วิธีการเริ่มต้นในโครงการที่น่ากลัว - รำพึง

“ กำจัดกระดาษทั้งหมด”

ฉันเป็นผู้จัดการโครงการที่ทำงานในสำนักงานนายกเทศมนตรีนครนิวยอร์กและนี่คืองานที่ฉันมอบหมายให้ทำสำเร็จ ในระบบราชการที่มีพนักงานหลายแสนคนกระบวนการกระดาษนับพันและงบประมาณที่ จำกัด สำหรับเทคโนโลยีใหม่ฉันถูกขอให้พัฒนาแผนสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัลทุกอย่าง

นี่เป็นโครงการที่น่ากลัวถ้าหากฉันเคยเห็นโครงการหนึ่ง ในความเป็นจริงมันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีข้อ จำกัด ที่ฉันกำลังทำงานอยู่ แต่ฉันไม่สามารถยกมือขึ้นแล้วพูดไม่ได้ ฉันมีงานต้องทำและต้องเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง

การกำจัดกระดาษโครงการไม่ประสบความสำเร็จอย่างไม่มีเงื่อนไข ที่จริงแล้วมันใกล้กับความล้มเหลวอย่างไม่มีเงื่อนไข หากคุณเดินเข้าไปในสำนักงานในนิวยอร์กซิตี้วันนี้คุณจะพบกระดาษที่วางซ้อนกันอยู่บนโต๊ะทำงานในกล่องขาเข้าและขาออกและถังขยะรีไซเคิล

กระนั้นโครงการสอนฉันมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเริ่มงานที่ท่วมท้นกว่าความสำเร็จที่ฉันเคยมี นี่คือวิธีที่ฉันเรียนรู้ที่จะทำอะไรบางอย่างที่มองข้ามไม่ได้และจัดการกับมันเป็นชิ้นขนาดพอดีคำ

1. รับภาพใหญ่

มหานครนิวยอร์กมีแผนกหลายแผนกแต่ละแผนกมีแผนกย่อยหลายแผนกแต่ละแผนกมีกระบวนการภายในเป็นของตัวเอง มีกระดาษที่มีอยู่ในตู้เก็บเอกสารและกล่องแล้วและยังคงต้องสร้างกระดาษเมื่อลูกค้าและพนักงานกรอกแบบฟอร์มและแอปพลิเคชัน มันเป็นไปไม่ได้ที่ฉันจะรู้ว่าจะเริ่มต้นที่ไหนก่อนที่ฉันจะเอาสต๊อกของกระบวนการสร้างกระดาษออกมาที่นั่น กระดาษชนิดใดที่สร้างกระดาษได้มากที่สุด? คนไหนที่ยืมตัวเองไปสู่การแปลงเป็นดิจิทัลและคนที่มีปัจจัยที่ซับซ้อนเช่นความต้องการที่จะรับเงิน? ซึ่งจะผลิตปังที่ใหญ่ที่สุดสำหรับเจ้าชู้น้อยที่สุด?

ฉันใช้เวลาสองสามสัปดาห์ในการสำรวจทุกแผนกเพื่อให้เข้าใจถึงขอบเขตของความพยายาม การประเมินเบื้องต้นนี้สามารถช่วยกำหนดขอบเขตของคุณรวมถึงสิ่งที่อยู่ภายในและภายนอกได้ มันสามารถช่วยให้คุณสื่อสารกับงานที่กว้างขึ้นและรับฟังความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสนใจมากที่สุด และช่วยให้คุณนำทางไปยังจุดเริ่มต้นที่เป็นตรรกะ

2. ค้นหาตัวอย่างของความสำเร็จในระดับที่เล็กลง

ในกรณีของการกำจัดกระดาษโครงการกรมอนามัยเพิ่งดำเนินโครงการลดกระดาษที่ได้รับแจ้งจากการย้ายสำนักงาน พวกเขาไม่ต้องการนำบันทึกกระดาษทั้งหมดไปด้วยหากพวกเขาไม่จำเป็น แต่พวกเขาไม่รู้ว่าจะเอาระเบียนไหนและทิ้งไว้ที่ไหน ดังนั้นพวกเขาจึงดำเนินโครงการหลายขั้นตอน: กำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องเก็บรักษาตามกฎหมายทำลายสิ่งที่ไม่ได้ทำและสแกนสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้สำเนา พวกเขาใช้เทคโนโลยีและพนักงานเพื่อทำให้มันเกิดขึ้นและพวกเขาก็มีผลลัพธ์ที่จะแสดงให้เห็น

ขนาดเดียวไม่เหมาะกับทุกคนและจะมีการพิจารณาใหม่เกิดขึ้นเมื่อคุณเพิ่มขนาดของโครงการเฉพาะ แต่ตัวอย่างของความสำเร็จไม่เพียง แต่เสนอวิธีการที่พิสูจน์แล้วเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันกับที่คุณทำสำเร็จ แต่ยังช่วยให้คุณเรียนรู้จากความล้มเหลวของผู้อื่น มันมีโมเดลที่คุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้น คุณอาจจำเป็นต้องแก้ไขขยายหรือปรับให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณเอง แต่มันง่ายกว่าที่จะตอบสนองต่อบางสิ่งมากกว่าเริ่มจากผืนผ้าใบที่ว่างเปล่า

3. ระบุผลไม้ชนิดแขวนต่ำ

ใช่“ ผลไม้แขวนต่ำ” อยู่ในรายชื่อศัพท์แสงของสำนักงานที่ใช้งานมากเกินไปดังนั้นเราจะเรียกมันว่า: สิ่งที่ง่าย สิ่งที่มีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดและใช้เวลาน้อยที่สุดในการทำ ในกรณีของการกำจัดโครงการกระดาษสิ่งนี้หมายถึงการกำจัดเอกสารที่ล้าสมัยสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่ง่ายและการทิ้งบันทึกนานกว่าวันหมดอายุ

มีเหตุผลสองสามข้อที่เริ่มต้นด้วยสิ่งที่ง่าย ก่อนอื่นมันช่วยให้คุณมีรอยหยักบนสายพาน ความรู้สึกของการเคลื่อนไหวไปข้างหน้าอย่างน้อยที่สุดอย่างนี้อาจเป็นชัยชนะทางจิตวิทยาที่สำคัญ มันให้แรงกระตุ้นสำหรับการทำงานที่ท้าทายมากขึ้น และประการที่สองช่วยให้คุณสามารถแสดงความคืบหน้าต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการสร้างความเชื่อมั่นในความสามารถของคุณในการส่งมอบระยะการทำงานในอนาคต

4. จัดวางสิ่งกีดขวางที่ใหญ่ที่สุดของคุณ

แม้ว่าคุณจะกำจัดความสำเร็จเล็ก ๆ น้อย ๆ ออกไปสิ่งสำคัญก็คือคุณต้องรู้สึกถึงความท้าทายที่เกิดขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อและกลายเป็นอุปสรรคที่เป็นรูปธรรม มันยากที่จะพัฒนากลยุทธ์เพื่อเอาชนะพวกเขามากขึ้น ในโลกแห่งการกำจัดกระดาษอุปสรรคหนึ่งคือความซับซ้อนในการเก็บข้อมูลที่ป้อนลงในแบบฟอร์มออนไลน์และอีกสิ่งหนึ่งก็รองรับข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การวางสิ่งกีดขวางเหล่านี้อาจนำไปสู่การค้นพบว่าสิ่งกีดขวางที่รับรู้นั้นไม่ใช่ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่อย่างที่คุณคิดในตอนแรก หรืออาจนำสิ่งกีดขวางบนถนนออกมาส่องสว่างที่คุณเคยคิดว่าเป็นเรื่องรองลงมา การรู้ว่าสิ่งกีดขวางนั้นเร็วแค่ไหนจะป้องกันไม่ให้คุณตาบอดเมื่อคุณอยู่ในช่วงหัวเข่า นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณจัดเรียงทรัพยากรที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการแก้ไขปัญหาไม่ว่าจะเป็นการสนับสนุนทางการเมืองการระดมทุนหรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

5. ยุติการทำงาน

นักปราชญ์ชาวจีนเล่าว่า“ การเดินทางหนึ่งพันไมล์เริ่มต้นด้วยก้าวเดียว” มันเป็นความจริงที่ว่าการเดินทางหนึ่งพันไมล์นั้นประกอบด้วยการเดินทางที่เล็กกว่าสี่ไมล์ 250 ไมล์หรือ 10 ไมล์ 100 ไมล์ การแบ่งโครงการที่น่ากลัวของคุณออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ทำให้มันลดน้อยลงไปมาก และมันช่วยให้คุณมีเหตุการณ์สำคัญระหว่างกาลที่สมจริงเพื่อมุ่งสู่ขั้นตอนที่หนึ่งถึงขั้นตอน

พยายามที่จะทำดิจิทัลกระบวนการที่ใช้กระดาษในรัฐบาลมหานครนิวยอร์กมีหลายตัวเลือกสำหรับการยุติการทำงาน วิธีหนึ่งคือการจัดการแผนกจำนวนหนึ่งในเวลาเดียวกัน อีกประการหนึ่งคือการเริ่มต้นด้วยการพิจารณาว่ากระดาษชนิดใดที่สามารถกำจัดได้ดำเนินการต่อโดยใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้เป็นดิจิทัลและสรุปโดยเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมและโฆษณาเทคโนโลยีใหม่ให้กับลูกค้า วิธีที่มีเหตุผลที่สุดในการยกเลิกปริมาณงานที่หนักหน่วงจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของงานเอง แต่มันก็คุ้มค่าที่จะแก้ปัญหาก่อนที่คุณจะเข้าไปลึกเกินไป

6. ตั้งค่าความคาดหวัง

ไม่ว่าคุณจะทำอะไรอย่าสัญญามากเกินไปในสิ่งที่คุณไม่มั่นใจ ขอสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้มันเกิดขึ้น และถ้าคุณไม่สามารถทำได้ - ไม่ว่าจะเป็นคนเงินหรือเทคโนโลยี - ให้อธิบายวิธีที่อาจส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ของคุณ บางครั้งผู้บริหารจะถามอะไรบางอย่างโดยปราศจากความเข้าใจในงานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผล แต่เมื่อคุณรวบรวมการประเมินและระบุอุปสรรคแล้วคุณจะสามารถสื่อสารความแตกต่างนี้ได้

การเขย่าหัวของคุณและวิ่งไปในทิศทางอื่นนั้นเป็นเรื่องธรรมดาและบางครั้งก็มีความชอบธรรมที่จะตอบสนองต่อโครงการที่ท่วมท้นที่สุด แต่รับประกันว่าจะได้รับคุณที่ไหนเลย แม้กระทั่งงานที่น่ากลัวที่สุดก็สามารถถูกโต้แย้งได้ด้วยมุมมองที่ถูกต้องความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับงานข้างหน้าและชุดของเหตุการณ์สำคัญที่เป็นจริงและเป็นไปได้