คู่มือขี้ยาประชุมเพื่อเข้าร่วมการประชุม (และเพลิดเพลิน)

ฉันรักการประชุม ฉันรักลำโพงที่น่ากลัวถุงพวงหรีดการเชื่อมต่อที่ยอดเยี่ยมอาหารองค์ประกอบสื่อสังคม - ทั้งหมด ในความเป็นจริงฉันไปประชุมที่แตกต่างกันสี่ครั้งในฤดูร้อนที่ผ่านมาในเวลาเพียงหกสัปดาห์

อย่างไรก็ตามคนส่วนใหญ่ที่ฉันรู้ว่าไม่สบายใจมากขึ้นเมื่อมันมาถึงการประชุม คุณทำยังไงกับลำโพง? มารยาทที่เหมาะสมคืออะไรเมื่อเดินเข้าสู่เซสชั่น? คุณควรใส่อะไร คุณควรทำอะไรในช่วงพักเบรก?

โชคดีสำหรับคุณฉันจะพาคุณไปประชุมตลอดทั้งวันอุปสรรคทั้งหมดที่คุณคาดไม่ถึงและวิธีที่จะใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด

พื้นฐานการประชุม

ก่อนที่คุณจะมุ่งหน้าสู่การประชุมต้องแน่ใจว่าคุณทำการวิจัยเกี่ยวกับการประชุมว่ามันคือที่ใดลักษณะการแต่งกายแบบไหนใครจะพูดและคุณจะเข้าร่วมการประชุมใดเมื่อคุณอยู่ที่นั่น . สิ่งนี้สามารถช่วยคุณประหยัดความสับสนหรือความอับอายในภายหลัง

กลัวคุณจะไม่รู้ว่าจะสวมใส่อะไร? หากการประชุมที่คุณกำลังจะจัดขึ้นนั้นตรวจสอบเว็บไซต์และค้นหารูปภาพเพื่อดูว่าผู้คนสวมใส่อะไร หากคุณไม่สามารถติดตามเว็บไซต์หรือสื่อโซเชียลการประชุมเพื่อถ่ายรูปได้อย่าลังเลที่จะส่งอีเมลไปยังผู้จัดงานและถาม หรือถ้าคุณแค่หวังที่จะทิ้งมันไว้ฉันขอแนะนำให้หาชุดแต่งกายแบบ Go-to ที่สามารถแต่งตัวหรือแต่งตัวได้ง่าย โดยส่วนตัวถ้าฉันไม่รู้ว่าสภาพแวดล้อมการประชุมจะเป็นอย่างไรฉันสวมชุดมืออาชีพและส้นรองเท้าและนำเสื้อในกรณีที่ฉันต้องแต่งตัวให้ดูเล็กน้อย

นอกจากนี้แพ็คการประชุม "แพ็ครอดชีวิต" ซึ่งควรมีสมุดบันทึกและปากกาสองใบอย่างน้อย 25 นามบัตรขนมขบเคี้ยวเล็ก ๆ ขวดน้ำข้อมูลการลงทะเบียนการประชุมของคุณและที่ชาร์จโทรศัพท์ (ที่ชาร์จคอมพิวเตอร์ เช่นกันหากคุณต้องการใช้สิ่งนั้น)

หากคุณต้องการได้รับคะแนนพิเศษสำหรับความยอดเยี่ยมก่อนการประชุมอย่าลังเลที่จะตรวจสอบแฮชแท็กการประชุมบน Twitter และ Instagram เพื่อดูว่าใครจะเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้า อย่าลังเลที่จะมีปฏิสัมพันธ์กับคนเหล่านี้ ใครจะรู้? บางทีคุณทุกคนจะพบกันที่เหตุการณ์เมื่อคุณอยู่ที่นั่น

โลจิสติกส์ตอนเช้า

อิน

การเช็คอินประชุมอาจไม่สะดวกอย่างยิ่ง หลายคนไม่เป็นระเบียบและมักจะมีความโกลาหลอยู่หน้าบ้าน

เคล็ดลับสำหรับมือโปรของฉัน: เป็นคนที่ใจดีมากกับทุกคนเมื่อคุณเดินเข้ามาคุณไม่มีทางรู้ว่าใครเป็นคนจัดการโต๊ะเช็คอินและคุณไม่ต้องการสร้างความประทับใจที่ไม่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการประชุมหลายครั้ง หรือบุคคลที่มีอิทธิพลใช้ตารางเช็คอินและพื้นที่ต้อนรับ

ตัวอย่างเช่นฉันครั้งหนึ่งเคยอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจจริงๆที่เด็กหญิงข้างหน้าฉันในการประชุมการเช็คอินกำลังนินทาผู้ก่อตั้ง บริษัท ที่เป็นเจ้าภาพการประชุม ใครกำลังยืนอยู่ตรงหน้าเธอ? ผู้ก่อตั้ง อ๊ะ แม้แต่การบ่นอย่างคร่ำครวญเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมอาจเป็นความผิดพลาดที่นี่

อาหาร

คุณจะต้องตรวจสอบและดูว่างานจะครอบคลุมมื้ออาหารหรือไม่ แต่ฉันขอแนะนำให้กินบางสิ่งเล็กน้อยล่วงหน้าและนำอาหารในกรณีที่คุณไม่ชอบสิ่งที่เสิร์ฟหรือสิ่งผิดปกติกับการจัดเลี้ยง

ในแง่ของอาหารแต่ละมื้ออาหารเช้าเป็นเวลาที่ยอดเยี่ยมที่จะได้รับพลังงานจากการประชุมเมื่อคุณเดินเข้ามาคนนั่งโต๊ะกับคนที่พวกเขาไม่รู้หรือไม่? มีเครือข่ายใดเกิดขึ้นบ้าง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องติดตามเมื่อคุณเดินเข้ามาครั้งแรก

เคล็ดลับที่สำคัญ: อยู่นอกมือถือของคุณและตั้งเป้าหมายสำหรับมื้ออาหารของคุณ มันอาจเป็นการข่มขู่ที่จะอยู่ในห้องที่คุณไม่รู้จักใครเลยและโทรศัพท์เป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวได้ง่าย แต่พยายามอย่างหนักเท่าที่จะทำได้เพื่อมีส่วนร่วมกับผู้คนแทน แม้ว่าเป้าหมายของคุณจะง่ายเหมือนการสนทนาห้านาทีกับคนคนหนึ่งในช่วงอาหารเช้านั่นก็ดีกว่าไม่มีอะไร

การนำเสนอและการประชุม

การเลือกเซสชัน

หากการประชุมที่คุณอยู่มีหลายเซสชันให้เลือกในคราวเดียวฉันขอแนะนำให้ไปดูเซสชันในหัวข้อที่คุณสนใจ แต่คุณไม่รู้เรื่องมากนัก ฉันเคยเห็นคนจำนวนมากกลัวและเพิ่งเข้าร่วมเซสชันกับวิทยากรหรือเนื้อหาที่คุ้นเคย แต่ในตอนท้ายของวันคุณได้ลงทุนเวลาและเงินเพื่อเข้าร่วมการประชุมนี้ดังนั้นคุณควรพยายามขยายขอบเขตของคุณ

และถ้าคุณไม่สามารถเลือกได้จริงเหรอ? หากคุณมากับเพื่อนร่วมงานแยกตัวและตกลงที่จะเปรียบเทียบโน้ตในตอนท้ายของวัน ถ้าไม่? ใช้อาหารเช้าเพื่อหาเพื่อนประชุมและดูว่าเขาหรือเธอจะทำข้อตกลงที่คล้ายกัน

การพูดคุยกับผู้พูดและผู้ร่วมอภิปราย

การพูดคุยกับผู้คนที่นำเสนอในที่ประชุมมักเป็นการข่มขู่อย่างยิ่ง - โดยเฉพาะเมื่อพวกเขาถูกห้อมล้อมด้วยกลุ่มแฟน ๆ หลังจากพูดคุยกัน แต่การเชื่อมต่อเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญ! ไม่เพียงแค่“ ฉันเห็นคุณพูดที่ Conference X” เป็นช่องเปิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับอีเมลแนะนำ แต่ความจริงที่ว่าผู้พูดยังสนใจในสิ่งเดียวกันเพราะคุณสามารถทำให้พวกเขาเป็นพันธมิตรที่มีค่าได้ในภายหลัง นอกจากนี้จากประสบการณ์ของฉันฉันได้เห็นวิทยากรคนเดียวกันปรากฏตัวในหลาย ๆ เหตุการณ์และเป็นเรื่องดีที่ได้สร้างความสัมพันธ์เหล่านั้นผ่านการประชุมหลายครั้ง

แน่นอนว่าการพูดคุยกับผู้พูดสามารถพูดได้ง่ายกว่าทำมากดังนั้นนี่คือเคล็ดลับสองสามข้อ ก่อนอื่นให้วางตำแหน่งตัวเองเพื่อที่คุณจะได้อยู่ใกล้กับลำโพง หากเขาหรือเธออยู่ทางด้านขวาของเวทีให้นั่งตรงส่วนหน้าขวาของที่นั่ง ดูมีส่วนร่วมในระหว่างการนำเสนอ (ไม่ใช่น่าขนลุก“ ฉันเป็นแฟนตัวยงของคุณ!” มีส่วนร่วมมีความสุขที่ได้อยู่ที่นั่น) ในระหว่างเซสชั่นเขียนจุดที่น่าสนใจบางอย่างที่คุณต้องการถามคนเกี่ยวกับ

ในแง่ของวิธีการของคุณให้ก้าวร้าว แต่ไม่หยาบคาย (ฉันเคยเห็นผู้เข้าร่วมประชุมผลักดันซึ่งกันและกันอย่างแท้จริงออกไปคุยกับวิทยากรคนหนึ่ง) แต่เข้าไปอยู่ในนั้น! จากนั้นแนะนำตัวเองถามคำถามทำการเชื่อมต่อสิ่งที่คุณต้องการและพยายามออกไปจากที่นั่นภายในสองสามนาทีถ้ามีคนแถวยาวรอคุณอยู่ข้างหลัง

เคล็ดลับสำคัญอีกประการหนึ่ง: อย่าเพิ่งไปตามวิทยากรที่รู้จักกันดี หากมีคนพูดอย่างคล่องแคล่วและไม่ค่อยมีคนรู้จักคนเหล่านี้มักจะมีเวลาพูดคุยกับคุณมากกว่าและสามารถเป็นน้ำพุแห่งความรู้ได้

กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้คนหลายสิบคนขึ้นไปที่ Arianna Huffington และถามเธอเกี่ยวกับงานของเธอใน The Huffington Post แต่หนึ่งในบรรณาธิการของ HuffPost เขาหรือเธออาจจะมีความรู้และตื่นเต้นแน่นอนที่จะพูดคุยกับคนที่มาประชุม เข้าหาคนเหล่านั้น พวกเขาสามารถเชื่อมต่อที่ยอดเยี่ยม

ระบบเครือข่าย

ในบุคคล

เมื่อคุณเห็น“ หยุด” ในวาระการประชุม - ถึงเวลาที่จะนำนามบัตรเหล่านั้นไปใช้! ข้อควรจำ: คนส่วนใหญ่ในที่ประชุมจะไปพบปะกับคนที่มีใจเดียวกันดังนั้นอย่ากลัวที่จะแชทกับคนอื่นและเชื่อมต่อกัน เห็นได้ชัดว่าอย่ากระตือรือร้น (“ นี่คือบัตรของฉัน! ตอนนี้เราเป็นเพื่อนที่ดีที่สุด! หางานให้ฉัน!”) แต่ก็ไม่ต้องกลัวที่จะขอนามบัตรและแจกการ์ดของคุณด้วย

การสนทนากับคนแปลกหน้ามักจะเป็นเรื่องที่น่ากลัวเล็กน้อย (และอึดอัดใจมาก) ในตอนแรก อย่างไรก็ตามแตกต่างจากเหตุการณ์เครือข่ายที่คุณถูกโยนเข้าด้วยกันในห้องที่มีบริบทน้อยหรือไม่มีเลยการประชุมจะให้หัวข้อหนึ่งที่คุณมีเหมือนกันนั่นคือการประชุมเอง!

หากคุณต้องการเริ่มแชทกับใครสักคนมันเป็นเรื่องง่ายเหมือนเริ่มจากคำถามเกี่ยวกับเซสชันที่พวกเขาเข้าร่วมหรือผู้ที่พวกเขาชอบมากที่สุด จากที่นั่นรู้สึกเป็นธรรมชาติมากขึ้นเมื่อถามว่าบุคคลนั้นทำอะไรเพื่อหาเลี้ยงชีพและทำไมเขาหรือเธอถึงเข้าร่วมการประชุมในตอนแรก

สื่อสังคม

อย่าดูถูกพลังของการใช้โซเชียลมีเดีย (livetweeting หลังจากทำแฮชแท็กการประชุมชอบและชอบโพสต์) ระหว่างการประชุม ฉันไม่สามารถบอกคุณได้ว่าฉันได้เข้าร่วมเครือข่ายบน Twitter และ Instagram กี่ครั้งด้วยผู้ประชุมที่ยอดเยี่ยม และ ผู้พูดที่เป็นที่ต้องการอย่างมาก หากมีสิ่งใดการมีอยู่ในโซเชียลมีเดียจะทำให้คุณมีความสามารถที่จะเป็นผู้มีอิทธิพลต่อเหตุการณ์ อย่าประมาทพลังของสกุลเงินทางสังคม

แม้จะเย็นกว่า: คุณสามารถพบปะกับผู้คนที่คุณพบบนเว็บและหาเพื่อนใหม่และผู้ติดต่อ ถึงวันนี้เพื่อนสนิทและผู้ติดต่อมืออาชีพบางคนของฉันคือคนที่ฉันพบผ่านกิจกรรมทวีตสด

โพสต์การประชุม

ติดตาม

มันจะไปโดยไม่บอก แต่ให้แน่ใจว่าคุณติดตามทันที (ภายใน 24 ชั่วโมง) กับผู้ติดต่อที่คุณทำในการประชุม กิจกรรมขนาดใหญ่อาจล้นหลามดังนั้นถ้าคุณรอนานกว่าหนึ่งวันเพื่อติดตามผู้คนอาจลืมใบหน้าของคุณไปแล้ว อย่าปล่อยให้พวกเขา!

พูดถึงมัน

ไม่ว่าคุณจะอยู่บน Twitter, Facebook หรือ Instagram หรือเพียงแค่มีบล็อกแสดงความรักของคุณสำหรับการประชุมออนไลน์! ส่วนตัวฉันชอบเขียนบทความในบล็อกเกี่ยวกับการประชุมที่ฉันไปและสิ่งที่ฉันเรียนรู้

อีกสิ่งที่สนุกคือการใช้บทเรียนการประชุมหลังจากการใช้สื่อสังคมออนไลน์ ตัวอย่างเช่นถ้าฉันได้ยินผู้บรรยายในที่ประชุมให้พูดคุยอย่างดีเกี่ยวกับความเป็นผู้นำของผู้หญิงในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีและจากนั้นฉันอ่านบทความสองสามสัปดาห์ต่อมาเกี่ยวกับผู้หญิงในเทคโนโลยีมันง่ายที่จะทวีตบทความติดแท็กลำโพงหรือการประชุม ผู้จัดการประชุมและใช้แฮชแท็กการประชุม อีกครั้งที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเชื่อมโยงหลังจากความจริงและสร้างตัวเองเป็นผู้มีอิทธิพล

ขอให้โชคดีกับการเข้าร่วมประชุมทั้งหมดของคุณ!