มีหนึ่งในวันนั้นเมื่อหลังจากเก้าชั่วโมงที่อัดแน่นในสำนักงานคุณยังไม่ได้เคาะรายการสำคัญออกจากรายการที่ต้องทำของคุณ? เมื่อคุณรู้สึกว่าคุณ สามารถทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ - ถ้าคุณทำงานในกล่องที่เงียบไร้เสียงรบกวนและไม่ถูกโจมตีด้วยอีเมลโทรศัพท์และเพื่อนร่วมงานทุก ๆ 30 วินาที?
แต่แน่นอนว่าไม่ใช่อย่างนั้น พวกเราส่วนใหญ่มักจะนั่งอยู่ในห้องเล็ก ๆ ที่มีความยุ่งเหยิงล้อมรอบไปด้วยคนหนุ่มสาวอีกนับสิบคนที่อยู่ในห้องเล็ก ๆ ที่มีความยุ่งเหยิงและเต็มไปด้วยการรบกวนทางดิจิตอลของโทรศัพท์คอมพิวเตอร์และแบล็กเบอร์รี่
มันเป็นสภาพแวดล้อมที่ดีที่สุดในการทำงาน ดังนั้นเราจะสามารถปรับสิ่งรบกวนสมาธิของสำนักงานหัวเข็มขัดลงและทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จได้อย่างไร? ต่อไปนี้เป็นคำตอบง่าย ๆ หกข้อ
1. ปลดปล่อยตัวเองออกจากอีเมล
เพียงเพราะคุณได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวันไม่ได้หมายความว่าคุณต้องเชื่อมโยงกับ Outlook (หรือ Entourage หรือ Gmail) ในความเป็นจริงการมีอีเมลของคุณบนหน้าจออย่างต่อเนื่องสามารถทำให้คุณ มี ประสิทธิผล น้อยลง
การเปลี่ยนแปลงที่ง่ายอย่างหนึ่ง: ไม่ต้องเปิดอีเมล์บนหน้าจอตลอดวัน ให้ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดของคุณและพยายามร่วมกันเพื่อตรวจสอบข้อความตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น (ฉันจะตรวจสอบสถานะของฉันทุก ๆ ชั่วโมง) ถ้าสิ่งนี้ทำให้คุณกังวล - ถ้าเจ้านายของคุณเป็นผู้ส่งอีเมลบ่อยครั้งหรือคุณมีลูกค้าที่ต้องการการตอบสนองในทันที - คุณสามารถปรับแต่งวิธีที่ Outlook เตือนคุณเพื่อให้สิ่งที่สำคัญ ๆ ได้รับความสนใจ
2. อย่าหยิบโทรศัพท์
เพียงเพราะมันดังไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบมัน หากคุณตั้งเวลาไว้หนึ่งชั่วโมงเพื่อรายงานให้เจ้านายของคุณและคุณได้รับโทรศัพท์จากหมายเลขที่ไม่รู้จักให้ไปที่วอยซ์เมล นอกจากว่าคุณคาดหวังว่าจะมีการโทรมันก็ไม่คุ้มที่จะรบกวนการโฟกัสของคุณ เชื่อฉันเถอะหากเป็นสิ่งสำคัญผู้โทรจะฝากข้อความไว้และคุณสามารถโทรกลับได้ตลอดเวลา
คุณจะช่วยตัวเองให้รอดพ้นจากความเครียดที่จะไม่ได้เตรียมตัวสำหรับการโทร - หากคุณกำลังกระทืบหมายเลขเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงและสถานที่จัดงานโทรมาถึงการจัดส่งล่าช้าคุณจะรู้สึกสับสนมากขึ้นถ้าคุณมารับมากกว่าที่คุณหยุด โฟกัสอีกครั้งและโทรกลับในภายหลังหลังจากที่คุณติดตามข้อมูลการจัดส่งนั้น
3. ส่งสัญญาณไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณ
บรรยากาศทางสังคมเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการทำงานในสำนักงาน - แต่ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่กวนใจที่สุด วิธีหนึ่งในการแก้ไขปัญหานี้คือการตั้งค่าระบบกับเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อที่คุณทุกคนจะได้รู้ว่าจะไม่รบกวนซึ่งกันและกันเมื่อใด นี่เป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณมีประตูสำนักงานที่คุณสามารถปิดได้ - แต่ถ้าคุณไม่มีให้คิดสัญญาณของคุณเองว่า“ โปรดอย่ารบกวนฉันตอนนี้”
สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่ใส่หูฟังคู่หนึ่ง (แม้ว่าคุณจะไม่ได้ฟังเพลง) หรือติดอุปกรณ์เสริมบนโต๊ะที่คุณชื่นชอบที่ด้านบนของจอภาพ เพียงจำไว้ว่าสิ่งนี้ใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อคุณทำให้ตัวเองว่างตลอดทั้งวัน - บางครั้งผู้คนต้องการความสนใจของคุณ
4. จัดระเบียบร่างกาย
ตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องจัดวางแฟ้มบนโต๊ะทำงานของคุณโดยไม่ต้องใช้กระดาษหรือใช้รหัสสี แต่ถ้าคุณจัดระเบียบ - ไม่ว่าคุณจะทำงานด้วยวิธีใด - และคุณสามารถค้นหาสิ่งต่าง ๆ ได้ (โต๊ะทำงานของฉันอาจดูเหมือนกล่องโพสต์ - มันระเบิดทั่วพื้นผิว แต่ฉันมีระบบฉันสาบาน!) ไม่มีใครอยากเสียเวลา 10 นาทีในการค้นหานาทีการประชุมในสัปดาห์ที่แล้วเมื่อคุณควรจะพิมพ์ วาระการประชุมในสัปดาห์นี้
นี่เป็นสถานที่ที่เทคโนโลยีสามารถช่วยได้จริงๆ ฉันพบว่ามันง่ายกว่ามากในการจัดเก็บสิ่งต่าง ๆ แบบดิจิทัลดังนั้นฉันจึงควรสแกนทุกอย่างและบันทึกลงในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของ บริษัท ด้วยวิธีนี้ถ้าฉันใช้โทรศัพท์กับลูกค้าและต้องการตรวจสอบสัญญาฉันสามารถดึงมันขึ้นมาบนหน้าจอได้โดยไม่จำเป็นต้องหยุดเธอขณะที่ฉันรูทรอบ ๆ ห้องของฉัน โฟลเดอร์
5. รับฟุ้งซ่าน!
ผู้คนมักจะมุ่งเน้นไปที่การกำจัดสิ่งรบกวนเช่น Facebook เว็บไซต์ช็อปปิ้งออนไลน์และสตรีมมิ่งสื่อในที่ทำงาน แต่เท่าที่เจ้านายของคุณอาจต้องการเห็นคุณโหนกแป้นพิมพ์ของคุณจ้องมองที่สเปรดชีตนั้นตลอดแปดวัน (หรือมากกว่า) ชั่วโมงนั่นจะไม่ทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
ในความเป็นจริงการศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้แสดงให้เห็นว่า“ การท่องเว็บสามารถฟื้นฟูผู้ทำงานที่เหนื่อยล้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้จริงเมื่อเปรียบเทียบกับกิจกรรมอื่น ๆ เช่นการโทรหาบุคคลข้อความหรืออีเมล
ดังนั้นไปข้างหน้า: ใช้เวลา 15 นาทีในการติดตามข่าวซุบซิบ Gawker ของคุณหรือดูรายการใหม่ที่ JCrew การพักผ่อนจะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเมื่อคุณหันความสนใจกลับไปที่งานที่ทำ
6. เก็บบันทึกการทำงาน
ในที่สุดและที่สำคัญที่สุดคือหาวิธีที่คุณทำงานได้ดีที่สุด ลองจดทุกสิ่งที่คุณทำในระหว่างวันและใช้เวลานานแค่ไหนคุณอาจจะแปลกใจ
ฉันเริ่มเก็บบันทึกการทำงานเพื่อที่ฉันจะได้สามารถนับวันของฉันได้มากขึ้นโดยงานด้านการบริหารและจำนวนที่เหลือเพื่ออุทิศให้กับโครงการระยะยาว แต่มันก็จบลงด้วยการแสดงรูปแบบการทำงานของฉัน - ตัวอย่างเช่นฉันได้งานที่ทำมากที่สุดในช่วงบ่าย การรับรู้สิ่งนี้ช่วยให้ฉันตั้งเวลาได้ดีกว่า: ตอนนี้ฉันทำงานช้าแทนที่จะเข้ามาเร็วและฉันมักจะเพิ่มผลผลิตมากขึ้นในแต่ละวัน
มันไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะปรับความฟุ้งซ่าน แต่คิดว่ายิ่งคุณมีประสิทธิผลมากเท่าไหร่ตอนนี้คุณก็จะออกจากห้องเล็ก ๆ ไปได้เร็วขึ้นและเร็วเข้าสำนักงาน - ที่ซึ่งคุณสามารถปิดประตูได้
