คู่มือผู้จัดการครั้งแรกในการตรวจสอบประสิทธิภาพ - รำพึง

ไม่กี่ปีก่อนฉันก้าวเข้าสู่ตำแหน่งผู้บริหารซึ่งเป็นครั้งแรกที่ฉันรับผิดชอบในการดูแลทีมหกคน ด้วย MBA ของฉันในมือและการวิเคราะห์อย่างละเอียดของประเภท Myers-Briggs ของฉันฉันคิดว่ามันจะเป็นเรื่องง่ายในการจัดการและกระตุ้นให้คนที่ฉันทำงานด้วย

แต่ในขณะที่เครื่องมือเหล่านั้นพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ แต่พวกเขาก็ไม่ได้เตรียมฉันให้พร้อมสำหรับส่วนที่ยากที่สุดในการเป็นผู้จัดการ: ให้คำวิจารณ์เกี่ยวกับประสิทธิภาพประจำปี ปรากฎว่าผู้จัดการกลัวพวกเขามากเท่าที่พนักงานทำ! แต่ถึงแม้จะมีความเกลียดชังตามธรรมชาติบทวิจารณ์ก็เป็นส่วนหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ (และสำคัญ) ของงานและเป็นส่วนสำคัญในการเติบโตของทีม ดังนั้นหากคุณต้องการเป็นผู้จัดการระดับสูงก็ถึงเวลาที่จะต้องมีบทวิจารณ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

ในจิตวิญญาณนั้นนี่คือวิธีเริ่มต้น

พื้นฐาน

คุณอาจถูกล่อลวงให้ส่งข้อเสนอแนะสุดยอดให้กับพนักงานของคุณในสัปดาห์ก่อนการตรวจทาน แต่คุณอาจรู้แล้วว่าคุณไม่ควรทำ คุณควรปฏิบัติต่อกระบวนการนี้เป็นกิจกรรมที่ยาวนานทั้งปีและคิดให้ดีล่วงหน้า การวางแผนจะช่วยให้คุณให้ข้อเสนอแนะที่ครอบคลุมมากขึ้นและเมื่อทบทวนฤดูกาลที่ผ่านมาคุณและพนักงานของคุณจะไม่ประหลาดใจและนั่นคือสิ่งที่คุณควรพยายาม

เริ่มต้นด้วยการระบุเวลาที่ดีที่สุดของปีเพื่อดำเนินการตรวจสอบของคุณ ค้นหาว่าองค์กรของคุณมีกำหนดการหรือกระบวนการที่ต้องการ (บริษัท ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ทำ) และพิจารณาว่ากระบวนการจัดทำงบประมาณของคุณเกิดขึ้นเมื่อใดหรือเมื่อคุณมีตัวเลือกในการแจกโบนัส หากคุณมีความยืดหยุ่นคุณต้องการหลีกเลี่ยงฤดูกาลการทำงานที่มีปริมาณมากเนื่องจากกระบวนการเตรียมการและข้อเสนอแนะนั้นเป็นที่ต้องการและมีความรุนแรงและไม่มีใครอยากแสดงความเห็นในช่วงฤดูที่วุ่นวาย

จากนั้นสร้างไทม์ไลน์รายปีของคุณตามนั้นและสื่อสารเวลากับพนักงานของคุณ ไม่มีอะไรเกี่ยวกับการตรวจสอบ - จากเนื้อหาจนถึงช่วงเวลา - น่าแปลกใจ

ทีนี้เพื่อความสะดวกลองสมมติว่าฤดูกาลรีวิวของคุณจะเป็นช่วงปลายปีในเดือนธันวาคม นี่คือสิ่งที่ตารางประจำปีของคุณควรมีลักษณะ:

มกราคม (ต้นปี)

กำหนดเป้าหมายและความคาดหวัง

เมื่อต้นปีมีการประชุมกับพนักงานของคุณเพื่อแบ่งปันเป้าหมายประจำปีและความคาดหวังของคุณให้กับทีม จากนั้นพบกับพวกเขาทีละคนเพื่อกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงานของตนเอง สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังของพวกเขาสำหรับปีนี้ แต่ยังช่วยให้คุณมีโครงร่างที่ชัดเจนที่จะติดตามทุกครั้งที่คุณอภิปรายเกี่ยวกับการแสดงในช่วงหลายเดือนที่จะมาถึง

วิธีที่ดีที่สุดในการตั้งเป้าหมายคือการใช้สมาร์ท (เฉพาะเจาะจง, M ง่าย, กรอบ, es es-oriented, T ขอบกรอบ) (ต้องการเบื้องต้น) รับฟังการบรรยายสรุปเกี่ยวกับพื้นฐานที่นี่) และโปรดจำไว้ว่าในขณะที่เป้าหมายควรมีความเฉพาะเจาะจงกับบทบาทของแต่ละคนพวกเขาควรมีความสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรอย่างชัดเจนเพื่อให้พนักงานสามารถเห็นว่า

หลังการประชุมให้พิมพ์เป้าหมายของ บริษัท และเป้าหมายของพนักงานแต่ละคนแล้วใส่ไว้ในอีเมล พนักงานของคุณจะประทับใจเมื่อรู้ว่าพวกเขากำลังทำงานจากสำเนาเดียวกันกับที่คุณเป็นและพวกเขาจะมีแผนงานที่ชัดเจนที่จะติดตามตลอดทั้งปี

เดือนมีนาคมมิถุนายนและกันยายน (ทุก 3 เดือนหรือรายเดือน)

พักการประชุม Touch-Base

ผู้จัดการมักจะตื่นตระหนกเกี่ยวกับการสรุปและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้คนในระหว่างการวิจารณ์ แต่ความจริงก็คือไม่มีอะไรที่คุณครอบคลุมในการประชุมประจำปีนั้นควรเป็นข้อมูลใหม่ คุณควรติดตามเป้าหมายของพนักงานและให้ข้อเสนอแนะกับพวกเขาตลอดทั้งปี ไม่ว่าคุณจะต้องการเช็คอินรายเดือนหรือรายไตรมาสให้กำหนดเวลาการประชุมล่วงหน้าเหล่านี้ในช่วงต้นปีเพื่อไม่ให้พวกเขาถูกผลักไปที่เครื่องเขียนสำรอง

ก่อนการประชุมแต่ละครั้งเตรียมวาระสั้น ๆ คุณควรทบทวนเป้าหมายประจำปีของพนักงานหารือเกี่ยวกับความคาดหวังที่คุณได้ระบุไว้และตอบคำถามหรือการมอบหมายเพิ่มเติมที่คุณมี หากมีการวัดรายไตรมาสหรือการปรับปรุงโครงการระยะยาวเพื่อตรวจสอบตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องทำ

นอกจากนี้คุณยังจะต้องใช้เวลาในการแสดงความคิดเห็นอย่างไม่เป็นทางการสำหรับแต่ละคนเกี่ยวกับการแสดงของเขาหรือเธอรวมถึงการเสนอการสรรเสริญในที่ที่กำหนดและแก้ไขปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้น (ใช่นี่คือส่วนที่ยาก) สิ่งหนึ่งที่ฉันพบว่ามีประโยชน์คือการใส่ความคิดเห็นในแง่ของพฤติกรรมที่บางคนควร เริ่ม หยุด หรือ ดำเนินการต่อ : บางทีคุณอาจต้องการให้พนักงาน เริ่ม ส่งอีเมลถึงคุณ ผู้จัดการคนอื่น ๆ หยุด พักกลางวันเป็นเวลานานหรือหันไปทำโครงการต่อก่อนกำหนด จัดทำบทสนทนานี้และขอให้พนักงานแต่ละคนแบ่งปันความคิดและคำถามของตนเอง

หลังจากการประชุมแต่ละครั้งให้จดบันทึกตัวคุณเองเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูดถึง เชื่อใจฉัน - เมื่อสิ้นปีคุณจะดีใจที่มีบันทึกย่อเหล่านี้เพื่อช่วยคุณสรุปปีและจดจำสิ่งที่คุณพูดคุยกับผู้คนในสองสามไตรมาสแรก

ตุลาคม / พฤศจิกายน (สองเดือนก่อนรีวิว)

ขอให้พนักงานของคุณเตรียม

สองสามเดือนก่อนการรีวิวจริงกำหนดวันประชุมอย่างเป็นทางการกับสมาชิกแต่ละคนในทีม เมื่อมาถึงจุดนี้คุณควรขอให้พวกเขาเริ่มรวบรวมผลลัพธ์ประจำปีของพวกเขาด้วยกัน เริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการใด ๆ ที่ บริษัท ของคุณต้องการให้คุณใช้หรือสร้างของคุณเองขอให้พนักงานแต่ละคนสรุปความรับผิดชอบงานหลักงานโครงการปัจจุบันและสรุปเป้าหมายและความสำเร็จ

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากพนักงานแต่ละคนเขียนแบบประเมินตนเอง สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ช่วยให้พนักงานรู้สึกเหมือนมีการพูดในกระบวนการ แต่มันท้าทายให้พวกเขาดูพฤติกรรมการทำงานของตนเองอย่างซื่อสัตย์ซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพของพวกเขา การประเมินตนเองที่ดีที่สุด ได้แก่ คำถามปลายเปิด 6-10 ข้อเช่น: คุณทำอะไรภาคภูมิใจในปีนี้มากที่สุด คุณขาดความคาดหวังและเป้าหมายของทีมหรือตัวคุณเองที่ไหน สิ่งที่เป็นพื้นที่ของคุณสำหรับการเจริญเติบโตและคุณจะอยู่กับพวกเขาอย่างไร ผู้จัดการของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อสนับสนุนความก้าวหน้าและความสำเร็จของคุณ

พฤศจิกายน (หกสัปดาห์ก่อนรีวิว)

เตรียมตัวเป็นผู้จัดการ

ในระหว่างนี้คุณควรใช้เวลาหลายเดือนก่อนที่จะตรวจสอบการรวบรวมบันทึกย่อและผลลัพธ์ของคุณสำหรับพนักงานแต่ละคน เริ่มรวบรวมทั้งมาตรการเชิงปริมาณของประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเช่นรายงานการขายบันทึกการโทรและรายงานกำหนดเวลารวมถึงมาตรการเชิงคุณภาพซึ่งอาจรวมถึงข้อเสนอแนะจากลูกค้าและลูกค้าหรือการสังเกตส่วนตัวของคุณ ดึงบันทึกย่อที่คุณจดบันทึกไว้ระหว่างปีในการประชุมฐานสัมผัสเช่นกัน

เครื่องมือทั่วไปอย่างหนึ่งคือการทบทวนแบบ 360 องศาซึ่งขึ้นอยู่กับการประเมินตนเองของพนักงานและการทบทวนโดยเพื่อนรวมถึงข้อเสนอแนะที่เหนือกว่าและผู้ใต้บังคับบัญชา คุณสามารถค้นหารุ่นง่าย ๆ ได้ที่ HowsMyWork.com หรือรุ่นที่ครอบคลุมกว่านี้ที่ Inc.com อย่าลังเลที่จะปรับแม่แบบเหล่านี้เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

ในขณะที่คุณกำลังตรวจสอบผลลัพธ์ให้ถามตัวคุณเองดังนี้: บุคคลนี้บรรลุเป้าหมายความคาดหวังของคุณและตัวชี้วัดความสำเร็จของ บริษัท หรือไม่ ถ้าไม่ใช่ทำไม - คุณเปลี่ยนสิ่งนี้ได้อย่างไร ถ้าใช่มีรางวัลการตอบรับหรือโครงการขนาดใหญ่ที่คุณสามารถมอบหมายให้เสริมกำลังนักแสดงดาวของคุณได้หรือไม่? นี่คือที่มาโบนัส!

ธันวาคม (1 เดือนก่อนตรวจสอบ)

เตรียมเอกสารของคุณ

เมื่อคุณทำวิจัยเสร็จแล้วก็ถึงเวลารวบรวมการประเมินตนเองของพนักงานข้อเสนอแนะภายนอกทั้งหมดและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง - ใช้ข้อมูลนี้เพื่อเตรียมแบบฟอร์มการประเมินผลจดหมายเขียนอธิบายความคิดเห็นของคุณและจุดพูดคุยสำหรับใบหน้าของคุณ การสนทนาแบบตัวต่อตัว

ขั้นแรกให้หารูปแบบหรือโครงสร้างที่คุณต้องการใช้ คุณมีความยืดหยุ่นที่นี่ แต่เลือกโครงสร้างที่ทั้งสองรู้สึกครอบคลุมและจะช่วยให้พนักงานของคุณติดตามได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจัดโครงสร้างการตรวจสอบรอบเป้าหมายที่คุณกำหนดไว้คุยกันทีละครั้งหรือรอบโครงการสำคัญของพนักงานไปโครงการตามโครงการและพูดคุยเป้าหมายที่เกี่ยวข้องในขณะที่คุณไป

จากนั้นไม่ว่าคุณจะตัดสินใจเลือกรูปแบบใดคุณจะต้องการระบุทั้งสองด้านสำหรับการยืนยันและให้กำลังใจรวมถึงประเด็นที่เกี่ยวข้อง (หรือพื้นที่ที่พนักงานสามารถเติบโตต่อไปได้) สำหรับแต่ละหมวดหมู่ให้เลือก 2-3 ประเด็นสำคัญที่จะมุ่งเน้นเพื่อให้การสนทนาของคุณมีความหมาย พัฒนาประเด็นการพูดคุยที่ได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลที่คุณรวบรวมจากนั้นแต่ละบทสรุปรวมถึงความคาดหวังในอนาคตของคุณและรายการการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายนี้ (พนักงาน - โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่มีประสิทธิภาพ - เกลียดการออกความเห็นว่ารู้สึกว่าไม่ได้ทำอะไรเลยหรือไม่แน่ใจว่าต้องทำอะไรต่อไปดังนั้นแม้ในพื้นที่ที่มีคนทำดีคุณก็ควรคิด เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปและในอนาคตหรือเป้าหมาย "ยืด")

ด้วยทรัพยากรเหล่านี้ในมือคุณจะพร้อมที่จะสนทนาอย่างมีความหมายกับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ

สิ้นเดือนธันวาคม

จัดการประชุมทบทวนในคน

ตอนนี้ได้เวลานั่งคุยกับพนักงานของคุณเพื่อตรวจสอบอย่างเป็นทางการ นี่เป็นส่วนที่ท้าทายที่สุดของกระบวนการ แต่ก็เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ดังนั้นคอยติดตามตอนต่อไปของซีรีส์ของเราซึ่งคุณจะได้เรียนรู้วิธีการตรวจทานรวมถึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดการกับประเภทบุคลิกภาพที่แตกต่างและการร้องขอความคิดเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ