ในฐานะสมาชิกของ Gen Y คุณ (หวังว่า) จะรู้กฎระเบียบที่สำคัญที่สุดของอีเมลมารยาทอยู่แล้ว: ให้สั้นและหวานและอย่าใส่อะไรในอีเมลที่คุณไม่ต้องการส่งต่อให้คุณยายเจ้านายของคุณ หรืออื่น ๆ ที่สำคัญของคุณ
แต่บางครั้งส่วนที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับการเขียนอีเมลไม่ใช่เนื้อหาทั้งหมด - เป็นวิธีเริ่มต้นและสิ้นสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงานมันไม่ง่ายอย่างที่เริ่มต้นด้วย“ Dear Joe” และลงชื่อด้วย“ Thanks, Kelly”
ดังนั้นเมื่อคุณสร้างข้อความถึงผู้จัดการการจ้างผู้บริหารหรือแม้แต่เจ้านายของคุณนี่คือวิธีที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณกำลังก้าวไปสู่ไซเบอร์ด้วยเท้าที่ดีที่สุดตั้งแต่ต้นจนจบ
1. อีเมลจากใคร
สิ่งแรกสิ่งแรก: ถึงเวลาที่จะเกษียณบัญชีอีเมล“ [email protected]” ของคุณ จริงๆ. มันไม่ได้น่ารักหรือสร้างสรรค์มันไม่เป็นมืออาชีพ หากคุณใช้บัญชีอีเมลด้วยเหตุผลอื่นนอกเหนือจากการแชทกับเพื่อนในวิทยาลัยของคุณให้ใช้ที่อยู่ที่ประกอบด้วยชื่อย่อหรือชื่อแรกและชื่อสุดท้ายของคุณแล้วปล่อยไว้ที่นั้น นอกจากนี้โปรดระมัดระวังเมื่อใช้หมายเลข 0 หรือ 1 ในที่อยู่อีเมลของคุณ มันยากที่จะบอกพวกเขานอกเหนือจากตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ O หรือ L ตัวพิมพ์เล็ก
2. หลีกเลี่ยงคำอวยพร
การเลือกคำแรกของอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่าย -“ ที่รัก” หรือ“ สวัสดี” ทั้งคู่ทำงานได้ในเกือบทุกสถานการณ์ แต่หลังจากนั้นก็สามารถทำได้หากิน ในการสื่อสารในที่ทำงานปกติการบอกชื่อบุคคลด้วยชื่อของเขาหรือเธอนั้นเป็นเรื่องปกติและการใช้ชื่อเรื่องสามารถทำให้คุณดูเป็นทางการมากเกินไปไม่เป็นระเบียบหรือเป็นเด็กและเยาวชน
แต่มีข้อยกเว้น: ผู้บริหารระดับสูงบางคนชอบ“ นาย” หรือ“ นางสาว” ดังนั้นจึงควรฟังหูฟังว่าคนอื่นมักจะพูดกับเขาหรือเธอ และมันเป็นทางออกที่ปลอดภัยเมื่อคุณพบแพทย์หรืออาจารย์เป็นครั้งแรกที่พวกเขาต้องการที่จะได้รับการกล่าวว่าเป็น“ ดร.”
เมื่อส่งอีเมลเพื่อค้นหาตำแหน่งงานของคุณวิธีที่ดีที่สุดคือใช้ชื่อ แต่ถ้าคุณไม่ทราบเพศของบุคคลที่คุณติดต่ออยู่อย่าเดา - ไปกับชื่อเท่านั้น ใช่คริสติน่า“ คริส” บราวน์อาจให้อภัยคุณที่เรียกเธอว่ามิสเตอร์ แต่สิ่งสุดท้ายที่คุณอยากทำคือทำให้ตัวเองลำบากใจก่อนที่คุณจะเข้าสู่ใจกลางของอีเมล
ท้ายที่สุดถ้าคุณไม่มีชื่อเฉพาะสำหรับผู้รับ (เช่นคุณกำลังส่งคำถามการหางานไปยังที่อยู่ HR ส่วนกลาง) คำว่า "สวัสดี" ง่าย ๆ ก็เพียงพอแล้ว
3. ปิดด้วยความสุภาพ
คุณอาจมีบรรทัดปิดอีเมลโปรด แต่คุณควรพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ติดต่อและเหตุผลของอีเมลเมื่อลงชื่อออก นี่คือตัวอย่างรวดเร็วของแท็กไลน์ที่ใช้กันทั่วไปและข้อความที่สื่อความหมาย:
ขอแสดงความนับถือ: นี่เป็นความเชื่อมั่นที่เป็นสากลและเหมาะสม 100% ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ แต่มันอาจถูกมองว่าเป็นเรื่องน่าเบื่อหรือเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายสำหรับการติดต่อกับคนที่คุณรู้จักดี
ขอแสดงความนับถือ: วลีนี้เป็นมืออาชีพ แต่มีความอบอุ่น เป็นเรื่องปกติสำหรับอีเมลธุรกิจที่ไม่ค่อยเป็นทางการเช่นระหว่างเพื่อนร่วมงานที่ทำงานร่วมกันค่อนข้างบ่อย สิ่งนี้สามารถย่อให้สั้นลงไปอีก "ความนับถือ" เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุ้นเคย
ดีที่สุด: การ ลงชื่อออกมีการถกเถียงกันอย่างกว้างขวางและถูกมองว่าเป็นทุกอย่างตั้งแต่จริงใจจนถึงซ้ำซากขึ้นอยู่กับตัวกรองของผู้รับ เป็นรุ่นสั้น ๆ ของ "Best regards" และสามารถสื่อความรู้สึกในแง่บวกได้ แต่มันก็อาจจะเข้าใจผิดว่าไม่น่าไว้วางใจถ้าคุณไม่มีความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวกับบุคคลที่คุณส่งอีเมล
ด้วยความเคารพ: นี่คือ sendoff อย่างเป็นทางการที่เหมาะสมเมื่อส่งอีเมลถึง CEO, ประธานกรรมการหรือผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท
Fondly: นี่เป็นการปิดตัวทางสังคมไม่ใช่มืออาชีพ มันส่งข้อความของความเป็นมิตรและความสนใจที่แท้จริง - แต่ด้วยระดับของความคุ้นเคยที่ดีที่สุดอยู่ห่างจากการติดต่อมืออาชีพ
ขอแสดงความนับถือ: นี่เป็นรุ่นที่เป็นทางการมากขึ้นของ "ด้วยความรัก" แต่ก็ยังดีที่สุดสำหรับอีเมลสังคม
ของคุณอย่างแท้จริง: มักจะถือว่าเป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับอีเมลการปิดนี้อาจใช้กับการติดต่อที่เป็นทางการมากขึ้นเช่นจดหมายที่พิมพ์ออกมา
4. ทำให้ลายเซ็นของคุณมีประโยชน์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดลายเซ็นของคุณแสดงข้อมูลพื้นฐาน: ชื่อเต็มชื่อ บริษัท และข้อมูลการติดต่อรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และอีเมล โลโก้ บริษัท สามารถเป็นส่วนเสริมที่น่าพึงใจได้
เมื่อคุณส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการค้นหางานให้ใช้ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ โปรดไตร่ตรองดูว่าคุณให้ข้อมูลการติดต่อใด - ถ้าคุณไม่ต้องการให้นายจ้างที่มีศักยภาพโทรหาสายที่พนักงานต้อนรับของคุณหยิบขึ้นมาในบางครั้ง และถ้าคุณใช้ Facebook, Twitter และ LinkedIn อย่างมืออาชีพคุณก็ควรใส่ข้อมูลนั้นด้วย
บางครั้งคุณจะเห็นอีเมลรวมถึงคำพูดหรือคำพูดที่มีไหวพริบเป็นส่วนหนึ่งของลายเซ็น - แต่ดำเนินการด้วยความระมัดระวังก่อนที่คุณจะคิดว่าคุณต้องการการอัพเกรดแบบนี้ อีเมลธุรกิจจำเป็นต้องมี: business ลายเซ็นของคุณไม่ใช่ที่ที่จะชักชวนความเชื่อหรือความสนใจส่วนตัวของคุณ
เมื่อคุณสร้างอีเมลขึ้นมาตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ความสนใจกับการเปิดและปิดบรรทัดมากพอ ๆ กับเนื้อหาที่เหลือ อย่าปล่อยให้ความผิดพลาดของบรรจุภัณฑ์ที่สามารถหลีกเลี่ยงได้รบกวนหรือเบี่ยงเบนความสนใจของผู้รับก่อนที่เขาหรือเธอจะไปถึงส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลของคุณ - ข้อความ
