วิธีค้นหาอีเมลที่คุณต้องการ

เมื่อปริมาณของอีเมลที่เราส่งและรับเพิ่มขึ้นจะทำให้เกิดปัญหาใหม่: การค้นหาข้อความที่เฉพาะเจาะจง - หรือข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง - ภายในคลังอันกว้างใหญ่ของคุณ

โชคดีที่มีการกดแป้นล่วงหน้าสองสามครั้งและความรู้ในการค้นหาขั้นสูงคุณสามารถดึงข้อมูลที่คุณต้องการจากอีเมลของคุณได้ง่ายกว่าที่เคย

เคล็ดลับที่ 1: เขียนเพื่อค้นหาในภายหลัง

หนึ่งในสิ่งที่ฉันทำก่อนส่งอีเมลคือการอ่านเพื่อการค้นหา ฉันคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันจะค้นหาเพื่อค้นหาอีเมลนี้ในภายหลังและจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำเหล่านั้นอยู่ในอีเมล

ในกรณีส่วนใหญ่ฉันไม่เปลี่ยนอะไรเลย แต่ทุกครั้งที่ฉันพบว่าฉันพิมพ์ "ความเป็นหุ้นส่วนที่เราคุยกันเมื่อเช้านี้" แทนที่จะเป็น "ความร่วมมือแบบ Mashable ที่เราพูดถึงเมื่อเช้านี้" หรือ "บันทึกจากการประชุมด้วย แจ็ค "แทนที่จะเป็น" โน้ตจากการพบกับแจ็คสมิ ธ จากอเมซอน "เมื่อค้นหาหัวข้อนี้ในอนาคตฉันรู้ว่าฉันจะค้นหา" Mashable "หรือ" Jack Smith Amazon "และหากไม่มีการแก้ไขด่วนเหล่านั้น ได้พบสิ่ง

เคล็ดลับที่ 2: ใช้ป้ายกำกับและโฟลเดอร์

หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail คุณอาจใช้ป้ายกำกับหรือคุณอาจเลือกที่จะเก็บทุกอย่างไว้ในอีเมลขนาดใหญ่เพียงมหาสมุทรเดียว ฉันพบว่าเหตุผลที่ดีที่สุดในการพิจารณาใช้ป้ายกำกับคือการค้นหา

ตัวอย่างเช่น: Kathryn ผู้ร่วมก่อตั้งของฉันและฉันส่งอีเมลเกี่ยวกับเมืองชิคาโกค่อนข้างบ่อย อีเมลบางส่วนเกี่ยวข้องกับการขยายการขายของเราในเมืองและอื่น ๆ นั้นไม่เกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์ (เช่นการประชุมที่เกิดขึ้นที่นั่นหรือผู้สมัครที่อยู่ที่นั่น) ความสามารถในการค้นหา“ แคทรีนชิคาโก” ในฉลาก“ การขาย” จะช่วยให้ฉันค้นหาสิ่งที่ฉันกำลังมองหาได้เร็วกว่าการค้นหาอีเมลทั้งหมดของฉันเพื่อค้นหาข้อความค้นหาเดียวกัน

สิ่งเดียวกันถือเป็นจริงสำหรับโฟลเดอร์ในโปรแกรมรับส่งเมลอื่นเช่น Outlook ความสามารถในการค้นหาภายในชุดอีเมลที่มีข้อ จำกัด มากขึ้นช่วยให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับที่ 3: รู้จักคำสั่งการค้นหาอีเมลของคุณ

ในที่สุดรู้ว่าตัวเลือกการค้นหาของคุณ ความแตกต่างระหว่างการค้นหาอีเมลที่มี“ แคทรีน” ที่ใดก็ได้ในร่างกายเมื่อเทียบกับอีเมลที่แคทรีนส่งไปยังแคทรีนหรือกับ“ แคทรีน” ในหัวเรื่อง สำหรับ Gmail คำสั่งการค้นหายอดนิยมที่ควรทราบมีดังนี้:

• วิธีค้นหาอีเมลไปยังหรือจากบุคคลที่ต้องการ: ถึง: XYZ และจาก: XYZ
  เคล็ดลับสำหรับ: สำหรับคำสั่งทั้งสองนี้คุณสามารถเลือกระหว่างที่อยู่อีเมลชื่อหรือนามสกุลเช่นจาก: [email protected] จาก: jane จาก: smith หากใครบางคนมีที่อยู่อีเมลหลายแห่งการใส่ชื่อหรือนามสกุลของเขาหรือเธอจะทำให้เกิดผลลัพธ์จากพวกเขาทั้งหมด

• ในการค้นหาอีเมลด้วยคำเฉพาะในบรรทัดหัวเรื่อง: หัวเรื่อง: XYZ
  เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: หากคุณต้องการค้นหาวลีให้ใส่เครื่องหมายคำพูด หัวเรื่อง: การเดินทางของ NYC จะมองหาอีเมลที่มี“ NYC” ในหัวเรื่องและ“ การเดินทาง” ที่ไหนสักแห่งในร่างกายคุณต้องมีหัวเรื่อง:“ NYC travel” แทน

• ในการค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบ: มี: ไฟล์แนบ
  เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: คุณสามารถค้นหาไฟล์บางประเภทได้โดยใช้ชื่อไฟล์: doc, ชื่อไฟล์: ppt และอื่น ๆ

• วิธีค้นหาอีเมลด้วยป้ายกำกับเฉพาะ: label: XYZ
  เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: หากคุณคลิกที่ป้ายกำกับใน Gmail แล้วมันจะเพิ่มไปยังแถบการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการค้นหาของคุณ

• หากต้องการ จำกัด การค้นหาให้แคบลงสำหรับอีเมลที่อ่านหรือยังไม่ได้อ่าน: คือ: ยังไม่ได้อ่านหรือคือ: อ่าน

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมลองดูตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของคำสั่งการค้นหาเหล่านี้ในทางปฏิบัติ

คุณใช้ลูกเล่นอื่น ๆ เพื่อให้อีเมลของคุณค้นหาได้หรือไม่?