วิธีจัดการกับคนที่จะไม่ตอบโต้ - ความรัก

คุณเคยรู้สึกว่าคุณกำลังตะโกนใส่หลุมดำเมื่อคุณส่งอีเมลหรือฝากข้อความเสียงให้ใครบางคน? คุณยื่นคำร้องของคุณออกมาในจักรวาล - จากนั้นนั่งลงบนโต๊ะทำงานโดยใช้นิ้วมือขยี้หวังว่าจะตอบสนองทันเวลา

ขอบคุณงานของฉันในโลกประชาสัมพันธ์ฉันได้เห็นมันทั้งหมดเมื่อมันมาถึงข้อความที่ยังไม่ได้ตอบ ฉันจัดการการติดต่อกับลูกค้า CEO (หรือที่รู้จักว่ายุ่งตลอดเวลา) ผู้บริหารและทีมกฎหมายของลูกค้าลูกค้าของฉัน (หรือคนที่คิดว่าฉันไม่สำคัญ) และสื่อ (หรือที่ไม่รู้จัก) ต้องการจัดการกับคนประชาสัมพันธ์) และตลอดทางฉันได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับวิธีการรับคำตอบเมื่อคุณต้องการ

ไม่ว่าจะเป็นสาเหตุของความล่าช้าหรือไม่นี่คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการตอบสนองช้า (และใช่, น่ารำคาญ) ผู้ตอบแบบสอบถามที่ช้าให้ความสนใจ

ทำการเชื่อมต่อ

อย่างแรกและสำคัญที่สุดเมื่อคุณติดต่อกับบุคคลอื่นคุณต้องให้เหตุผลเขาหรือเธอต้องการช่วยเหลือคุณ

เริ่มต้นด้วยการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ตัดการเชื่อมต่อผู้รับทันที การสะกดชื่อของเขาหรือเธอผิดเป็นตัวอย่างที่ดี: ฉันรู้ว่ามันเป็นพื้นฐาน แต่ฉันไม่สามารถบอกคุณได้ว่าฉันได้รับอีเมลจาก Ashely หรือ Ashleigh มากแค่ไหนและเมื่อฉันทำฉันพบว่าตัวเองรำคาญทันที นอกจากนี้พยายามอย่าเสียงเหมือนสนามขาย (ตัวอย่างเช่น“ ฉันต้องการพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ…”) - ไม่มีใครอยากจัดการกับเรื่องนั้น

แต่ให้ดึงดูดความสนใจของผู้ติดต่อโดยทำให้ทุกอย่างเกี่ยวข้องกับเขาหรือเธอ ฉันชอบที่จะพูดทุกอย่างที่เป็นไปได้ด้วย“ คุณ” - ตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า“ ฉันต้องการให้คุณดูรูปแบบเหล่านี้” พูดว่า“ ลูกค้าของคุณต้องการการอนุมัติในรูปแบบเหล่านี้” มันเป็นกลลวงที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ

คุณสามารถดึงดูดผู้คนด้วยการเล่นกับบุคลิกภาพหรือปุ่มลัดของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคนที่มีอัตตาเล็กน้อยน่าจะตอบสนองได้ดีที่สุดว่าเขาหรือเธอคนนั้นสำคัญเพียงใด (เช่น“ ฉันตระหนักถึงความสำคัญของเวลาของคุณดังนั้นฉันขอแนะนำให้เราโทรหากัน 10 นาทีเพื่อพูดคุย กรณีศึกษา”)

ทำให้ง่ายต่อการตอบอย่างรวดเร็ว

แม้ว่าผู้ติดต่อของคุณสนใจที่จะช่วยเหลือใครก็ตามที่ยุ่งก็จะไม่มีเวลาให้วัชพืชผ่านทางอีเมลที่ซับซ้อนหรือฟังข้อความเสียงที่ยาวเหยียด ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณปรับปรุงข้อความของคุณและทำให้ง่ายสำหรับเขาหรือเธอในการตอบสนองอย่างรวดเร็วโดยใช้กลยุทธ์ต่อไปนี้

มีบรรทัดหัวเรื่องข้อมูล

ใช้หัวเรื่องของคุณเพื่อระบุความต้องการของคุณในทันทีและช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญตามคำขอของคุณ เริ่มต้นด้วยบางสิ่งเช่น“ เพื่อตรวจทาน”“ ต้องการคำติชม” หรือ“ โปรดตอบกลับภายในวันอังคาร” เป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำให้ความคาดหวังของคุณชัดเจนจากการไป

รับตรงประเด็น

อย่าใช้เวลามากในข้อความของคุณด้วยข้อมูลหรือสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง จงสุภาพด้วยความรวดเร็ว“ หวังว่าเช้านี้จะรักษาคุณให้ดี” จากนั้นไปดำดิ่งสู่การแนะนำและเหตุผลในการทำให้ผู้รับพึงพอใจ รักษาความเรียบง่ายไว้เช่นกัน (เช่น“ ลูกค้า X ของคุณและฉันทำงานร่วมกันใน Y และฉันได้รับแจ้งว่าคุณเป็นผู้ติดต่อที่ดีที่สุดสำหรับ Z”)

กำหนดกำหนดส่ง

เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลหรือข้อความเสียงของคุณถูกวางไว้ในกอง“ เมื่อใดก็ตามที่ฉันไปถึง” ให้ถามคำถามเฉพาะหรือให้รายการการดำเนินการและกำหนดเวลาสำหรับเมื่อคุณต้องการคำตอบ ด้วยโครงการและลูกค้าบางอย่างฉันพบว่าประสบความสำเร็จโดยกล่าวว่า“ โปรดให้ข้อเสนอแนะภายในวันศุกร์ ในเวลานั้นฉันจะทำการอัปเดตและส่งเอกสารนี้ไปยังทีมที่เหลือเพื่อตรวจสอบ” มันเป็นวิธีที่ดีในการบอกกล่าวว่า“ หากคุณไม่ไปถึงทันเวลาคุณจะสูญเสียคำพูดในเรื่องนี้ .”

ให้คำแนะนำ

หากคุณกำลังมองหาคำตอบสำหรับคำถามหรือการแก้ไขปัญหาให้เลือกตัวเลือกที่แตกต่างกันและคำแนะนำของคุณ โดยการทำเช่นนี้บุคคลที่คุณติดต่อด้วยต้องคิดให้น้อยลงและสามารถตอบกลับด้วย“ ใช่คำแนะนำของคุณนั้นดี” หรือ“ ลองด้วยตัวเลือก # 1”

ติดตามอย่างชาญฉลาด

ดังนั้นคุณทำให้ผู้รับตอบได้ง่ายและคุณยังไม่ได้รับคำตอบ ตอนนี้คืออะไร ได้เวลาติดตามผลแล้ว มันอาจเป็นเรื่องยุ่งยากในการสร้างความสมดุลให้กับการช่วยเหลือและน่ารำคาญในขั้นตอนนี้ แต่ก็เป็นไปได้ด้วยการติดตามสายการสื่อสารที่ถูกต้อง

หลังจากอีเมลเริ่มต้นของคุณให้เวลาติดตามผลอย่างรวดเร็วซึ่งสมเหตุสมผลตามกำหนดเวลาของคุณ อีเมลนี้ควรรวมถึงอีเมลต้นฉบับของคุณด้วยประโยคสั้น ๆ ที่ด้านบนเพื่อเตือนผู้ติดต่อของคุณเกี่ยวกับคำขอเดิมและวันครบกำหนด นอกจากนี้ต้องแน่ใจว่าได้ติดตั้งวัสดุที่จำเป็นใด ๆ อีกครั้ง

อีเมลฉบับที่สองและคุณยังไม่ได้รับคำตอบใช่หรือไม่ เวลาใช้โทรศัพท์ (รออย่างน้อย 24 ชั่วโมงหลังจากส่งอีเมลติดตามเว้นแต่ว่าคุณต้องการอะไรที่เร็วกว่านี้) ไม่ว่าคุณจะรับคนทางโทรศัพท์หรือฝากข้อความเสียง เตือนอีเมลต้นฉบับของเขาหรือเธอและสิ่งที่คุณต้องการ

ไม่ว่าคุณจะติดตามยังไงให้ออกไปพร้อมกับก้าวต่อไปที่จะอยู่ในมือคุณ -“ ฉันจะติดตามอีกครั้งในวันพรุ่งนี้” หรือ“ ถ้าฉันไม่ได้ยินคำตอบจากคุณในตอนท้ายของวันฉันจะเป็น รวมส่วนที่เหลือของข้อเสนอแนะของทีมและส่งไปยังลูกค้า”

และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตามความพยายามทั้งหมดในการติดต่อกับบุคคลนั้นการอ้างอิงพวกเขาสามารถช่วยระบุความเร่งด่วนของคุณและสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์หากคุณถูกบังคับให้นำข้อมูลสำรองเพื่อช่วยคุณ

ดึงปืนใหญ่ออกมา

ในบันทึกนั้นหากคุณพยายามติดต่อกับใครหลาย ๆ คนโดยไม่มีประโยชน์ลองคัดลอกฝ่ายอื่น ๆ ตามคำขอของคุณ ตอบกลับอีเมลเดิมของคุณ (อีกครั้ง) เพิ่ม“ แค่ต้องการเช็คอินด้านล่างอีเมล คุณมีโอกาสที่จะ…?” และคัดลอกเจ้านายลูกค้าหรือใครก็ตามที่คุณคิดว่าจะกระตุ้นเขาหรือเธอตาม ไม่ใช่สิ่งที่ฉันชอบทำและคุณอาจทำให้ผู้รับรู้สึกระคายเคืองเล็กน้อย แต่จะทำให้คุณได้รับการตอบสนองอย่างรวดเร็ว

ตัวเลือกสุดท้ายของคุณคือค้นหาผู้ติดต่ออื่นที่สามารถตอบคำถามของคุณหรือผลักดันตัวรับต้นฉบับให้ตอบกลับ นี่อาจเป็นการติดต่อภายในที่คุณมีความสัมพันธ์ที่ดีหรือใครบางคนที่มีอำนาจมากกว่า Caveat: เมื่อยื่นมือออกไปในสถานการณ์เช่นนี้คุณไม่ต้องการตำหนิผู้ติดต่อเดิม เพียงแค่วางกรอบเป็น“ ฉันต้องการรับการเคลื่อนไหวที่เร็วที่สุดนี้ - คุณช่วยฉันได้ไหม”

ใครจะรู้ว่าอีเมลหรือข้อความเสียงมีความซับซ้อน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดการติดต่อกับคนอื่น ๆ ก็เป็นสิ่งจำเป็นเสมอและน่าเสียดายที่การพูดช้า ๆ จะมีอยู่เสมอ แต่ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้คุณควรจะได้รับคำตอบที่คุณต้องการในเวลาที่เหมาะสม (หรืออย่างน้อยก็ในบางครั้ง) ออกไปที่นั่นแล้วรับคำตอบ!