คำแนะนำจากบรรณาธิการเกี่ยวกับการเขียนอีเมลที่ดีอย่างน่าขัน

มีการแพร่ระบาดของโรคที่นั่น - การแพร่ระบาดของอีเมลไม่ดี

หลังจากนั้นประมาณห้าครั้งเจ้านายของฉันแสดงความคิดเห็นในอีเมลฉันส่งให้เธอดู:“ นั่นเป็นอีเมลที่ดีจริงๆ!” ฉันไม่ได้คิดว่ามันเป็นอะไรที่พิเศษจนกระทั่งฉันเริ่มสนใจอีเมลมากขึ้น ฉันได้รับ มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่น่ากลัวมีความผิดพลาดในการสะกดชื่อที่ไม่ถูกต้องอีโมติคอนการขาดคำทักทายหรือการพูดคุยที่ไม่เหมาะสม ฉันสามารถไปเรื่อย ๆ

ไม่ใช่ว่าเราไร้ความสามารถผู้คน เราแค่ไม่ใส่ใจกับอีเมลของเราที่พวกเขาสมควรได้รับ การดูแลพูดบรรณาธิการอาจให้บทความ

ดังนั้นเพื่อช่วยเราปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานของเราต่อไปนี้เป็นคำแนะนำของบรรณาธิการเกี่ยวกับการเขียนอีเมลที่จะทำให้คุณได้รับความเคารพ (และคำตอบ) ระลึกถึงแนวคิดเหล่านี้ในครั้งต่อไปที่คุณเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณและดูว่าการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ มีผลกระทบอะไรบ้าง

ช้าลงหน่อย

ฉันรู้ว่าเราทุกคนต่างแข่งกันเพื่อไปที่กล่องจดหมายที่เป็นศูนย์ และแน่นอนว่าในบางกรณีการเลิกใช้อีเมลฉบับย่อนั้นสมเหตุสมผล: เมื่อคุณอยู่ระหว่างการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานจำนวนมากเมื่อคุณเพิ่งส่งเอกสารให้เจ้านายของคุณและคนอื่น ๆ

แต่ส่วนใหญ่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (และการเขียนที่ดี) ต้องใช้เวลา ต้องใช้เวลาในการกำหนดความคิดของคุณเพื่อคิดออกสิ่งที่คุณกำลังพยายามที่จะพูดจริงและเขียนข้อความของคุณอย่างชัดเจน และท้ายที่สุดนั่นคือสิ่งที่อีเมลเป็น - รูปแบบของการสื่อสาร ไม่ใช่งาน

ดังนั้นในครั้งต่อไปที่คุณต้องเขียนอีเมลเชิงลึกเพิ่มเติมให้กับใครสักคนให้เวลาที่สมควร บล็อกออกในปฏิทินของคุณหากคุณต้องการ และฉันไม่ได้พูดถึงห้านาทีต่ออีเมล - มันไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับฉันที่จะใช้เวลามากกว่า 15 นาทีในอีเมลที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการสื่อสารครั้งแรกของฉันกับคนที่ฉันต้องการสร้างความประทับใจ ปล่อยให้ตัวเองมีเวลานั้นและอย่ารู้สึกว่าตัวเองช้าหรือไม่ก่อผล รู้สึกว่าคุณทำถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีจุดเริ่มต้นกลางและสิ้นสุด

เพียงเพราะเราอยู่ในโลกที่มี 140 ตัวอักษรไม่ได้หมายความว่าอีเมลของคุณควรเป็นเช่นนั้น ในความเป็นจริงเราจะต้องเรียนภาษาอังกฤษระดับมัธยมปลายที่นี่และเรียงความสไตล์แฮมเบอร์เกอร์คลาสสิก นั่นคือทุกเรียงความต้องการคำนำร่างกายและบทสรุป

คุณควรคิดถึงอีเมลที่มีโครงสร้างเหมือนกัน แต่ละส่วนไม่จำเป็นต้องยาว แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสื่อสารครั้งแรกมันควรจะมี ดังนั้นแต่ละส่วนควรรวมอะไรบ้าง

Intro

เริ่มต้นด้วยคำทักทายเสมอ - มันอาจรู้สึกโบราณ แต่มันสร้างความแตกต่างได้จริงๆ จากนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ของคุณย่อหน้าเปิดเป็นสถานที่ที่ดีสำหรับคำทักทายที่เป็นมิตร ( “ ฉันหวังว่าการหางานของคุณจะเป็นไปด้วยดี!” ) เตือนความจำบริบทของการสนทนาของคุณ ( “ มันดีมาก เพื่อแชทกับคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว” ) หรือคำนำว่าทำไมคุณถึงเอื้อมมือออกไป ( “ ฉันต้องการสัมผัสฐานเกี่ยวกับ…” )

ร่างกาย

นี่คือที่ที่คุณจะได้รับความสำคัญของอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ที่นี่คือการให้ข้อมูลทั้งหมดแก่ผู้รับของคุณที่พวกเขาต้องการเพื่อดำเนินการตามที่คุณต้องการ ซึ่งรวมถึงการให้ข้อมูลตามบริบทรายละเอียดหรือข้อมูลที่จำเป็นและนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่สมเหตุสมผล หากมีการส่งอีเมลเพื่อสื่อข้อมูลหรือการตัดสินใจ (แทนที่จะขอความกรุณา) ให้แน่ใจว่าได้ระบุเหตุผลหรือคำอธิบายไว้

ข้อสรุป

บทสรุปของอีเมลนั้นแตกต่างจากข้อสรุปของบทความเล็กน้อย แทนที่จะสรุปสิ่งที่คุณพูดไปแล้วคุณควรจะสรุปด้วยขั้นตอนการปฏิบัติ หากคุณกำลังขอนัดพบกับกาแฟเสนอวันและเวลา หากคุณได้รับการป้อนข้อมูลสำหรับโครงการเตือนเพื่อนร่วมงานของคุณว่าสิ่งที่คุณต้องการและเมื่อ และหากคุณเพียงแค่ให้ข้อมูลเตือนผู้ติดต่อของคุณว่าเขาหรือเธอยินดีที่จะมาหาคุณด้วยคำถามใด ๆ อย่างน้อยที่สุดในอีเมลเริ่มต้นของคุณให้ปิดด้วยการทักทายและลายเซ็นต์เต็มเสมอ

มันอาจจะดูเหมือนมาก แต่อย่างที่ฉันพูดมันไม่จำเป็นต้องยาว ตัวอย่างเช่นนี่คืออีเมลที่ฉันอาจส่งถึงคนที่ฉันต้องการซื้อกาแฟด้วย:

เฮ้เดฟ!

ดีใจมากที่ได้พบคุณ! มันเยี่ยมมากที่ได้คุยกับอเล็กซ์และเมื่อเธอพูดถึงเธอรู้ว่าคุณฉันกระโดดขึ้นไป

ฉันชอบสิ่งที่พวกคุณทำอยู่ที่ บริษัท ของคุณและมันยอดเยี่ยมมากที่ได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับวิธีที่คุณคิดเกี่ยวกับการเผยแพร่ออนไลน์การออกแบบใหม่ล่าสุดและสิ่งอื่น ๆ เกี่ยวกับงานที่เราทั้งคู่ใช้ชีวิตอยู่

คุณคิดว่าคุณจะมีเวลาสักครู่ในช่วงสัปดาห์ที่จะถึงนี้หรือไม่? ฉันยินดีที่จะแกว่งไปตามสำนักงานของคุณหรือซื้อกาแฟ - อะไรก็ตามที่สะดวกที่สุดสำหรับคุณ!

สุดยอดและมีความสุขวันจันทร์

อีริน

ดีกว่า "เฮ้เดฟอยากหยิบกาแฟบ้างไหม?" ขวา?

พิสูจน์อักษรและตรวจสอบข้อเท็จจริง

เมื่อคุณพิมพ์อีเมลเสร็จแล้วคุณไม่ควรส่งไปที่อื่นในโลก อ่านอีเมลของคุณอีกครั้งอย่างน้อยหนึ่งครั้ง นอกจากการตรวจสอบการสะกดคำผิดและไวยากรณ์เบื้องต้นแล้วคุณยังตรวจสอบสิ่งต่าง ๆ เช่นการสะกดชื่อเหตุการณ์ที่คุณอ้างถึงหรือวันที่ที่คุณพูดถึง การพูดถึงอีเมล“ เฮ้จอน” เมื่อเป็น“ เฮ้จอห์น” อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ผู้ติดต่อของคุณจะสังเกตเห็น - และความประทับใจครั้งแรกสร้างความแตกต่างอย่างมาก

นี่เป็นจุดที่ดีในการพิจารณาโทนอีเมลของคุณ เสียงเหมือนธุรกิจมากเกินไปเมื่อคุณแค่พยายามเป็นมิตร? คุณกระตือรือร้นกับเครื่องหมายอัศเจรีย์และอิโมติคอนด้วยความเป็นมืออาชีพหรือไม่? ลองถอยกลับมาและพิจารณาว่ามีคนอ่านอีเมลในครั้งแรกที่ตอบสนองอย่างไรและปรับให้สอดคล้อง สำหรับอีเมลที่สำคัญโดยเฉพาะฉันขอให้คนอื่นมองหาฉัน - ตาบรรณาธิการพิเศษที่ไม่เคยทำร้ายใคร

คิดว่าคุณจะรู้สึกยังไงถ้ามันเป็นที่สาธารณะ

สุดท้ายก่อนที่จะกดปุ่มส่งให้ลองคิดดูว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรถ้ามีใครอ่านอีเมลนี้ยกเว้นคนที่คุณส่งไป ถ้าอย่างนั้นมันลงในกล่องจดหมายของเจ้านายของคุณ? เกิดอะไรขึ้นถ้ามันได้รับการเผยแพร่บนเว็บ? (นี่มันเกิดขึ้น) นี่เป็นการตรวจสอบขั้นสุดท้ายที่ยอดเยี่ยมเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีความเคารพและเป็นมืออาชีพและในที่สุดก็เป็นตัวแทนของวิธีที่คุณต้องการแสดงให้เห็นถึงโลกใบนี้

ฉันรู้ว่ามันฟังก์ชั่นมากมายที่จะใส่ลงในอีเมลเดียว แต่ด้วยจำนวนอีเมลที่ไม่ดีที่เราทุกคนได้รับทุกวันผู้คนจะสังเกตุเห็นถึงความแตกต่างเมื่อคนดี ๆ เข้ามาในกล่องจดหมาย และนั่นอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการเพิกเฉยกับสิ่งที่คุณต้องการ