มันไม่ได้จนกว่าฉันจะช่วยแฮ็คพี่ชายวัยเรียนของฉัน (เอ่อ, ตั้งค่า) กล่องจดหมายของเขาและอธิบายถึงความแตกต่างของวิธีการสื่อสารที่แพร่หลายนี้ซึ่งฉันรู้ว่ากฎของอีเมลที่ไม่ได้เขียนมีการพัฒนามานานหลายปี
บางคนก็ค่อนข้างชัดเจน แต่พวกเขาก็ควรจะทำซ้ำ (เพราะฉันยังคงเห็นคนทำลายพวกเขาเป็นครั้งคราว) และคนอื่น ๆ ก็ไม่เข้าใจง่ายทันที - แต่ถ้าติดตามในระดับสากลจะช่วยเราในการส่งและตอบอีเมล
ดังนั้นฉันเขียนไว้ ตรวจสอบรายการและทำตามฉัน:“ ฉันสาบานอย่างจริงจังว่าฉันจะทำตามกฎของอีเมลตลอดไป”
-
หัวเรื่องของคุณควรเป็นคำอธิบายเสมอ “ อินโทร” นั้นไม่เพียงพอ “ คำนำ: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” ดีกว่า
-
เก็บอีเมลทุกฉบับให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ มันช่วยให้คุณประหยัดเวลาและที่สำคัญกว่านั้นก็คือเคารพเวลาของผู้รับ
-
ยิ่งคุณตอบกลับเร็วเท่าไหร่คุณก็ยิ่งตอบสนองได้เร็วเท่านั้น
-
รวมบริบทหนึ่งบรรทัดเสมอหากผู้รับไม่ได้คาดหวังว่าจะได้รับอีเมลนี้ สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องกับอีเมลครั้งแรก (“ นี่คือที่ที่เราพบกัน”) เช่นเดียวกับอีเมลสำหรับคนที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ (“ อีเมลนี้เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปของโครงการที่เรากำลังทำงานด้วยกัน”)
-
ใส่ "ถาม" หรือ "รายการการกระทำ" ของคุณเป็นอันดับแรกในอีเมลไม่ใช่ครั้งสุดท้ายและทำให้ชัดเจน ควรจะชัดเจนกับผู้รับทันทีว่าคุณต้องการอะไร
-
หากมีกำหนดส่งให้พูดเช่นนั้น หากคำขอไม่เร่งด่วนให้พูดเช่นนั้น
-
หากคุณไม่ต้องการคำตอบและอีเมลเป็นเพียง FYI ให้พูดเช่นนั้น
-
ตั้งคำถามใด ๆ โดยเฉพาะให้มากที่สุด “ คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับข้อเสนอนี้” ไม่ใช่คำถามที่ดี “ เราสามารถทำตามข้อเสนอของผู้ขาย $ 20, 000 ภายในวันศุกร์ได้หรือไม่?” จะดีกว่า
-
ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการหมายเลขเมื่อเป็นไปได้ สิ่งเหล่านี้ง่ายต่อการเรียดกว่าบล็อคข้อความ
-
เมื่อสิ่งที่สำคัญจริง ๆ จงกล้ามัน
-
อย่าใช้ตัวหนามากเกินไปในอีเมลของคุณ
-
ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย Comic Sans ไม่ใช่แบบอักษรที่อ่านง่าย
-
หากคุณได้รับการถามจากคนอื่น แต่ไม่สามารถตอบได้ทันทีให้ตอบให้เขาหรือเธอรู้เมื่อคุณจะได้รับ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาเช็คอินอีเมลและช่วยวางแผนคนอื่น
-
เสมอ CC จำนวนคนขั้นต่ำที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จ ยิ่งคนในห่วงโซ่อีเมลมากเท่าใดความรู้สึกรับผิดชอบก็ยิ่งลดลงเท่านั้น
-
ใช้“ ตอบกลับทั้งหมด” เมื่อจำเป็นเท่านั้น ไม่มีใครชอบคนที่อุดตันกล่องจดหมายของแผนกทั้งหมด
-
หากมีใครบางคนอยู่ในเธรดอีเมลที่บุคคลนั้นไม่ต้องการให้อยู่อีกต่อไปให้ย้ายบุคคลนั้นไปที่ BCC ในการตอบครั้งต่อไปของคุณแล้วพูดในบรรทัดแรกของอีเมล (“ แซมขอบคุณที่แนะนำมารีและฉัน - ฉันจะย้ายคุณไปที่ BCC และนำมันมาจากที่นี่”)
-
เลือกรับสายภายในสองครั้งเสมอ หากคุณไม่ทำเช่นนั้นผู้คนจะเริ่มหวาดกลัวการได้ยินจากคุณ
-
อย่าจี้ด้ายในหัวข้อหนึ่งเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้ออื่น เริ่มชุดข้อความอีเมลใหม่แทนพร้อมหัวเรื่องและผู้รับที่เกี่ยวข้อง
-
อย่ากองพะเนินเทินทึก ไม่มีใครต้องการอีเมล“ นี่ดูดีสำหรับฉันเช่นกัน!”
-
หากคุณกำลังส่งอีเมลเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจมีข้อมูลการติดต่อและชื่อเรื่องของคุณในส่วนท้าย ง่ายกว่าดีกว่า
-
หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงบุคคลที่ยุ่งมากเป็นที่ยอมรับโดยสิ้นเชิงและคาดว่าจะส่งอีเมลเริ่มต้นกลับไปหาเขาหรือเธอด้วยข้อความติดตามหลังจากหนึ่งหรือสองสัปดาห์ คนไม่ว่างส่วนใหญ่ต้องการอย่างน้อยหนึ่งในนั้น อย่าทำมากกว่าสาม
-
ไม่สามารถติดตามอีเมลภายใน 48 ชั่วโมงเว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วนอย่างแท้จริง หลายคนปฏิบัติต่ออีเมลในรูปแบบของการติดต่อทางจดหมายและอาจมีลำดับความสำคัญสูงกว่าการตอบคุณทันที
-
หากคุณได้รับหรือต้องการที่จะส่งอีเมลโกรธให้รอ ถ้ามันเป็นเรื่องเร่งด่วนให้โทรศัพท์แทน
บอกพวกเรา! คุณจะเพิ่มกฎอีเมลใดในรายการนี้
ภาพถ่ายของผู้หญิงที่ได้รับความอนุเคราะห์จาก Shutterstock
