลามากในการเรียนรู้มากกว่าแอพพลิเคชัน Microsoft ที่ใช้บ่อย แต่ก็มีมูลค่าเพิ่มมากที่สุดสำหรับการติดตามโครงการงบประมาณและการเติบโต ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็กเพื่อการเปรียบเทียบและวิเคราะห์จะยังคงอยู่ในโปรแกรมเดียวทำให้ง่ายต่อการเรียกใช้รายงานและแผนภูมิมากกว่าในโปรแกรมอื่น ๆ ส่วนใหญ่ Microsoft มีแม่แบบจำนวนหนึ่งเพื่อให้กระบวนการเรียนรู้ง่ายขึ้นและผู้ใช้สามารถปรับแต่งเทมเพลตได้ทุกเมื่อ การทำความเข้าใจพื้นฐานของ Microsoft Access สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเห็นคุณค่าเต็มที่ในการดำเนินงานประจำวันของตน

โบนัส: ถ้าคุณใช้สเปรดชีตอยู่แล้วคุณสามารถแปลงสเปรดชีต Excel ของคุณเป็นฐานข้อมูล Access ได้โดยง่าย

การดูแลรักษาข้อมูลลูกค้า

ฐานข้อมูล Microsoft Access ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับลูกค้าหรือลูกค้าแต่ละรายรวมถึงที่อยู่ข้อมูลใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ตราบเท่าที่ฐานข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในเครือข่ายที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและอัพเดตได้ข้อมูลสามารถอยู่ในปัจจุบันได้ เนื่องจากข้อมูลไคลเอ็นต์มีความสำคัญต่อธุรกิจขนาดเล็กแต่ละฐานข้อมูลจึงควรมีความปลอดภัย (และควร) การเพิ่มฟอร์มลงในฐานข้อมูลช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กมั่นใจได้ว่าพนักงานป้อนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อผู้ใช้คุ้นเคยกับโปรแกรมจะสามารถเพิ่มองค์ประกอบที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการทำแผนที่ไปยังที่อยู่ของไคลเอ็นต์ วิธีนี้ช่วยให้พนักงานตรวจสอบที่อยู่สำหรับลูกค้าใหม่หรือวางแผนเส้นทางสำหรับการจัดส่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ส่งอีเมลและจดหมายประจำตัวและติดตามเวลาและวิธีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การอัปเดตและเก็บข้อมูลลูกค้าใน Access มีความน่าเชื่อถือมากกว่าสเปรดชีตหรือเอกสาร Word และทำให้การจัดการข้อมูลนั้นมีความคล่องตัว

การติดตามข้อมูลทางการเงิน

ธุรกิจจำนวนมากซื้อซอฟต์แวร์เพื่อติดตามการเงินโดยเฉพาะ แต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจเป็นเรื่องที่ใช้มากเกินไป นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มที่จะสร้างงานพิเศษ ไม่สามารถสร้างและติดตามใบแจ้งหนี้ในฐานข้อมูล Access ได้ แต่สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายและธุรกรรมทั้งหมดได้เช่นกัน สำหรับ บริษัท ที่มี Microsoft Office Suite เต็มรูปแบบรวมทั้ง Outlook และ Access ระบบเตือนการชำระเงินใน Outlook สามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลได้ เมื่อการแจ้งเตือนปรากฏขึ้นผู้ใช้สามารถชำระเงินที่จำเป็นป้อนข้อมูลใน Access จากนั้นปิดการเตือนความจำ

อาจจำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและธุรกิจเหล่านั้นมีข้อได้เปรียบหากข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของพวกเขาเก็บอยู่ใน Access โปรแกรมอื่น ๆ อีกมากมายสามารถรองรับข้อมูลที่ส่งออกจาก Access ทำให้สามารถย้ายข้อมูลได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงเวลา

การจัดการการตลาดและการขาย

หนึ่งในวิธีที่ใช้น้อยที่สุด แต่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการใช้ Access คือการตรวจสอบข้อมูลการตลาดและการขาย ด้วยข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ในฐานข้อมูลแล้วคุณสามารถส่งอีเมลใบปลิวคูปองและอีเมลธรรมดาไปยังผู้ที่สนใจในการขายหรือข้อเสนอพิเศษได้ ธุรกิจขนาดเล็กสามารถติดตามจำนวนลูกค้าที่มีอยู่ของตนตอบสนองต่อแคมเปญการตลาดต่อไปนี้

สำหรับลูกค้าใหม่คุณสามารถสร้างและตรวจสอบแคมเปญทั้งหมดได้จากที่เดียว การทำเช่นนี้ช่วยให้พนักงานสามารถมองเห็นสิ่งที่ได้ทำเสร็จแล้วสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่จำเป็นต้องติดตามมีดังนี้

การติดตามการผลิตและสินค้าคงคลัง

เช่นเดียวกับการติดตามลูกค้าการติดตามข้อมูลเกี่ยวกับพื้นที่โฆษณาทรัพยากรและสต็อคเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจใด ๆ การเข้าถึงช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลในการจัดส่งไปยังคลังสินค้าได้อย่างง่ายดายและทราบเมื่อมีเวลาสั่งซื้อผลิตภัณฑ์มากขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ผลิตที่ต้องการทรัพยากรที่หลากหลายเพื่อให้ผลิตภัณฑ์เสร็จสมบูรณ์เช่นชิ้นส่วนเครื่องบินหรือส่วนผสมยา

แม้แต่อุตสาหกรรมบริการจะต้องเก็บสินค้าคงคลังไว้และการมีข้อมูลทั้งหมดในที่เดียวทำให้ง่ายต่อการดูว่าคอมพิวเตอร์ใดได้รับมอบหมายให้พนักงานคนใดหรือพิจารณาเมื่ออุปกรณ์สำนักงานต้องการได้รับการอัพเกรด ไม่ว่าจะเป็นยานพาหนะติดตามหมายเลขโทรศัพท์มือถือหมายเลขประจำตัวข้อมูลการลงทะเบียนบันทึกผู้ใช้หรืออายุการใช้งานของฮาร์ดแวร์ธุรกิจขนาดเล็กสามารถติดตามฮาร์ดแวร์ได้ง่ายขึ้นใน Access

นอกเหนือจากฮาร์ดแวร์ธุรกิจจำเป็นต้องสามารถติดตามซอฟต์แวร์ได้ จากการลงทะเบียนและจำนวนคอมพิวเตอร์ที่อนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์กับข้อมูลเวอร์ชันและผู้ใช้ธุรกิจต้องสามารถดึงข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดค่าปัจจุบันของตนได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

การเรียกใช้รายงานและการวิเคราะห์

บางทีด้านที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดของ Access คือความสามารถของผู้ใช้ในการสร้างรายงานและแผนภูมิจากข้อมูลทั้งหมด ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกันคือสิ่งที่ทำให้ Microsoft Access เป็นโรงไฟฟ้าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานที่เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของทรัพยากรกับการกำหนดราคาปัจจุบันสร้างแผนภูมิที่แสดงจำนวนหุ้นที่เหลืออยู่สำหรับแคมเปญการตลาดที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือเรียกใช้การวิเคราะห์เพื่อระบุว่าลูกค้ารายใดที่อยู่เบื้องหลังการชำระเงินด้วยความรู้เล็กน้อยเกี่ยวกับข้อความค้นหาธุรกิจขนาดเล็กสามารถควบคุมการดูข้อมูลได้

ยิ่งไปกว่านั้น Microsoft Access สามารถเชื่อมโยงกับผลิตภัณฑ์ Microsoft อื่น ๆ ได้ ธุรกิจขนาดเล็กสามารถตรวจสอบรายงานค้นหาข้อมูลลูกค้าและสร้างใบแจ้งหนี้ใน Word จดหมายเวียนสามารถสร้างจดหมายจดหมายปกติในขณะที่ผู้ใช้สร้างอีเมลใน Outlook ได้พร้อม ๆ กัน ข้อมูลสามารถส่งออกไปยัง Excel เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากรายละเอียดและจากนั้นจะถูกส่งไปยัง PowerPoint เพื่อนำเสนอ การรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Microsoft อื่น ๆ ทั้งหมดอาจเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดในการใช้ Access เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจ