ฉันมั่นใจว่าพวกคุณส่วนใหญ่ค่อนข้างชัดเจนในมารยาททางอีเมล คุณรู้ว่าเมื่อใดจะส่งต่อบันทึกไปยังเพื่อนร่วมงานและเมื่อใดที่จะให้เจ้านายของคุณบนเธรด คุณยังรู้ว่าเมื่อใดที่ต้องใช้ตัวเลือก BCC ที่ทำให้สับสน (หรือคุณ?) และขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักใครคุณอาจรู้ด้วยว่าต้องตอบเมื่อใดและเมื่อใด
และยังปรากฎว่า CC / BCC / ตอบกลับทั้งหมดยังคงเดินทางคน - และไม่เพียง แต่เพิ่งจบที่เพิ่งได้รับการแกว่งของสิ่งต่าง ๆ หลังจากฟังเพื่อนร่วมงานของฉันพูดคุยเกี่ยวกับช่วงเวลา "โอ๊ะ" อีเมลที่น่าอายฉันก็ยื่นมือออกไปที่เครือข่ายของฉันเพื่อดูว่ามีเหตุการณ์อื่นใดเกิดขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา กลายเป็นว่า ป้ายกำกับอีเมลเล็ก ๆ เหล่านั้นอาจมีผลกระทบอย่างมากทั้งดีและร้ายอย่างยิ่งและเป็นบทเรียนที่ยิ่งใหญ่สำหรับพวกเราที่เหลือ
มาเริ่มกันเลยกับเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยจากเฟลิเป้นักพัฒนาเว็บไซต์ซึ่งเพื่อนร่วมงานเรียนรู้วิธีที่ยากลำบากในการคิดก่อน CC และการส่งกดไม่ได้เป็นเพียงแค่ความรอบคอบเท่านั้น แต่ยังช่วยชีวิตด้วย:
สำหรับวันครบรอบหนึ่งปีของวันที่ 9/11 เพื่อนร่วมงานของฉันจัดด์ออกจากงาน ลาร์รี่เป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของเขาเนื่องจากเป็นวันที่ 9/11 มีภาพประกอบการ์ตูนที่วาดว่าจัดด์ในฐานะผู้ก่อการร้ายที่กลัวว่าจะเป็นเด็ก มันแสดงให้เห็นว่าจัดด์ซ่อนตัวอยู่ใต้เตียงของเขาบีบหมีเท็ดดี้ Larry ส่งเรื่องนี้ให้เพื่อนร่วมงานกลุ่มเล็ก ๆ และผู้จัดการเป็นเรื่องตลก ด้วยเหตุผลแปลก ๆ ผู้จัดการในกระทู้ได้ส่งการ์ตูนและ CCed ทั้ง บริษัท บริษัท มีพนักงานมากกว่า 500 คน สองสามชั่วโมงต่อมาผู้จัดการ CC- ทุกคนถูกไล่ออกและพาออกจากอาคารไปอย่างดี อ๊ะ!
ดังนั้นบทเรียนที่หนึ่ง: ถ้าคุณกำลังจะไปถึงกลุ่มคนทั้งหมดให้แน่ใจว่ามันจะได้รับการตอบรับดี
แดเนียลผู้อำนวยการฝ่ายบริการด้านการศึกษาระดับอุดมศึกษาทำอย่างนั้น เธอใช้ฟิลด์ CC เพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จของเพื่อนร่วมงาน “ การส่งอีเมลไปยังวิทยาเขตทั้งหมดของเราให้เสียงตะโกนที่ต้องการสิ่งที่ดีสำหรับขวัญกำลังใจ” แดเนียลกล่าวซึ่งยังชอบตัวเลือก CC เพื่อช่วยให้ใครบางคนอยู่ในวงและกระตุ้นให้เขาหรือเธอเป็นเชิงรุก
คำเตือน: แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วการตะโกนจะส่งผลให้เกิดการตะโกนออกไปบางครั้งก็เพียงพอแล้ว อแมนดาผู้ประสานงานการจัดหาความสามารถเรียกคืนงานที่ธนาคารที่“ พวกเขามีผู้ชายคนนี้ที่น่าอับอายสำหรับการตอบกลับทุกคนเพื่อพูดว่า 'ขอบคุณ' หรือ 'ชื่นชมมาก' …ทุกคน เดียว อีเมล์ แม้ว่าจะมี CC คน 50 คนก็ตาม มีเรื่องตลกเกี่ยวกับเขาและทำให้ผู้คนรู้สึกรำคาญ” เธออธิบาย ในที่สุดหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของเธอผิดหวังเรียกร้องตอบกลับที่กระทำความผิดและอธิบายพื้นฐานของอีเมล
James ผู้แก้ไขสำเนารู้ดีถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อผู้คนจำนวนมากเกินไปยุ่ง เขาจำเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจากปีที่ผ่านมาของเขาเมื่อสภานักเรียนนอกมหาวิทยาลัยเคยส่งข้อความไปยังรายการรับฟังทั้งหมดโดยไม่ตั้งใจแทนที่จะเป็น BCC ทั้งหมดของสมาชิก ผลลัพธ์? หนึ่งสัปดาห์ของการตอบกลับความวุ่นวายทั้งหมดสำหรับนักเรียน 3, 000 คน “ ช่วงเวลาที่ดี” เจมส์พูดพร้อมกับส่ายหัวอย่างไม่ต้องสงสัยเลยว่าจดจำกล่องจดหมายได้อย่างเต็มที่ที่เขาเคยมี
สำหรับบุคคลบางคน BCC เป็นเพียงธุรกิจที่ไม่ดี เจสสิก้าผู้เชี่ยวชาญด้านปฐมวัยในบรูคลินกล่าวถึงเรื่องนี้:
ฉันไม่ชอบ BCCing ฉันชอบความโปร่งใส มันมักจะเป็นคนที่ 'ตอบกลับทั้งหมด' ความสุขที่ทำลายมัน ในบทบาทปัจจุบันของฉันฉันต้องส่งอีเมลกลุ่มเพื่อสื่อสารข้อมูลเวลาและสถานที่รวมทั้งขอคำติชมเป็นระยะ แม้ว่าฉันจะเขียนตัวอักษรตัวเอียงเป็นตัวหนาที่ด้านบนของอีเมล 'อย่าตอบกลับอีเมลนี้ทั้งหมด' อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้มีคนทำเช่นนั้นเสมอ ถอนหายใจ ดังนั้นฉันได้ไปที่ BCCing ทุกคนและเพียง CCing ทีมของฉัน ด้วยวิธีนี้หากใครบางคน 'ตอบกลับทุกคน' ไม่ใช่ทุกคนจะต้องอยู่ในความคิดความคิดเห็นและความรู้สึกของพวกเขา
นักเขียนและบรรณาธิการ Sara ไม่รู้สึกถึงการใช้ BCC มากนัก แต่เธอเชื่อว่ามีเคล็ดลับ:
เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการให้บุคคล BCC ใช้เพื่อจุดประสงค์ในการแสดงอีเมลที่มีความหมายกับคนอื่นถามตัวเอง: ฉันจะส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ตั้งใจ (ไม่มี BCC) แล้วส่งต่อไปยังผู้ติดต่อเพิ่มเติมได้หรือไม่ รู้สึกซื่อสัตย์มากขึ้นเพราะแทนที่จะมองว่าคุณซ่อนคนที่คุณแชร์อีเมลด้วยดูเหมือนว่าคุณส่งอีเมลตามปกติแล้วคิดว่า 'โอ้ฉันควรแบ่งปันสิ่งนี้กับเจ้านายของฉันเพื่อเธอ อ้างอิง. เป็นมากกว่า 'ให้ฉันตรวจสอบว่าผู้จัดการของฉันวนซ้ำ' และน้อยกว่า 'Spy ในการสื่อสารของฉันด้วยเช่นนั้น' ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีเสมอ นอกจากนี้วิธีการที่คุณจะครอบคลุมถ้า BCCer เคยนำขึ้นมา!
ไม่ใช่แค่ CC และ BCC ที่ทำให้เกิดความสับสน 'ตอบกลับ' ที่หลอกลวงง่าย ๆ เป็นที่รู้จักกันดีว่าทำให้คนไม่กี่คนเหงื่อออก รีเบคก้าผู้บริหารบัญชียอมรับว่ากด 'ตอบกลับ' เมื่อเธอต้องการกด 'ส่งต่อ' ในฐานะประธานของสโมสรในวิทยาลัยที่กำลังจัดงานใหญ่รีเบคก้าก็ต้องตกใจเมื่อรู้ว่าพื้นที่ที่สโมสรวางแผนใช้ไว้นั้นถูกจองซ้ำ เพื่อรีบแบ่งปันความโกรธของเธอกับทีมบริหารส่วนที่เหลือรีเบคก้าพิมพ์คำสบถที่มุ่งเป้าไปที่เจ้าของสโมสร แต่ตั้งใจให้สายตาเพื่อนร่วมงานของเธอเท่านั้นและแทนที่จะส่งต่อเธอตั้งใจตอบกลับ! รีเบคก้าได้เรียนรู้หลายสิ่งหลายอย่างจากเหตุการณ์นี้รวมถึง“ ให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งข้อความของคุณไปยังคนที่ถูกต้อง”“ อย่าส่งอีเมลเมื่อโกรธ” และที่สำคัญที่สุดคือ“ อย่าเป็นคนงี่เง่าที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ เมื่อส่งอีเมลถึงคนจริงๆ”
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อความของคุณไปยังคนที่เหมาะสมคือคำแนะนำ Mark ผู้จัดการฝ่ายขายขอให้เขาใส่ใจกับหลายเดือนที่ผ่านมาก่อนที่เขาจะส่งสัญญาแก้ไขใหม่ไปยังคนที่ไม่ถูกต้อง เมื่อตระหนักถึงข้อผิดพลาดของเขาและทำให้เขาประหลาดใจว่าเขาไม่ได้ทำข้อตกลงเพียงข้อเดียว แต่สองข้อมาร์คก็ส่งคำขอโทษออกมาและรีบแก้ไขความเสียหายที่เกิดจากการประมาท เขาลงจอดเพียงหนึ่งในสองข้อเสนอและพูดได้อย่างรวดเร็วว่า บริษัท ที่ดึงออกมาด้วยเหตุผลด้านงบประมาณไม่ได้ทำเช่นนั้นเพราะความผิดพลาดของเขา -“ แม้ว่าฉันจะแน่ใจว่ามันไม่ได้ช่วย”
แม้ว่าอาจมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันเมื่อใช้ฟิลด์ใด แต่มีบทเรียนบางอย่างที่ต้องเรียนรู้จากเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่มีสีสันเหล่านี้ และถ้าคุณต้องการความคิดเห็นของฉัน อย่าเป็นคนที่น่ารังเกียจตอบกลับหลีกเลี่ยง CC อำนาจและอย่าลืมย้ายใครบางคนไปยัง BCC ถ้าคุณบอกว่าคุณกำลังทำเช่นนั้น
