ไม่ว่าคุณจะพยายามสร้างความประทับใจให้หัวหน้าคนใหม่ของคุณหรือพยายามโปรโมตมันอาจยากที่จะบอกว่าไม่ต้องทำงานอีกต่อไป ท้ายที่สุดคุณต้องการให้ทุกคนเห็นทัศนคติที่ขยันขันแข็งและท้าทายพร้อมรับทุกสิ่ง น่าเสียดายที่โครงการใหม่ทุกโครงการที่คุณเห็นด้วยจะมาถึงกำหนดเวลาที่ปรากฏและก่อนที่คุณจะรู้ว่าคุณสามารถรักษาหัวไว้เหนือน้ำ
เมื่อคุณรู้สึกว่าโปรเจ็กต์เริ่มที่จะผ่านพ้นรอยแตกหรือคุณไม่สามารถทำให้ดีที่สุดได้เพราะคุณผอมเกินไปให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อแก้ไขสถานการณ์ก่อนที่รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุด ต่อไปนี้เป็นวิธีการจัดการปริมาณงานที่ล้นหลามและกลับมาติดตามอีกครั้ง
1. สร้างกำหนดการ
รักษาตารางเวลาหลักของกำหนดส่งสุดท้ายของคุณโดยตั้งค่าปฏิทินใน iCal หรือ Google ปฏิทินหรือใช้ผู้วางแผนที่ดี (ฉันชอบการตั้งค่าสมุดบันทึกรายสัปดาห์ของ Moleskine) การดูทุกสิ่งในที่เดียวสามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญเวลาของคุณเพราะคุณจะรู้ว่าสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นวันและสัปดาห์ล่วงหน้า
แต่อย่าหยุดเพียงแค่นั้น - เคล็ดลับในการจัดเวลาของคุณคือการแบ่งโครงการของคุณออกเป็นเป้าหมายขนาดเล็กที่จะทำให้สำเร็จได้ง่ายขึ้น เป้าหมายขนาดเล็กที่สามารถบรรลุได้จะช่วยให้คุณผ่านโครงการที่ยากลำบากและติดตามได้
ตัวอย่างเช่นการวางแผนงานที่มีงานใหญ่คุณต้องประสานงานหลายกลุ่มทั้งในและนอกสำนักงาน แทนที่จะกำหนดเส้นตายขนาดใหญ่หนึ่งวันของเหตุการณ์ให้กำหนดเวลาให้เป็นงานที่มีขนาดเล็กกว่าในช่วงสัปดาห์ที่นำไปสู่เหตุการณ์เช่นทำให้แน่ใจว่าคนขายอาหารของคุณมีเมนูของคุณเสร็จสิ้นจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ถูกต้อง การบรรลุเป้าหมายขนาดเล็กตามทางเหล่านี้จะทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีอะไรเหลือในนาทีสุดท้าย
2. พักการแจ้งเตือน
การตั้งค่ากำหนดการหลักของคุณนั้นเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของการต่อสู้ - อีกครึ่งหนึ่งกำลังใช้งานอยู่ หากคุณไม่ได้ตรวจสอบปฏิทินของคุณทุกวันคุณอาจต้องผลักไปในทิศทางที่ถูกต้องดังนั้นหลังจากคุณกำหนดเวลาให้ตัวเองแล้วให้ตั้งค่าการเตือน ป๊อปอัปบนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณสามารถเตือนสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว (ดูแอพเช่น 2Do, Wunderlist และ Todoist) หรือหากคุณใช้นักวางแผนกระดาษตั้งค่าการเตือนด้วย Visual ด้วย Post-It ของสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงสัปดาห์หน้า
การแจ้งเตือนเหล่านี้อาจรวมถึงจุดตรวจสอบสำหรับวันครบกำหนดที่ยิ่งใหญ่ (เช่นเมื่อถึงครึ่งทางจนถึงวันครบกำหนดโครงการของคุณคุณสามารถตั้งเวลาปลุกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณขอให้หัวหน้างานของคุณทบทวนร่างรายงานของคุณ) หรือแจ้งเตือนทั่วไปแบบวันต่อวัน (ตัวอย่างเช่นการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับวันจันทร์และวันพุธดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับการติดตามก่อนที่จะหมดเวลาในตอนท้ายของสัปดาห์การทำงาน)
3. จัดระเบียบมัน
เมื่อคุณทำงานหลายโครงการในเวลาเดียวกันกล่องจดหมายของคุณสามารถระเบิดออกมาเป็นระเบียบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และในขณะที่คุณไม่สามารถหยุดการไหลของอีเมลเข้ามาอย่างน้อยคุณก็สามารถจัดระเบียบและแยกงานของคุณได้
ลองเพิ่มโฟลเดอร์และการใส่รหัสสีลงในกล่องจดหมายของคุณเพื่อช่วยคุณค้นหาข้อมูลสำคัญเมื่อคุณต้องการ ตัวอย่างเช่นสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับการบ้านแต่ละอย่างที่คุณกำลังทำซึ่งจะช่วยให้คุณสแกนหาบทสนทนาหรือไฟล์ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย
หากต้องการไปอีกขั้นคุณสามารถตั้งค่ากฎใน Outlook เพื่อส่งอีเมลจากที่อยู่บางแห่งหรือด้วยวลีบางอย่างในบรรทัดหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุที่คุณสร้างขึ้น Gmail ทำสิ่งเดียวกันถ้าคุณตั้งค่าตัวกรอง วิธีใดวิธีหนึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณล่วงหน้าได้ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาอันมีค่าในการคัดแยก!
4. นำสิ่งเล็กน้อยออกไปให้พ้นทาง
คุณมีหน้าที่รายงานซ้ำหรือสเปรดชีตที่ต้องออกไปทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนหรือไม่? หากต้องการประหยัดเวลาและพลังงาน (และเพิ่มพื้นที่ว่างอันมีค่าในรายการที่ต้องทำที่แออัดของคุณ) ให้สร้างเทมเพลตสำหรับแต่ละรายงานแทนที่จะเริ่มจากศูนย์ทุกครั้ง
คุณได้รับอีเมลถามคำถามที่คล้ายกันอยู่ตลอดเวลาหรือไม่ สร้างการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail หรือเก็บเอกสาร Word บนเดสก์ท็อปของคุณด้วยคำตอบสำหรับปัญหาทั่วไป (เช่นวิธีใช้ไซต์ FTP ของคุณใครจะติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าหรือวันที่สำหรับงานแสดงสินค้าที่กำลังจะจัดขึ้น) การมีบางสิ่งที่คุณสามารถตัดและวางได้อย่างง่ายดายจะทำให้การตอบอีเมลประจำวันใช้เวลาน้อยลง
การทำสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่เนิ่นๆและทำให้มันคล่องตัวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จะช่วยให้คุณมีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการทำงานในโครงการที่ซับซ้อน
5. ติดตามข้อมูลล่าสุด
จัดสรรเวลาไม่กี่นาทีก่อนที่คุณจะออกไปในช่วงเย็นเพื่อดูตารางเวลาของคุณและอัปเดตด้วยความคืบหน้าประจำวันของคุณ (แม้เพียงทำสัปดาห์นี้ก็ช่วยได้มาก! ยังทำงานให้เสร็จไม่ได้ใช่ไหม ย้ายไปยังวันถัดไปหรือช่วงเวลาถัดไปที่คุณกำหนดไว้สำหรับโครงการนั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้มีเวลาว่างในแต่ละวัน (หรือแม้แต่สัปดาห์ละครั้ง) ซึ่งจะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นหากคุณไม่บรรลุเป้าหมายขนาดเล็กและต้องการจัดตารางเวลาของคุณใหม่
การจับตาดูสิ่งที่คุณกำลังทำในแต่ละวันไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณรู้สึกท่วมท้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถวัดเวลาที่คุณต้องการสำหรับโครงการหรืองานที่มอบหมาย และเมื่อรู้อย่างนั้นแล้วคุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่าคุณจะรับได้ในอนาคต!
6. พูดคุยเกี่ยวกับการแบ่งปัน
หากคุณเริ่มตระหนักว่าเป้าหมายขนาดเล็กบางส่วนของคุณยังไม่เสร็จเนื่องจากมีเวลาไม่เพียงพอเนื่องจากโครงการอื่นกำลังให้ความสำคัญหรือเนื่องจากความรับผิดชอบใหม่เชื่อมโยงไปถึงบนโต๊ะของคุณอาจถึงเวลาที่ต้องคุยกับคุณ หัวหน้างานเกี่ยวกับการแจกจ่ายงานบางส่วนของคุณใหม่
นี่เป็นอีกเหตุผลที่การกำหนดตารางเวลาโดยละเอียดเกี่ยวกับโครงการของคุณที่วางแผนไว้เป็นรายวันและรายสัปดาห์เป็นสิ่งสำคัญ: หากคุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไรและในกรอบเวลาใดเจ้านายของคุณสามารถเห็นสิ่งที่อยู่บนจานของคุณ จากนั้นร่วมกันคุณสามารถกำหนดสิ่งที่สำคัญที่สุดที่จะอยู่ในรายการที่ต้องทำของคุณทันทีและสิ่งที่สามารถผลักดันหรือมอบหมายให้คนอื่น
ใช่มันยากที่จะปล่อยให้ไป แต่มันสำคัญกว่าเสมอในการแบ่งปันภาระงานกับทีมที่เหลือของคุณและสร้างเส้นตายของคุณมากกว่าพยายามที่จะพิสูจน์ว่าคุณสามารถจัดการได้ทั้งหมดและไม่ได้ไปที่นั่น
ในที่สุดเมื่อคุณเริ่มรู้สึกว่าคุณสูญเสียมันไปสูดลมหายใจ โปรดจำไว้ว่าการควบคุมนั้นเกี่ยวกับการทำให้ตัวเองเป็นระเบียบและซื่อสัตย์ต่อสิ่งที่คุณสามารถจัดการได้
