วิธีการเขียนอีเมลสั้นลงที่คนอ่าน - รำพึง

เมื่อพูดถึงอีเมลฉันมักจะพูดไม่ค่อยเก่ง

ฉันมีชีวิตอยู่ด้วยความกลัวอย่างมากที่จะออกมาตรงหรือหนาวเกินไปและมีบางอย่างเกี่ยวกับคำศัพท์พิเศษเหล่านี้และคำอุทานที่น่าอายที่ทำให้ฉันฟังดูอบอุ่นและเป็นมิตรขึ้น

แต่นี่คือสิ่งที่: ในที่สุดฉันก็เสียเวลาของตัวเอง - พร้อมกับเวลาที่คนอ่านข้อความของฉัน

ไม่มีใครต้องการใช้พลังงานจิตอันมีค่าของพวกเขาลุยผ่านปุยเพื่อไปยังจุดของคุณ ดังนั้นหากคุณมีจุดอ่อนอยู่ในใจของคุณสำหรับภาษาพูดและดอกไม้เล็ก ๆ อย่างที่ฉันทำคุณจะจัดการข้อความของคุณเองให้เข้ากับสิ่งที่สำคัญจริงๆได้อย่างไร

นี่คือเคล็ดลับที่สามารถดำเนินการได้สี่ข้อที่ช่วยฉันได้:

1. ตัดคำและวลีของฟิลเลอร์ออก

โอกาสสูงที่คุณจะเติมวลีที่เติมลงในอีเมลของคุณ

ไม่เชื่อฉัน พิมพ์อีเมลถึงเพื่อนร่วมงานและดูว่าคุณใส่คำว่า“ ฉันคิดว่ากี่ครั้ง” ในขณะที่ช่วยให้ภาษาของคุณนุ่มลง แต่ก็ไม่จำเป็นเลย สันนิษฐานว่านี่คือสิ่งที่คุณคิดเนื่องจากคุณเป็นคนเขียนข้อความ

กฎเดียวกันถือเป็นจริงสำหรับคำเช่น "เพียงแค่" เราทุกคนพริกไทยในที่นี่และที่นั่น แต่ในกรณีส่วนใหญ่อาจถูกตัดออกอย่างสมบูรณ์

เมื่อพูดถึงการกรองความยุ่งเหยิงอื่น ๆ ที่อาจซ่อนอยู่มีเคล็ดลับอีกอย่างจากอาจารย์สอนวารสารศาสตร์อดีตของฉันที่ยังคงยึดติดกับฉัน: มองหาที่ที่คุณใส่เครื่องหมายจุลภาค หลายครั้งพวกเขาทำตามตัวระบุที่คุณสามารถลบได้ คุณรู้ไหมว่า "ไม่จำเป็นต้องพูด" "อย่างไรก็ตาม" "แน่นอน" หรือแม้แต่ "คุณรู้" ที่ฉันเคยเริ่มประโยคนี้

2. ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

รวมถึงบริบทที่จำเป็นเป็นสิ่งหนึ่ง แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอีเมลการดึงดูดให้ลงน้ำและทำให้ข้อความของคุณเต็มไปด้วยรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องทุกประเภท

นี่คือเหตุผลที่การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยมีประโยชน์มาก - มันบังคับให้คุณกระชับและตรงกับงานเขียนของคุณ ท้าทายตัวเองเพื่อระบุว่ามีย่อหน้าใดบ้างที่จะเปลี่ยนเป็นรายการย่อให้ดีขึ้น

ในขณะที่คุณไม่ต้องการให้อีเมลทั้งหมดของคุณเป็นบัญชีรายชื่อที่ไม่มีที่สิ้นสุดการแบ่งข้อความที่ใหญ่ขึ้นบางส่วนอาจช่วยให้โน้ตของคุณสั้นลง (และจัดระเบียบมากขึ้น)

3. ส่งต่อผู้คนไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ทุกครั้งที่ข้อมูลที่คุณพยายามอย่างยิ่งยวดที่จะยัดเยียดในอีเมลของคุณนั้นได้ถูกบันทึกไว้ที่อื่นแล้วไม่ว่าจะเป็นเอกสารงานนำเสนอเว็บไซต์หรือสิ่งอื่นใดก็ตาม

ไม่จำเป็นต้องให้คุณบูรณาการล้อ ดังนั้นหากคุณสามารถขุดทรัพยากรเพิ่มเติมที่แบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นต้องรู้ทั้งหมดไปแล้วให้อ้างอิงผู้รับของคุณไปที่ - แทนที่จะพยายามสรุป

4. ข้ามการพูดคุยเล็ก

หากคุณเป็นอย่างฉันคุณลองดูที่เคล็ดลับนี้แล้วคิดว่า คุณล้อเล่นกับฉันไหม การข้ามสิ่งที่น่ารังเกียจเหล่านั้นจะทำให้ฉันกลายเป็นสัตว์ประหลาดในออฟฟิศ!

ฉันมาถึงที่ที่คุณมา - การนำข้อความของฉันออกมาพร้อมคำถามที่เป็นมิตรดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่สุภาพ แต่บ่อยกว่านั้นมันยังไม่ได้รับคำตอบอย่างสมบูรณ์ มันเป็นส่วนที่ไม่จำเป็นโดยสิ้นเชิงที่คนส่วนใหญ่เพียงแค่กลอสเตอร์

อย่าลังเลที่จะเก็บไว้อย่างรวดเร็วและน่ารื่นรมย์“ ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี!” อย่างไรก็ตามมันอาจเป็นการดีที่สุดที่จะกดปุ่ม Backspace ในทุกสิ่งที่นอกเหนือจากนั้น

เทคนิคในการปฏิบัติเหล่านี้

ต้องการพิสูจน์ว่าเคล็ดลับเหล่านี้ใช้งานได้จริงหรือ ดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อดูว่าอีเมลที่สองได้รับจุดที่เหมือนกันมากเพียงใดในครั้งแรก - ด้วยคำที่น้อยกว่ามาก

• ตัวเลขยอดขายไตรมาสนี้ลดลง เราจะนำเสนอสิ่งนั้นในลักษณะที่ไม่เป็นลบได้อย่างไร?
• งานนำเสนออาจแข็งแกร่งกว่าหากเราพลิกคำสั่งซื้อ คุณคิดอย่างไร?

อีเมลแรกนั้นคือ 198 คำ ที่สอง? มันสั้นและกระชับ 93 คำ - หมายถึงข้อความแรกมีความยาวมากกว่าสองเท่าของข้อความที่สอง

ได้รับการเตือนล่วงหน้าว่าบางข้อความจะง่ายกว่าที่จะใช้กลยุทธ์เหล่านี้กับผู้อื่น และคุณอาจจะไม่สามารถฝืนทุกหนึ่งที่คุณเขียนครึ่ง

แต่อย่าปล่อยให้สิ่งนี้ทำให้คุณท้อใจ แต่อย่าลืมว่าการพยายามทำให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ตราบใดที่คุณยังรับรู้อย่างต่อเนื่องอีเมลของคุณจะยังคงพัฒนาต่อไป