วิธีการเขียนอีเมลที่ได้รับการตอบสนอง - รำพึง

อีเมล: พบว่ามันเข้าสู่ทุกมุมชีวิตของเรา อีเมลส่วนตัว อีเมลที่ทำงาน อีเมลของโรงเรียน อีเมลส่วนตัวครั้งที่สอง (เพื่อสแปม) โลกธุรกิจเป็นตัวขับเคลื่อนอีเมลที่โดดเด่นสร้างรายได้มากกว่า 108 พันล้านฉบับต่อวัน

ด้วยอีเมลที่มีอิทธิพลต่อการสนทนาของคุณในทุกด้านของชีวิตของคุณ - โดยเฉพาะอย่างยิ่งชีวิตมืออาชีพของคุณ - คุณจะต้องส่งคำขอจำนวนมากทุกวัน จากการถามใครบางคนในการบัญชีเพื่อเรียกใช้รายงานให้คุณเพื่อขอร้องให้คนอื่นในการออกแบบกราฟิกเพื่อช่วยให้คุณจัดรูปแบบข้อเสนอคุณอาจส่งอีเมลจำนวนมากที่ขอความโปรดปราน

แต่เมื่อคำขอของคุณไม่ได้อยู่คนเดียวมันกลายเป็นเรื่องง่ายเกินกว่าที่ผู้รับจะเพิกเฉยต่อข้อความของคุณจนกว่าจะหายไปในกล่องจดหมายที่ลืมเลือนหรือแย่กว่านั้นคือลบทิ้งทั้งหมด

ดังนั้นเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือคุณจะเขียนอีเมลที่จะได้รับการตอบกลับอย่างไร? คำตอบสั้น ๆ คือ: อย่างระมัดระวัง ต่อไปนี้เป็นตัวชี้เล็กน้อยที่จะช่วยคุณสร้างข้อความที่จะดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและตอบสนองตามที่คุณต้องการ

ใช้หัวเรื่องเพื่อประโยชน์ของคุณ

สิ่งแรกสิ่งแรก: หัวเรื่องมีเหตุผล ใช้มันเพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงเพิ่งเพิ่มอีเมลอีกฉบับลงในกล่องจดหมายของเขาหรือเธอและคุณจะมีโอกาสทันทีที่เขาหรือเธอจะเปิดมันขึ้นมาทันที

หัวเรื่องที่คลุมเครือ (เช่น“ มีคำถาม”) ไม่มีประโยชน์และอาจทำให้เกิดการระคายเคืองและคุณไม่ต้องการให้ใครบางคนเปิดอีเมลของคุณในสภาวะที่หงุดหงิดเมื่อคุณต้องการบางสิ่งบางอย่าง แต่จงเคารพเวลาผู้รับของคุณและให้เขาหรือเธอรู้โดยเฉพาะว่าทำไมคุณถึงส่งการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น:“ ต้องการความเห็นของคุณ: การปรับแต่งเพื่อเขียนแผ่นพับ”

ต้องการความช่วยเหลือในการเขียนหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยมหรือไม่ ลองดูเคล็ดลับเหล่านี้

ทักทายผู้อ่านของคุณก่อนตัดสินใจ

ฉันมักจะได้รับอีเมล์จากนักเรียนที่เปิดตัวคำขอคำขอหรือคำถามทันทีโดยไม่ต้องกังวลว่าจะพูดว่า“ สวัสดีตอนเช้า” หรือแม้แต่แค่“ สวัสดี” คุณ (หวังว่า) จะไม่ถูกส่งเข้าสำนักงานของใครบางคน ความต้องการดังนั้นอย่าทำเช่นนั้นทางอีเมลเช่นกัน

คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มเล่นเป็นเกมเพลินเพลิน ๆ แต่ก็ไม่เจ็บที่จะทิ้งความเป็นส่วนตัวก่อนที่จะเปิดตัวคำขอของคุณ:“ สวัสดี Randi! 10K เป็นอย่างไรในสุดสัปดาห์นี้? ฉันคิดถึงคุณในวันเสาร์และส่งความรู้สึกดีๆให้คุณ” หรือ“ สวัสดียามเช้าจาค็อบ สุดสัปดาห์ของคุณเป็นยังไงบ้าง? มันเป็นสภาพอากาศในสวนที่ยอดเยี่ยม - ฉันหวังว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากมัน!”

คำทักทายเหล่านี้สั้นและเรียบง่าย แต่พวกเขาแสดงให้เห็นถึงความสนใจในผู้รับอย่างแท้จริง จำสิ่งที่ฉันพูดไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการไม่ต้องการให้ผู้อ่านของคุณหงุดหงิดเมื่อเปิดอีเมลของคุณ? เป็นการยากที่จะรู้สึกรำคาญกับคนที่แสดงความคิดเห็นหรือถามคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ ผู้รับของคุณคือมนุษย์ที่มีความรู้สึกและความสนใจนอกสำนักงาน บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดในการเชื่อมต่อกับบุคคลและทำให้เขาหรือเธออยู่บนเรือพร้อมกับบางสิ่งบางอย่างก็ดี

จำสิ่งที่คุณเรียนในชั้นเรียนภาษาอังกฤษ

หากคำขอของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วนมันอาจเป็นการล่อลวงให้ส่งอีเมลเร่งด่วนโดยใช้ตัวย่อที่คล้ายกับข้อความประโยคที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเร่งรีบและย่อหน้าการท่องเที่ยวโดยไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนที่มีความหมายใด ๆ หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานะนี้หยุด หายใจลึก ๆ. เมื่อขอความช่วยเหลือสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือทำให้คนอื่นเข้าใจคำขอของคุณได้ยาก หากผู้รับของคุณไม่เข้าใจอีเมลของคุณแสดงว่าคุณมีโอกาสที่จะได้รับความช่วยเหลือที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่นย่อหน้าการท่องเที่ยวที่ไม่มีเครื่องหมายจุลภาคที่เหมาะสมจะบังคับให้ผู้อ่านอ่านและอ่านส่วนใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าเธอหรือเขาเข้าใจในสิ่งที่คุณพยายามสื่อสาร นั่นต้องใช้เวลาเพิ่มและสามารถทำลายได้มาก - สองสิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยง การแก้ไขนั้นง่าย: เขียนประโยคที่สมบูรณ์ แบ่งย่อหน้ายาวขึ้นเป็นย่อหน้าย่อย ใช้เครื่องหมายจุลภาคอย่างเหมาะสม

และหนึ่งในเครื่องหมายวรรคตอนสุดท้าย: หากคุณมักจะจบประโยคด้วยสตริงเครื่องหมายอัศเจรีย์โปรดหยุด หากคุณไม่ได้ประกาศว่าทีมของคุณเพิ่งชนะข้อตกลงมูลค่า 2 พันล้านดอลลาร์ประโยคของคุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์

อย่าเขียนนวนิยาย

ใช่เมื่อส่งคำขอทางอีเมลคุณจำเป็นต้องใช้กลเม็ดเด็ดพรายโดยการใส่คำทักทายประโยคที่สมบูรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม แต่มันเป็นไปได้ทั้งหมดที่จะทำสิ่งเหล่านั้นให้สำเร็จและส่งคำขอของคุณด้วยประโยคเพียงไม่กี่ประโยคแทนที่จะเป็นหลายย่อหน้า

ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพบางคนแนะนำว่าอีเมลควรมีห้าประโยคหรือน้อยกว่านั้น มีแม้กระทั่งเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณ จำกัด อีเมลของคุณตามจำนวนประโยคที่คุณเลือก

ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของคำขอของคุณคุณอาจไม่สามารถทำตามคำแนะนำห้าประโยคได้เสมอ แต่คุณควรเขียนร่างแรกของคุณจากนั้นพิจารณาว่าคุณสามารถตัดเนื้อหาใด ๆ เพื่อให้อ่านง่ายขึ้นหรือไม่ จากนั้นลองดูที่ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายแล้วถามตัวเองว่าคำขอนั้นชัดเจนหรือไม่หรือจะส่งทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเองให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น:

ดู? มันขัด แต่ตรงประเด็น แทนที่จะเขียนย่อหน้าเกี่ยวกับสาเหตุที่ทำให้ Randi เป็นผู้สมัครในอุดมคติผู้เขียนได้ให้คำอธิบายที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับสิ่งที่เธอต้องการแล้วตามด้วยคำขอเพื่อหารือเพิ่มเติม

อย่าส่งอีเมล

ฉันรู้ว่าคุณเพิ่งอ่านคอลัมน์ทั้งหมดเกี่ยวกับการประดิษฐ์ "ถาม" ที่มีประสิทธิภาพทางอีเมลและตอนนี้ฉันกำลังบอกคุณว่าอย่ากดส่ง ตกลงคืออะไร?

การพิมพ์อีเมลนั้นไม่ได้เป็นการสิ้นเปลือง บางครั้งการพิมพ์และแก้ไขคำขอสามารถช่วยให้คุณคิดผ่านข้อความของคุณเพื่อให้คุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการถามวิธีที่คุณจะสนับสนุนคำขอของคุณและวิธีที่คุณอาจตอบคำถามหรือข้อกังวลที่เกิดขึ้นจากคำขอ นั่นอาจเป็นการออกกำลังกายที่มีค่าเพื่อเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการถามแบบเห็นหน้า

คำขอบางอย่างเหมาะสมอย่างสมบูรณ์ทางอีเมล อย่างไรก็ตามหากคุณมีคำขอที่สำคัญและเข้าถึงบุคคลที่สามารถช่วยคุณได้โดยตรงให้ถามตัวคุณเองว่าการสนทนาด้วยตนเองจะมีประโยชน์มากกว่าคำขออิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ ไม่มีบริบท, น้ำเสียง, การแสดงออกทางสีหน้าหรืออารมณ์ความรู้สึกทางอีเมล บางครั้งนั่งอยู่ตรงข้ามกับคนคนหนึ่งและปล่อยให้เขาหรือเธอเห็นความจริงความรู้สึกรอยยิ้มหรือความกลัวของคุณ - คุณรู้สิ่งที่ทำให้คุณเป็นมนุษย์ - สามารถขายข้อความของคุณได้ดีกว่าที่คิดไว้มากที่สุด - ของ - มนุษยชาติ) อีเมล

สำหรับบันทึกฉันไม่ได้ต่อต้านเทคโนโลยี ฉันเขียนอีเมลจำนวนมากและใช้เวลาไล่กระต่ายผ่าน Twitter มากเกินไป แต่ถ้าฉันต้องการซื้อหรือความช่วยเหลือจากคนจริงๆฉันเชื่อว่าฉันสามารถและควรใช้ความพยายามในการรับโทรศัพท์หรือเดินไปที่สำนักงานของเขาหรือเธอเพื่ออธิบายสิ่งที่ฉันต้องการและทำไมฉันจึงคิดว่าบุคคลนั้นสามารถช่วยฉันได้

รักษาความกระชับให้ตรงประเด็นและขัดเงาไม่ว่าจะเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบตัวต่อตัวและคุณจะมีโอกาสที่ดีกว่าในการได้รับความช่วยเหลือที่คุณต้องการ