ข้อผิดพลาดในการจัดการอีเมลที่ทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่าย

หากคุณเป็นลูกจ้างในปัจจุบันและเป็นมนุษย์คุณก็รู้ถึงปัญหาอีเมลล้นหลาม คุณได้รับมากกว่าที่คุณสามารถตอบกลับได้ในแต่ละวันและบ่อยครั้งที่มันทำให้คุณไม่สามารถ "ทำงานจริง" ได้ แต่ในโลกสมัยใหม่นี้การอยู่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณเป็นสิ่งที่จำเป็นถ้าคุณจะสร้างความประทับใจให้เจ้านายของคุณและก้าวไปข้างหน้า

ตอนนี้หลายคนตัดสินว่าพวกเขาจัดการกับอีเมลได้ดีแค่ไหนจากจำนวนอีเมลที่พวกเขาส่งผ่าน "ฉันใช้เวลาสามชั่วโมงในบ่ายวันนี้และตอบอีเมล 120 ฉบับ" เป็นสาเหตุของการเฉลิมฉลองและสิทธิในการคุยโม้ในสำนักงานส่วนใหญ่ แต่ในกรณีส่วนใหญ่นั่นเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่

ความจริงก็คืออีเมลมีสามประเภท:

อีเมลที่อ่านได้อย่างรวดเร็วและสามารถตอบได้ทันที (เวลาตอบ: น้อยกว่าห้านาที)

อีเมลที่ต้องใช้ความคิดหรือการเขียนอย่างระมัดระวัง แต่ จำกัด "งาน" พิเศษ (เวลาตอบกลับ: 5-30 นาที)

อีเมลที่ต้องการการวิจัยหรือการสร้างผลลัพธ์ (เวลาตอบกลับ: 30 นาทีขึ้นไป)

เมื่อต้องเผชิญกับช่วงเวลาหนึ่งในการโจมตีกล่องจดหมายของพวกเขาคนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วย quickies เป็นที่น่าพอใจที่จะนำพวกเขาออกไปให้พ้นทางจำนวนอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณลดลงมากขึ้นและไม่จำเป็นต้องใช้พลังสมองมากเกินไป

แต่คุณควรใช้แนวทางตรงกันข้าม มันคือหินก้อนกรวดและอุปมาทราย: ลองนึกภาพว่าคุณได้รับขวดแก้วที่แสดงเวลาของคุณรวมถึงก้อนหินก้อนกรวดและทราย วิธีเดียวที่จะได้รับมันทั้งหมดคือเริ่มต้นด้วยสิ่งที่ยิ่งใหญ่ที่สุด: หินของคุณ ถ้าคุณเติมทรายลงไปในขวดก่อนคุณจะไม่เข้ากับทุกสิ่งเลย

ในแง่อีเมลตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใส่ทรายลงไปในขวดโดยตอบอีเมลที่ง่ายและรวดเร็วก่อน - คุณจะไม่มีทางไปถึงคนสำคัญและสำคัญ แต่เมื่อต้องเผชิญกับช่วงเวลาสองชั่วโมงคุณควรเริ่มต้นด้วยอีเมลที่ต้องใช้เวลา 30 นาทีขึ้นไปและทำอย่างน้อยหนึ่งหรือสองอย่างก่อนที่จะทำสิ่งที่รวดเร็วกว่า ในทางกลับกันหากคุณมีเวลาเพียง 15 นาทีก่อนการประชุมครั้งต่อไปของคุณนั่นเป็นเวลาที่เหมาะสมในการรับอีเมลฉบับย่อ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้กลยุทธ์นี้อย่างราบรื่นในชีวิตประจำวันของคุณคือการเพิ่มสองแท็ก (หรือตัวกรองใน Gmail): "การตอบกลับอย่างรวดเร็ว" และ "ต้องใช้เวลาที่มุ่งเน้น" อีเมลใด ๆ ที่ไม่ได้ติดแท็กจะอยู่ในหมวดหมู่กลางซึ่งต้องใช้เวลาห้าถึง 30 นาที

เมื่อคุณรู้ว่าคุณมีช่วงเวลาที่ไม่ขาดตอนให้เริ่มต้นด้วยการเปิดโฟลเดอร์เวลาที่มุ่งเน้นของคุณและตัดสินใจเลือกสิ่งที่คุณต้องการแก้ไขมากที่สุด การรับรู้ว่าช่วงเวลาที่ยากเหล่านั้นคือกุญแจสู่ความสำเร็จ: เมื่อคุณมีหนึ่งช่วงเวลาให้ใช้ประโยชน์จากมันให้เต็ม! และครั้งต่อไปที่คุณมีเวลาว่างสองสามนาทีในขณะที่รอรถบัสหรืออยู่ในสายกาแฟให้เปิดโฟลเดอร์ "ตอบกลับอย่างรวดเร็ว" แทนการตรวจสอบ Instagram