“ อย่าเช็คอีเมลของคุณตลอดเวลา!”
คุณเคยได้ยินมาก่อนและคุณจะได้ยินอีกครั้งเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณและหยุดการเป็นทาสของกล่องจดหมายของคุณ
แต่แน่นอนว่าเป็นวิธีที่พูดง่ายกว่าทำ พวกเราหลายคนได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน (แม้แต่ชั่วโมง!) ทำให้ยากที่จะลดการตอบสนองต่อชั่วโมงที่เฉพาะเจาะจงของวัน
อย่างไรก็ตามขณะนี้วิทยาศาสตร์กำลังสำรองความคิดที่ว่าคุณจำเป็นต้องออกจากบัญชีอีเมลของคุณเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกสิ่งที่คุณทำ ในผลงานล่าสุดของ The New York Times , Daniel J. Levitin ศาสตราจารย์แห่งมหาวิทยาลัย McGill ได้พูดคุยเกี่ยวกับงานของเขากับ Vinod Menon ผู้ทำงานร่วมกัน ทั้งสองค้นพบว่าเนื่องจากวงจรของสมองมนุษย์มีการสลับไปมาระหว่างสถานะการรับรู้ทั้งสองอย่างต่อเนื่อง: ไม่ว่าจะเป็นงานเชิงบวก (มุ่งเน้นไปที่งานในมือ) หรืองานลบ “ การรับกระดาน” อย่างรวดเร็วเกินไประหว่างเครือข่ายทั้งสองนี้จะทำให้สมองของคุณรู้สึก“ เวียนศีรษะ” และไม่สามารถยอมรับได้ทั้งสองสถานะ และเมื่อใดที่คุณมีแนวโน้มที่จะสับสนมากที่สุด? เมื่อคุณอยู่ในโซเชียลมีเดียหรือท่องเว็บ
ที่น่าสนใจยิ่งกว่านั้นทั้งสองพบว่าวิทยาศาสตร์สำรองคำแนะนำเก่า ๆ ไว้: คุณไม่ได้ทำอะไรมากนักเมื่อคุณเช็คอีเมลตลอดเวลา ทำไม? เพราะสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวระงับความสามารถของคุณที่จะฝึกฝนในหนึ่งในใจหรืออื่น ๆ
เลวิตินเขียนว่า“ อีเมลที่คุณรู้ว่ากำลังนั่งอยู่ที่นั่นไม่ได้อ่านอาจดูดซับทรัพยากรที่ตั้งใจไว้ขณะที่สมองของคุณคิดอยู่ตลอดเวลากวนใจคุณจากสิ่งที่คุณทำ มีอะไรในนั้นบ้าง? มาจากใคร มันเป็นข่าวดีหรือข่าวร้าย? เป็นการดีกว่าที่จะออกจากโปรแกรมอีเมลของคุณแทนที่จะได้ยินว่ามีการ ping คงที่และรู้ว่าคุณไม่สนใจข้อความ”
โซลูชันของ Levitin และ Menon คืออะไรในการตอบอีเมล แต่อย่าปล่อยให้มันต้องใช้เวลานานกว่าชีวิตของคุณ? ปฏิบัติต่อมันเหมือนโครงการหรืองานอื่น ๆ และตั้งเวลาเฉพาะสำหรับอีเมลในวันของคุณ และถ้านั่นฟังดูยาก (ผู้เสพติดอีเมลรวมกัน!) ต่อไปนี้เป็นวิธีง่าย ๆ ในการทำให้ตัวเองออกจากกล่องจดหมายเข้าของคุณและตั้งเวลาตอบอีเมลจริง
1. ปิดการแจ้งเตือนแบบพุช
ดังที่เลวิตินบอกไว้ในบทความของเขาการแจ้งเตือนแบบพุชบนโทรศัพท์ของคุณอาจทำให้คุณกังวลมากขึ้นโดยไม่ทิ้งอีเมลไว้ ดังนั้นกลับมาควบคุม ปิดใช้งานการแจ้งเตือนแบบพุชและตรวจสอบอีเมลเมื่อคุณพร้อมที่จะส่งมอบเวลา
2. ปิดอีเมล
หากคุณยังคงตรวจสอบอีเมลบนโทรศัพท์ของคุณอย่างต่อเนื่องเพียงแค่นำบัญชีอีเมลของคุณออกพร้อมกันเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องแอบมองอย่างรวดเร็วระหว่างการประชุมหรือระหว่างมื้อกลางวันธุรกิจ
3. ปิดกั้นเวลา
เช่นเดียวกับโครงการอื่นหรือการประชุมปกติให้บล็อกเวลาทุกวันเพื่อใช้ตอบอีเมลโดยไม่หยุดชะงัก วางไว้ในปฏิทินของคุณและทำตามเวลาทุกวันที่คุณทุ่มเทเพื่อตอบรับอีเมล
นอกจากนี้ให้ทำกิจวัตรประจำวันสำหรับอีเมลของคุณและเตรียมการตามที่คุณต้องการสำหรับการประชุมหรือโครงการ ปิดแท็บและเอกสารสำหรับโครงการอื่น ติดหูฟังและฟังเพลย์ลิสต์ตอบรับอีเมลเฉพาะ เพียงให้แน่ใจว่าคุณทำซ้ำขั้นตอนทุกครั้ง
4. ติดตั้งแอพจัดการ
เมื่อคุณมีกำหนดเวลาอีเมลปกติของคุณแล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ผลและมีประสิทธิภาพที่สุด ติดตั้งแอพเช่นกล่องจดหมาย (ซึ่งทำให้กล่องขาเข้าของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น) หรือเกมอีเมล (ซึ่งท้าทายให้คุณรับอีเมลที่ไม่ได้รับโดยเร็วที่สุด) ยิ่งคุณเป็นคนที่มีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งสามารถใช้เวลาได้มากขึ้นเท่านั้น
กังวลว่าผู้คนจะรำคาญคุณเพราะไม่สามารถใช้งานอีเมลได้ตลอด 24/7 หรือไม่ เมื่อพวกเขาเห็นว่าคุณมีประสิทธิผลอย่างไรมันอาจจะไม่สำคัญสักนิด และถ้าทุกอย่างล้มเหลวเพียงบอกพวกเขาว่าเป็นวิทยาศาสตร์
