การทำงานในสำนักงานใหญ่ของ บริษัท สามารถเป็นพรและคำสาป
ในอีกด้านหนึ่งคุณมีทรัพยากรมากมายที่คุณจัดการไม่ว่าจะเป็นความช่วยเหลือด้านเทคนิคทีมงานสร้างสรรค์ผู้ให้คำปรึกษาห้องพัสดุที่ครบครันและสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องการเพียงแค่ใบสั่งซื้อ
แต่ในทางกลับกันระบบราชการของการตั้งค่าขององค์กรสามารถวางสิ่งที่ทำให้ชื้นในความคิดใหม่และชะลอการทำงานที่คุณต้องทำ ระหว่างนโยบายที่ไม่มีความจำเป็นเอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดและการขาดอำนาจในการตัดสินใจคุณสามารถเริ่มสงสัยว่าผู้กำหนดกฎขององค์กรกำลังพยายามทำให้งานของคุณหนักขึ้นหรือไม่
ความจริงก็คือคุณอาจจะไม่สามารถกำจัด บริษัท ของคุณด้วยความไร้สาระแบบนี้เพียงลำพัง - เอ้อระบบราชการ - ไม่ช้าไม่นาน แต่ด้วยการเผชิญหน้ากับสิ่งที่ถูกต้องและจัดการกับมันอย่างถูกวิธีคุณสามารถทำให้คุณและทีมของคุณผิดหวังน้อยลง
หลังจากใช้เวลาไม่กี่ปีในโลกธุรกิจนี่คือสิ่งที่ฉันพบว่าน่าผิดหวังมากที่สุด - และฉันเรียนรู้ที่จะจัดการกับพวกเขาในเชิงรุกได้อย่างไร
ปัญหา: การขาดความโปร่งใส
หากคุณไม่ได้อยู่ในห้องชุด C โอกาสที่คุณจะไม่ได้รับข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการตัดสินใจทางธุรกิจของ บริษัท ของคุณ แม้ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทกำกับดูแล แต่คุณก็อาจถูกปิดกั้นด้วยการประกาศที่ไม่คาดคิดความคิดริเริ่มใหม่และการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
เข้ารับตำแหน่งของตัวเอง: ประมาณหนึ่งเดือนที่ผ่านมามีพนักงานสี่คนในแผนกของฉันถูกเรียกให้เข้าร่วมการประชุมที่ถูกปลดออกจากงาน ในฐานะหัวหน้างานของพวกเขาฉันรีบไปที่ผู้จัดการของฉันเพื่อถามสิ่งที่เธอรู้เกี่ยวกับสถานการณ์ กลับกลายเป็นว่าเธอไม่ทราบว่ามีการปลดพนักงานเกิดขึ้นข้อมูลอะไรที่พวกเขามีพื้นฐานมาจากและถ้ามีมากขึ้นมา
สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นเมื่อ บริษัท ของเราถูกซื้อและควบรวมกิจการกับ บริษัท อื่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและการจัดการถูกถ่ายทอดไปยังบางแผนกเท่านั้นทำให้พนักงานที่เหลืออยู่ต้องพึ่งพาข่าวลือจนกระทั่งข้อมูลถูกกรองอย่างมีกลยุทธ์
วิธีการจัดการ
ไม่มีวิธีใดรับประกันได้ว่าจะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการทำงานภายในของ บริษัท ของคุณ - ถ้า CEO ไม่ต้องการให้คุณรู้ว่าคุณอาจไม่สามารถหาคำตอบได้ อย่างไรก็ตามมันไม่เจ็บที่จะสื่อสารกับหัวหน้างานของคุณเป็นประจำและถามสิ่งที่เขาหรือเธอรู้เกี่ยวกับสถานการณ์บางอย่าง ฉันพบว่าแม้ว่าผู้จัดการของฉันไม่สามารถให้ข้อมูลเฉพาะกับฉันได้หลายอย่าง แต่ฉันสามารถรวบรวมข้อมูลนักเก็ตได้เป็นครั้งคราว (อย่างน้อยก็ให้ภาพชิ้นใหญ่กับฉันแม้ว่าฉันจะไม่เห็นทุกสิ่ง)
อีกด้านของการจัดการกับการขาดความรู้ (และความยุ่งยากที่มาพร้อมกับมัน) คือการมุ่งเน้นไปที่ความคล่องตัวในบทบาทของคุณ อาจเป็นเรื่องยากถ้าคุณสามารถเรียนรู้ที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่สุภาพและสงบสุข (แทนที่จะบ่นหรือถามอย่างต่อเนื่องว่าทำไมสิ่งต่าง ๆ ไม่สามารถย้อนกลับไปเหมือนที่เคยเป็นมาก่อน) คุณจะมีเวลาปรับได้ง่ายขึ้นมาก และการเปลี่ยนแปลงก้าวย่าง
ปัญหา: นโยบายที่ไร้ประโยชน์ดูเหมือนจะ
ตรวจสอบคู่มือของ บริษัท ใด ๆ และคุณจะพบนโยบายหลังจากนโยบายเกี่ยวกับทุกอย่างตั้งแต่พฤติกรรมที่คาดหวังไปจนถึงการแต่งกายไปจนถึงการหยุดงาน และส่วนใหญ่คุณอาจไม่สงสัยว่าทำไมนโยบายเหล่านี้จึงมีความจำเป็น
นั่นคือจนกว่าคุณจะเจอกฎที่ระบุบางสิ่งที่ไร้สาระ: ตัวอย่างเช่น PTO นั้นสามารถร้องขอได้เฉพาะการเพิ่มขึ้นครึ่งวันหรือเต็มวันแทนที่จะเป็นชั่วโมง (และครึ่งชั่วโมงหรือลืมไป!) - ดังนั้นคุณต้อง เพื่อใช้เวลาวันหยุดอันมีค่าสี่ชั่วโมงสำหรับการนัดหมายแพทย์แทนที่จะเป็นเพียงครั้งเดียว หรือกฎที่ระบุว่าพนักงานรายชั่วโมงไม่สามารถใช้โทรศัพท์มือถือในการส่งข้อความหรือท่องอินเทอร์เน็ตได้แม้จะอยู่นอกเวลาพักกลางวันและพัก
สำหรับสำนักงานที่เต็มไปด้วยผู้ใหญ่ที่รู้วิธีการทำงานให้เสร็จ นโยบายเหล่านี้ดูเหมือนไม่จำเป็นและไม่ยุติธรรม
วิธีการจัดการ
น่าผิดหวังเนื่องจากกฎอาจมีเหตุผลที่ถูกต้องสำหรับพวกเขา ฉันพบว่ามันช่วยให้ฉันยอมรับ (และบังคับใช้) พวกเขาหากฉันสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่นถ้าฉันพบว่าระบบ PTO ของเราไม่สามารถดำเนินการอะไรเลยนอกจากคำขอสี่หรือแปดชั่วโมงฉันรู้สึกพึงพอใจมากกว่าสมมติว่าแผนกทรัพยากรบุคคลของเราต้องการเพียงบังคับให้เราใช้เวลาของเราให้เร็วที่สุดเท่าที่ เป็นไปได้ (ฉันรู้ด้วยเนื่องจากนี่เป็นเหตุผลเดียวที่ทำให้กฎนั้นเป็นไปได้ที่จะสวมกระโปรง - เช่นการอนุญาตให้พนักงานข้ามชั่วโมงอาหารกลางวันของเธอเพื่อชดเชยการนัดพบของแพทย์ที่ทำให้เธอมาสาย)
ปัญหา: การขาดความสามารถในการตัดสินใจ
จนกว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งระดับผู้อำนวยการคุณไม่มีเวลามากนักในการตัดสินใจในนามของทีมลูกค้าหรือแม้แต่ตัวคุณเอง
ตัวอย่างเช่นฟังก์ชั่นหลักของทีมของฉันคือการตั้งค่าซอฟต์แวร์ของลูกค้าเพื่อส่งการเคลมประกันทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่เราเพิ่งส่งความรับผิดชอบในการตอบข้อพิพาทใบแจ้งหนี้ด้วย ดังนั้นลูกค้าจะโทรเข้าโกรธว่าพวกเขาถูกเรียกเก็บเงินเป็นสองเท่าของจำนวนเงินที่ควรได้รับ เราสามารถค้นคว้าปัญหาได้ในระดับหนึ่งเนื่องจากเราสามารถเข้าสู่ระบบจากระยะไกลได้
แต่ที่จับได้คือแม้ว่าเราจะพบว่าใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องเราไม่สามารถเข้าถึงสัญญาของลูกค้าซึ่งระบุสิ่งที่พวกเขาเป็นและไม่รับผิดชอบในการจ่ายเงิน แม้ว่าจะเห็นได้ชัดว่าลูกค้าสมควรได้รับเครดิตสำหรับการจ่ายเงินมากเกินไปเราไม่ได้รับอนุญาตให้มอบให้กับเขาหรือเธอ เราต้องโอนลูกค้าไปยังแผนกอื่นจากนั้นก็ต้องขึ้นไปตามลำดับเพื่อขออนุมัติ มันเหนื่อยและโกรธเคืองสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ไม่ว่าคุณจะทำงานในตำแหน่งใดคุณก็อาจมีประสบการณ์เช่นนี้ คุณอาจไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการตัดสินใจเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือออกไปที่แขนขาสำหรับลูกค้าโดยไม่ได้รับการอนุมัติที่เหมาะสมซึ่งสามารถทำในบางสถานการณ์ที่ไม่สะดวกสบาย
วิธีการจัดการ
ถ้าฉันรู้ล่วงหน้าว่าฉันไม่ใช่คนที่ถูกต้องที่จะทำการเปลี่ยนแปลงหรือให้การอนุมัติบางสิ่งบางอย่างฉันชอบที่จะเปิดเผยข้อมูลทั้งหมดจากการไป ดังนั้นเมื่อพูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ฉันจะนำหน้าบทสนทนาโดยอธิบายว่า“ ฉันจะช่วยค้นคว้าปัญหานี้ แต่เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ของคุณได้รับการแก้ไขจริงฉันจะต้องโอนคุณไปยังฝ่ายบริการลูกค้าของเรา แผนกตกลง?”
ด้วยการตั้งค่าความคาดหวังที่ถูกต้องกับทุกคนที่เกี่ยวข้องคุณจะขจัดความยุ่งยากที่จะเกิดขึ้นหากคุณรอจนกระทั่งสิ้นสุดการสนทนาเพื่ออธิบายการขาดอำนาจ
ปัญหา: เอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดและเทปสีแดง
ในขณะที่คุณอาจมีรายการที่ต้องทำไม่รู้จบและเอกสารโครงการเต็มรูปแบบ แต่ความคืบหน้าในการทำรายการเหล่านั้นมักจะพูดง่ายกว่าทำ แทนที่จะต้องดำน้ำก่อนอื่นคุณต้องสร้างแผนโครงการโดยละเอียดว่าใครที่คุณต้องมีส่วนร่วมค่าใช้จ่ายที่คุณต้องเสียและตารางเวลาที่คาดหวัง
ในการรับข้อเสนอแนะคุณจะส่งอีเมลถึงเจ้านายของคุณและเมื่อคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์คุณจะส่งข้อความติดตามสองสามข้อ คุณจะรอให้เขาหรือเธอได้รับการอนุมัติจากสายและหลังจากนั้นไม่กี่สัปดาห์หลังจากที่คุณ "เริ่มต้น" โครงการคุณจะสามารถเริ่มต้นได้จริงหรือไม่
ฟังดูคุ้น ๆ ไหม? ในสภาพแวดล้อมเช่นนี้มันเป็นเรื่องยากและน่าผิดหวังอย่างยิ่งที่จะทำอะไรให้สำเร็จ
วิธีการจัดการ
น่าเสียดายที่การต่อต้านกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่นั้นใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่ายอาจจะใช้เวลานานกว่าเท่านั้น ตัวอย่างเช่นพนักงานของฉันมักจะมาหาฉันที่จะบ่นเกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ และทุกครั้งที่ฉันจะถามว่า“ คุณสามารถทำเอกสารตัวอย่างได้บ้างไหม?” หลังจากทั้งหมดนั่นเป็นวิธีเดียวที่ฉันจะตัดสินได้ว่า สามารถทำการเปลี่ยนแปลงและนำเสนอให้กับอัพที่สูงขึ้นถ้าเป็นเช่นนั้น หากพนักงานของฉันไม่ได้เตรียมตัวอย่างเหล่านั้นนั่นจะเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งหรือสองวันในกระบวนการ - แต่ถ้าพวกเขาพร้อมเราสามารถเริ่มต้นได้ทันที
เช่นเดียวกันกับการร่างแผนโครงการการกรอกเอกสารและการร่างแผนโครงการ ใช่พวกเขาเจ็บปวด แต่ถ้าคุณสามารถคาดหวังความต้องการและเริ่มต้นก่อนเวลาคุณจะต้องเริ่มต้น (และคุณจะหลีกเลี่ยงความไม่พอใจที่ได้ยินเจ้านายของคุณทำซ้ำ“ คุณเคยบันทึกเรื่องนี้หรือไม่? “) เคล็ดลับสำหรับผู้เชี่ยวชาญ: ลองสร้างเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ซึ่งคุณสามารถใช้เมื่อขออนุมัติแนะนำการเปลี่ยนแปลงหรือนำเสนอแนวคิด
ในตอนท้ายของวันกฎและนโยบายอยู่ที่นั่นเพราะมันทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น พวกเขาอาจจะหงุดหงิด แต่พวกเขาจะไม่ไปไหน แต่ด้วยการปรับวิธีที่คุณจัดการกับระบบราชการคุณจะสามารถสำรวจน่านน้ำได้ง่ายขึ้น - และคุณจะสร้างความแตกต่างอย่างมากในชีวิตการทำงานประจำวันของคุณ
