การเผชิญหน้า (โดยเฉพาะการเผชิญหน้ากับงาน) ไม่เคยสนุกสำหรับทุกคน แต่ยิ่งอึดอัดกว่าที่จะพูดอะไรที่ไม่พึงประสงค์ให้กับใบหน้าของใครบางคนพยายามแสดงความรู้สึกเหล่านั้นผ่านอีเมล
ในฐานะผู้ร่วมก่อตั้งขององค์กรเสมือนจริงที่มีผู้มีส่วนร่วมมากกว่า 120 คนทั่วโลกฉันมีส่วนแบ่งที่ยุติธรรมในการเผชิญหน้าทางอีเมลที่น่าอึดอัดใจ ดังนั้นคุณจะทำอย่างไรถ้าคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์การส่งอีเมล? นี่คือเคล็ดลับ
1. อย่าใช้อีเมลหากคุณไม่ต้องการ
สิ่งนี้ควรดำเนินการโดยไม่บอก แต่สำคัญ: อีเมลไม่ควรอยู่ก่อนตัวเลือกแรกของคุณสำหรับการสื่อสารการเผชิญหน้า ในความเป็นจริงมันควรจะใช้เป็นทางเลือกสุดท้าย
อย่าส่งอีเมลการเผชิญหน้าให้ใครบางคนเว้นแต่คุณได้พยายามติดต่อกับเขาหรือเธอทุกวิถีทางที่เป็นไปได้โดยที่ไม่ประสบความสำเร็จหรือหากปัญหาเป็นเรื่องเร่งด่วนที่เขาหรือเธอจำเป็นต้องได้รับการบอกกล่าวทันที ตัวเลือกคืออีเมล นอกจากนี้ควรใช้อีเมลการเผชิญหน้าสำหรับปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ใหญ่เหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิต (เช่นการยิงใครบางคนอย่างน้อยที่สุดก็ควรจะทำบน Skype หรือแพลตฟอร์มที่คุณสามารถเห็นใบหน้าของใครบางคน)
มีสองเหตุผลหลักสำหรับเหตุผลนี้ ประการแรกการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว (แม้ว่าจะผ่าน Skype หรือ Google Hangout) อนุญาตให้บุคคลอื่นรับสัญญาณใบหน้าและภาษากายในระดับหนึ่งซึ่งสามารถช่วยให้คุณเข้าใจประเด็นได้ดีขึ้น ประการที่สองคำในอีเมลสามารถถูกนำออกจากบริบทได้อย่างง่ายดาย (เช่นเดียวกับบริบทของอีเมล) และคุณไม่ต้องการให้สถานการณ์ระเบิดในหน้าของคุณ (คิวคนอื่นจะไปกับเจ้านายของคุณที่จะบ่นเกี่ยวกับ อีเมลของคุณ).
อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่คุณจะต้องใช้อีเมลและเชื่อใจฉันในสถานการณ์เหล่านั้นมันจะดีกว่าในการสื่อสารทางอีเมลมากกว่าที่จะไม่ทั้งหมด
2. ตรงไปตรงมาและเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้
ส่วนที่สำคัญที่สุดในการเขียนอีเมลคือการพูดในสิ่งที่คุณต้องการจะพูด ใช้ความเห็นหรือความคิดด้านอื่น ๆ ของคุณออกมา (นี่ไม่ควรจะเป็นนวนิยาย) และเพียงแค่ตรงประเด็น อีเมลการเผชิญหน้าทั้งหมดของคุณควรเป็นเพียงสองประโยคและเป้าหมายคือควรสื่อสารแบบออฟไลน์และเข้าสู่ชีวิตจริงโดยเร็วที่สุด
นั่นหมายความว่าอย่างไร? อย่าตีไปที่พุ่มไม้อย่าพูดทุกสิ่งที่อยู่ในใจและอย่าขอโทษสำหรับสิ่งที่คุณพูด คุณยังสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยไม่ได้ตั้งใจ - เป็นตัวอย่างลองดูอีเมลด้านล่างที่ฉันส่งให้นักเขียนที่มีส่วนร่วมคนหนึ่งของฉัน
นอกจากนี้หากคุณรู้สึกว่าคุณไม่สามารถอธิบายกรณีของคุณในหกประโยคหรือน้อยกว่าอาจเป็นเรื่องที่ใหญ่เกินไปและมีขนดกสำหรับอีเมล ท้ายที่สุดคุณไม่ต้องการลดสถานการณ์ที่บอบบางให้เหลือน้อยที่สุด อีเมลสั้น ๆ ที่ส่งถึงกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับคุณภาพการมอบหมายการขาดงานหรือความคืบหน้าเป็นเรื่องปกติ แต่คุณสามารถจินตนาการได้ว่ามันจะแย่ขนาดไหนที่จะส่งอีเมลที่กล่าวว่า“ เฮ้อยากรู้อยากเห็นแค่อยากให้คุณรู้จักคุณ กำลังถูกเขียนขึ้น เย็น."
3. ข้อเสนอจะพร้อมใช้งานสำหรับการแชท
ปัญหาอีกประการหนึ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณเผชิญหน้ากับใครบางคนผ่านอีเมลก็คือการสื่อสารออนไลน์นั้นมีด้านเดียวมาก มีคนอื่นไม่เห็นด้วยกับคุณทันที แต่พวกเขาได้รับอีเมลของคุณอ่านตอบกลับและอื่น ๆ ดังนั้นจึงอาจใช้เวลาสักครู่สำหรับทั้งสองฝ่ายเพื่อให้ได้คะแนนจากพวกเขาและโดยทั่วไปจะทำได้ไม่มากนัก
แม้ว่าคุณจะส่งการเผชิญหน้าทางอีเมลคุณควรให้ตัวเลือกแก่บุคคลอื่นเพื่อตอบคำถามผ่านสื่ออื่น จบจดหมายด้วยบางสิ่งเช่น“ แจ้งให้เราทราบอย่างแน่นอนหากคุณมีคำถามใด ๆ และหากคุณต้องการที่จะพูดคุยเรื่องนี้ต่อไปเราสามารถคว้าอาหารกลางวันหรือกระโดดขึ้น Skype ได้อย่างแน่นอน”
4. คิดก่อนส่ง
ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลของคุณส่งเสียงหวือผ่านไซเบอร์สเปซคิดกับตัวเอง ถ้าผู้บังคับบัญชาของฉันเห็นสิ่งนี้พวกเขาจะคิดอย่างไรกับสิ่งที่ฉันพูด การทำเช่นนั้นสามารถป้องกันไม่ให้คุณส่งอีเมลที่รุนแรงเกินไปหรือให้ความรู้สึกที่แตกต่างไปจากที่คุณคาดหวังไว้ หากคุณคิดว่าหัวหน้าของคุณจะได้รับข้อความที่ผิดมองอีเมลของคุณโดยไม่มีบริบทดังนั้นถึงเวลาต้องกลับไปที่กระดานวาดรูป
ถ้าเป็นไปได้ลองและเขียนอีเมลของคุณต่อวัน (หรืออย่างน้อยสองสามชั่วโมง) ก่อนที่จะส่ง หากคุณเขียนจดหมายโต้ตอบด้วยความโกรธคุณจะต้องใช้เวลาสักพักก่อนที่คนอื่นจะเห็นข้อความของคุณ มีการตัดสินใจที่ยอดเยี่ยมไม่มากนักในความโกรธแค้นและคุณไม่ต้องการให้ชื่อเสียงของคุณตกอยู่ในอันตรายเพราะคุณส่งอีเมลที่ไม่ได้รับการกล่าวขวัญ
5. เตรียมพร้อมสำหรับการตอบกลับ (หรือไม่)
แน่นอนว่าอีเมลเป็นถนนสองทาง ให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับปฏิกิริยาใด ๆ และปฏิกิริยาทั้งหมดเมื่อคุณส่งการเผชิญหน้าทุกรูปแบบ นอกจากนี้ใช้เวลาคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะทำในสถานการณ์ต่าง ๆ เช่นถ้าคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งไม่ตอบสนองหรือถ้าเขาหรือเธอระเบิดคุณ 10 นาทีต่อมา
ตัวอย่างเช่นหากผู้เขียนที่ฉันส่งอีเมลข้างต้นไม่ตอบกลับภายในสามหรือสี่วันฉันจะส่งอีเมลติดตามที่มีกำหนดเวลาหรือคำขาดสุดท้าย (อย่างเช่น "ถ้าฉันไม่ได้ยินคุณ ฉันจะสมมติว่าคุณไม่สนใจเขียน The Prospect ”) อีกต่อไป สิ่งนี้ทำให้มีแรงกดดันเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยต่อบุคคลอื่นเพื่อตอบสนอง
และในกรณีที่คุณได้รับการตอบกลับที่หยาบคายหรือโกรธให้ใช้เวลา (อย่างน้อยสองสามชั่วโมง) ก่อนที่จะตอบกลับ มันอาจดึงดูดการย้อนกลับและยังง่ายมากสำหรับข้อความเดียวที่จะเปลี่ยนเป็นเขตสงครามทางอีเมล และอีกครั้งเป้าหมายหลักของคุณควรจะออกจากด้านหลังโล่ของอีเมลและพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน
