เมื่อพิจารณาว่าอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักในสำนักงานส่วนใหญ่เราไม่ได้เลือกคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่าที่ควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราพยายามรับกล่องจดหมายที่บรรจุอย่างรวดเร็วหรือตอบกลับข้อความระหว่างการประชุมบนโทรศัพท์ของเรามันเป็นเรื่องง่ายที่จะน่ารำคาญขัดหรือหยาบเพียงแค่ไม่รู้ตัว ด้วยการพิมพ์เพียงไม่กี่คำ (หรือละเว้น) อีเมลฉบับย่อสามารถเปลี่ยนจากข้อความที่เป็นมิตรไปจนถึงภัยพิบัติทั้งหมด
ก็ถึงเวลาสำหรับการแทรกแซงอีเมล ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในสถานที่ทำงานที่เราทำโดยไม่รู้ตัว - และกลยุทธ์แก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อหลีกเลี่ยงพวกเขาในอนาคต
1
คุณเคยได้รับข้อความอีเมลที่มีเพียงเรื่องหรือไม่? เห็นว่าคุณใช้โทรศัพท์ - โทรหาฉันเมื่อคุณมีโอกาส หรือ รายงานสิ้นเดือนของคุณอยู่ที่ไหน ใช่แล้วคุณอาจพบว่ามันน่าเบื่อน่ารำคาญหรือทั้งสองอย่าง โปรดจำไว้ว่าไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ร่วมงานหรือผู้จัดการการส่งอีเมลและการส่งข้อความไม่ใช่สิ่งเดียวกัน - และพวกเขาจะไม่เป็นเช่นนั้น และอีเมลที่มีหัวเรื่องที่เขียนเหมือนข้อความจะส่งข้อความเดิมเสมอ: คุณไม่คุ้มค่ากับเวลาของฉัน
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว: เราทุกคนมีวันที่บ้าคลั่งที่สำนักงานเมื่อคุณเพียงแค่ต้องสัมผัสกับเพื่อนร่วมงานหรือรายงานโดยตรงโดยไม่ต้องเขียนนวนิยาย ดังนั้นอย่า ใช้หัวเรื่องหนึ่งหรือสองคำเช่นการ ประชุม หรือ สิ้นเดือน ด้วยบรรทัดด่วนหรือสองในข้อความของคุณ:
วิธีการนี้จะคุ้มค่าตลอดเวลาและเพิ่มขึ้นตลอดเวลา 15 วินาที
2
เมื่อคุณมีโครงการหรือรายงานที่สำคัญที่คุณกำลังพูดคุยกันทางอีเมลให้สะกดคำที่สมบูรณ์ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ( ฉันต้องการออกจากระบบของคุณ ภายในสิ้น วันนี้ ) และการเน้นการทำตัวเป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ประโยคเต็ม ๆ ถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ
ฉันเคยทำงานกับใครบางคนที่จะส่งอีเมลถึงฉันด้วย ความต้องการการอนุมัติ ในสีแดงและตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในข้อความของเธอหรือมีย่อหน้าเต็มเน้นด้วยสีเหลือง เธอพยายามที่จะให้ข้อมูลและเรียกร้องรายละเอียดที่สำคัญ แต่วิธีการของเธอออกมาขัดเกลามากเกินไป
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว: ใช้ส่วนหัวหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่เป็นตัวหนาหรือเอียงเพื่อเรียกใช้โครงการหรือจุดสำคัญที่คุณทำ - และจัดรูปแบบให้เป็นคำสองคำไม่ใช่ย่อหน้าทั้งหมด หากคุณกังวลว่าผู้อ่านของคุณอาจสแกนผ่านอีเมลและพลาดรายการเร่งด่วนโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวเรื่องอีเมลที่ให้ข้อมูลเช่น โครงการกำหนดส่งเพื่อขออนุมัติเมื่อสิ้นวัน สุดท้ายให้แน่ใจว่าคุณเก็บอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วและรัดกุมซึ่งจะทำให้ผู้รับมีโอกาสได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
3
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานด้วยคำแนะนำที่เป็นประโยชน์หรือรายละเอียดที่ถูกมองข้ามในข้อความก่อนหน้ากดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" สามารถป้อนข้อมูลหรือคำแนะนำที่เป็นมิตรพบว่าเป็นการวางตัวหรือแข่งขันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้จัดการของบุคคลนั้นเป็นซีซี (การคัดลอกเจ้านายของใครบางคนทางอีเมลพร้อมการแก้ไขนั้นเป็นเรื่องเดียวกับการวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ของเธอในขณะที่เจ้านายของเธอยืนอยู่ตรงนั้น - ไม่มีใครชื่นชมเลย)
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว: หากคุณมีข้อเสนอแนะสำหรับผู้ส่งอีเมลถึงเธอโดยตรงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในหัวข้อที่แตกต่างกันดังนั้นจึงไม่มีความเสี่ยงที่จะกดปุ่ม“ ตอบทั้งหมด” โดยไม่ตั้งใจ การโทรศัพท์อย่างรวดเร็วทำให้ง่ายต่อการล้างรายละเอียด - โดยไม่ต้องเสี่ยงกับการละเมิดใคร
4
ฉันรู้ว่าเมื่อคุณเร่งรีบเวลาและเปิดกล่องจดหมายของคุณมันอาจดูเหมือนขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการพิมพ์ ขอบคุณชื่อของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีลายเซ็นอีเมลของคุณอยู่ที่นั่น ทำมันต่อไป การสิ้นสุดอีเมลโดยไม่มีชื่อของคุณคล้ายกับการเดินออกไปจากการสนทนาโดยไม่บอกลา มันทำให้คุณดูรีบและเลอะเทอะและมันหยาบคาย
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว: เพิ่มคำ ขอบคุณ และชื่อของคุณลงในลายเซ็นที่มีตราสินค้าของคุณและตั้งค่าให้เติมอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณกดปุ่มส่ง การลงชื่อในวิธีที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพจะทำทุกครั้งโดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย
5
การส่งอีเมลที่คุณไม่ต้องการให้ผู้จัดการของคุณเห็นสามารถทำให้คุณเป็นมืออาชีพหากอีเมลถูกส่งต่อ และใช่ว่าควรไปโดยไม่บอก แต่ก็ยังคงเกิดขึ้นตลอดเวลา เพื่อนของฉันทำงานกับผู้หญิงที่บ่นเกี่ยวกับเธอในห่วงโซ่อีเมลและคาดเดาอะไร ในที่สุดอีเมลนั้นก็ลงเอยในกล่องจดหมายของเธอ
โปรดจำไว้ว่าอีเมล บริษัท เป็นทรัพย์สินของ บริษัท และถือว่าเป็นเกมที่ยุติธรรมหากฝ่ายทรัพยากรบุคคลตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการการเข้าถึงบัญชีของคุณ คำแนะนำที่ตรงไปตรงมากับเพื่อนร่วมงานการร้องเรียนเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานของคุณหรือรายละเอียดเกี่ยวกับแผนวันหยุดของคุณไม่ควรออกจากกล่องขาออกของคุณ
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว: เป็นมืออาชีพที่สมบูรณ์และเสแสร้งว่าเจ้านายของคุณได้รับสำเนาลับในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง ตอนจบของเรื่อง.
