หากคุณเคยเป็นผู้นำการประชุมคุณอาจเคยลองใช้เซสชันที่ทำให้เกิดความวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว
บางทีคุณกำลังติดต่อกับกลุ่มช่างคุยที่พิเศษหรือคนคนหนึ่งที่ดูเหมือนจะมีสมาธิกับเด็กสี่ขวบ บางทีทุกคนอาจมีความคิดที่ดีที่จะแบ่งปัน - หรืออาจมีการตั้งชื่อราชบัลลังก์ในที่สุดและทุกคนสามารถพูดคุยได้
ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดการประชุมและการทำก็สามารถทำได้โดยไม่ได้รับการควบคุม แต่ถ้าคุณรับผิดชอบในการรวมตัวกันคุณต้องการดูสิ่งต่าง ๆ และหลีกเลี่ยงการเสียเวลาของทุกคนด้วยการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ
การรักษากลุ่มให้สามารถพูดได้ง่ายกว่าทำ แต่ด้วยการวางแผนอย่างชาญฉลาดและกลยุทธ์สองสามวันคุณจะไปที่การประชุมทีมที่มุ่งเน้นมากขึ้น
เริ่มต้นด้วยแผน
ขั้นตอนแรกในการสร้างการควบคุมคือการเตรียมวาระการประชุม และฉันหมายถึงวาระการประชุมที่พิมพ์ออกมาดีที่ล้าสมัยซึ่งสามารถส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าก่อนเวลา (จากนั้นแสดงหรือแจกในที่ประชุมเพื่อเป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตร) อาจรู้สึกชัดเจนเกินกว่าที่จะจดทุกอย่างลงไป แต่เชื่อฉันการมีรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ลงบนกระดาษจะช่วยให้คุณและคนอื่น ๆ จดจ่อกับการประชุมที่แท้จริง
เมื่อรวมแผนของคุณให้นึกถึงเป้าหมายสูงสุดที่คุณกำลังมองหาเพื่อให้บรรลุในการประชุม (เช่นเป็นช่วงการระดมสมองหรือคุณต้องการสรุปรายการการกระทำสำคัญบางอย่างหรือไม่) จากนั้นทำงานย้อนกลับเพื่อกำหนดสิ่งที่จะต้องพูดคุยเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นต้องตอบคำถามอะไรและต้องมอบหมายความรับผิดชอบอะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุดจบที่หลวมเหล่านี้มีสถานที่ในวาระการประชุมเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะคาดหวังอะไรก่อนที่พวกเขาจะมาถึง
นอกเหนือจากวาระการประชุมเหล่านี้ยังคิดเกี่ยวกับคนที่จะเข้าร่วม จะมีกี่คน พวกเขารู้จักกันหรือไม่? บุคลิกของพวกเขาคืออะไร? สิ่งที่มักจะรบกวนพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการสร้างในช่วงต่อเวลาพิเศษใด ๆ ในตอนเริ่มต้นเซสชัน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณรู้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมของคุณต้องการมีส่วนร่วมในการพูดคุยส่วนตัวก่อนที่จะเริ่มต้นให้วางแผนเวลาสองสามนาทีเพื่อให้ทุกคนได้พูดคุยออกจากระบบของพวกเขาก่อนลงมือทำธุรกิจ
อำนวยความสะดวกในการโฟกัส
ขั้นตอนต่อไปของคุณคือการสร้างพื้นที่การประชุมที่กีดกันการรบกวนและการขัดจังหวะ เริ่มต้นด้วยพื้นที่ทางกายภาพตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องปิดจากเสียงรบกวนจากภายนอกและการสนทนาและปราศจากสิ่งรบกวนทางสายตาเช่นหน้าจอวิดีโอวนซ้ำหรือวัสดุบนโต๊ะ และก่อนที่การประชุมจะเริ่มให้วางโทรศัพท์ของคุณและปิดแล็ปท็อปของคุณ - มันเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงคนอื่น ๆ ที่พวกเขาควรทำเช่นเดียวกัน
จากนั้นตั้งค่าขั้นตอนสำหรับการผลิต ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีวาระการประชุม - ไม่ว่าจะเป็นสำเนาที่พิมพ์ออกมาหรือดึงขึ้นมาบนหน้าจอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับปรุงเป้าหมายของการประชุมในขณะที่คุณกำลังต้อนรับทุกคน (เช่น“ เรามาที่นี่แล้ว สำหรับเหตุการณ์การระดมทุน”) นอกจากนี้อย่าลืมเตือนผู้คนว่าควรประชุมเมื่อใด เพียงแค่พูดว่า“ ฉันรู้ว่าเราทุกคนมีหลายอย่างที่ต้องทำดังนั้นให้ลองทำสิ่งนี้ภายใน 30 นาที” จะเตือนผู้คนว่าคุณต้องการการประชุมที่มีประสิทธิภาพเท่ากับที่พวกเขาทำ
หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการขนส่งถ้าคุณมีเอกสารการประชุมเพิ่มเติมให้ส่งต่อเมื่อคุณไปด้วยแทนที่จะไปที่จุดเริ่มต้นของเซสชัน ฉันได้ยินคนอื่น ๆ แนะนำว่าวิธีการนี้เบี่ยงเบนความสนใจ แต่ฉันได้เรียนรู้ว่าคนส่วนใหญ่จะอ่านล่วงหน้าและทำให้การประชุมแย่ลงหากพวกเขามีโอกาสเห็นว่าเกิดอะไรขึ้น
นำกลุ่มกลับมา
วาระการประชุมที่ชัดเจนและพื้นที่การประชุมที่สะอาดดำเนินไปเป็นเวลานานในการติดตามสิ่งต่าง ๆ แต่ไม่ว่าคุณจะวางแผนการประชุมอย่างรอบคอบ แต่สิ่งที่รบกวนอาจเกิดขึ้นได้ นั่นคือสิ่งที่ศิลปะแห่งการเปลี่ยนผ่านเข้ามามีบทบาท ก่อนที่คุณจะเข้าประชุมให้แน่ใจว่าคุณติดอาวุธด้วยวิธีสุภาพเล็กน้อย แต่มีประสิทธิภาพเพื่อเปลี่ยนเส้นทางการสนทนากลับไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นี่คือรายการโปรดของฉัน:
สรุป
เช่นเดียวกับบทความที่ดี (ใช่แล้วเราทุกคนจำได้) คุณควรสรุปการประชุมของคุณด้วยการสรุปสั้น ๆ ระบุสิ่งที่สำเร็จได้อย่างชัดเจนและสิ่งที่ต้องทำตามขั้นตอนถัดไปหรือความรับผิดชอบ สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียด - อันที่จริงแล้วมันไม่ควรอยู่นานกว่าหนึ่งหรือสองนาที แต่มันช่วยให้การประชุมของคุณพูดอะไรบางอย่างเช่น:“ ขอบคุณทุกคน เรามีความคืบหน้าอย่างมากในการสรุปกิจกรรมการขนส่ง เอมิลี่จะติดต่อผู้ประสานงานอีเวนต์เพื่อดูรายละเอียดเหล่านี้และฉันจะส่งรายชื่ออีเมลของสิ่งที่ต้องทำสุดท้ายของทุกคน”
มาเผชิญหน้ากันเมื่อคุณวางคนหลายคนไว้ในห้องเล็ก ๆ มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะสร้างและควบคุม การเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไปของคุณด้วยแผนวาระการประชุมและบรรทัดสำคัญบางอย่างที่จะทำให้ทุกคนกลับมาติดตามได้สามารถสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมด
บอกพวกเรา! คุณควบคุมการประชุมได้อย่างไร
