วิธีทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณสื่อสารได้ดีขึ้น - รำพึง

เลสลี่ผู้อำนวยการบริหารขององค์กรไม่หวังผลกำไรต้องการทำโบรชัวร์ซ้ำสำหรับโครงการขององค์กรที่ช่วยให้เยาวชนที่มีความเสี่ยงอยู่ในโรงเรียนและให้เอ็มมาผู้จัดการสำนักงานรับผิดชอบ

Emma ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอัพเดตภาพสีและแบบอักษร เธอภูมิใจในความโดดเด่นที่โดดเด่นยิ่งขึ้นของเธอการประดิษฐ์ที่สว่างกว่าและตื่นเต้นที่จะแสดงให้เจ้านายของเธอเห็น

เมื่อเธอทำเช่นนั้นมีปัญหาชัดเจน “ โอ้” เลสลี่สังเกตแผ่นพับใหม่“ มันดูดี แต่ทำไมสำเนายังคงเหมือนเดิม?”

ตะลึงเอ็มม่าไม่อยากจะเชื่อหูของเธอ เธอไม่เคยคิดที่จะแก้ไขสำเนา เลสลี่ไม่เคยแนะนำเลย คนสองคนพูดถึงเรื่องง่าย ๆ อย่างหนึ่งได้อย่างไร

เลสลี่กับเอ็มมาประสบปัญหาคลาสสิคที่จอร์จเบอร์นาร์ดชอว์กล่าวว่า“ ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดในการสื่อสารคือภาพลวงตาที่เกิดขึ้น”

จะมีคนในที่ทำงานเช่นเลสลี่ที่ไม่เก่งในการหาแนวคิดของคุณ และเมื่อไม่ทำเช่นนั้นก็สามารถสร้างอุปสรรคได้ มันสามารถส่งคุณปั่นลงในบริเวณขอบรกการสื่อสารผิดพลาด เวลาที่สูญเปล่าการทำงานซ้ำที่น่าสะพรึงกลัวและความผิดพลาดทั้งหมดสามารถติดตั้งเมื่อเพื่อนร่วมงานหรือเจ้านายของคุณไม่สื่อสารสิ่งที่พวกเขาต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือมีประสิทธิภาพ

คุณสามารถขอให้ผู้คนเหล่านี้สื่อสารได้ชัดเจนยิ่งขึ้นทั้งวัน แต่นั่นอาจไม่ใช่กลยุทธ์การไปสู่คุณ แทนที่จะต้องการลองใช้สามเทคนิคต่อไปนี้เพื่อให้การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้นจากผู้อื่น

1. เมื่อคุณทำการมอบหมาย

เอ็มม่าคิดว่าเธอได้ยินสิ่งที่เจ้านายของเธอต้องการ ท้ายที่สุดพวกเขายืนอยู่ในห้องเดียวกันพูดคุยกัน แต่ในความเป็นจริงคำแนะนำของ Leslie ในการ "ออกแบบโบรชัวร์" นั้นคลุมเครือและไม่สมบูรณ์

กลยุทธ์ที่ดีในการทำให้คนอื่นกระชับและเจาะจงมากขึ้นคือการถามคำถามที่ให้ความชัดเจน

นี่คือวิธีที่จะฟังจาก Emma:“ เลสลี่เมื่อคุณพูดว่า 'ออกแบบโบรชัวร์ใหม่' คุณสามารถบอกเพิ่มเติมเกี่ยวกับฉันว่าคุณหมายถึงอะไรและสิ่งที่คุณคาดหวังคืออะไร”

เอ็มม่าจะค้นพบได้อย่างรวดเร็วว่าเธอและเจ้านายของเธอมีความคิดที่เป็นเอกลักษณ์เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย จากนั้นเธอสามารถเจาะลึกลงไปอีกด้วยคำถามเพิ่มเติมถามเกี่ยวกับทุกอย่างตั้งแต่กราฟิกและชุดสีไปจนถึงกำหนดเวลาสำหรับร่างแรก

คำถามคืออาวุธลับของคุณในที่ทำงาน เมื่อมีข้อสงสัยให้ผู้อื่นชี้แจงความคาดหวังของพวกเขา ถามจนกว่าคุณจะแน่ใจว่าคุณเข้าใจ คุณจะประหลาดใจกับวิธีที่ทำให้ทุกอย่างคล่องตัวมากขึ้น

2. เมื่อคุณอยู่ในการประชุม

คุณเคยอยู่ในการประชุมที่ให้การประชุมชื่อไม่ดีหรือไม่? ฉันเคยเห็นผู้จัดการที่เดินเล่นโดยไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ ยิ่งกว่านั้นผู้นำดูเหมือนว่าเขากำลังประมวลผลความคิดของเขาออกมาดังกว่าที่เขาอำนวยความสะดวกในการสนทนากลุ่ม ไม่มีใครแน่ใจว่าจะจริงจังกับความคิดและจะเพิกเฉยอะไร และทุกคนก็คิดถึงกองงานบนโต๊ะ หลังจากนั้นไม่นานทีมก็ลืมสิ่งที่พูดได้และจิตใจของสถานที่ออกไปลาออกไปตรวจสอบอีเมลบนโทรศัพท์ของพวกเขา

การที่การประชุมล้มเหลวอาจเป็นเรื่องยากที่จะขอให้เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการพูดของเขา แต่คุณทำได้และคุณไม่จำเป็นต้องใจร้าย เพียงแค่ขัดจังหวะเมื่อมีการหยุดชั่วคราวและขอคำชี้แจง

“ บ๊อบฉันสังเกตุเห็นคิ้วขมวดในห้อง ดูเหมือนว่าพวกเราบางคนไม่ได้ติดตามคุณในหัวข้อนี้ คุณช่วยพาเราย้อนกลับไปสองสามก้าวและทบทวนประเด็นสำคัญในระดับสูงได้หรือไม่? ฉันต้องการให้แน่ใจว่าเรารู้ว่าคุณต้องการอะไรจากเรา”

เป็นไปได้ว่าคุณจะได้รับการยอมรับจากข้อตกลงและคนอื่น ๆ เข้ามาเพื่อแสดงความสับสน คุณจะได้รับข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อนร่วมงานของคุณจะไม่ต้องสงสัยเลยว่าขอบคุณสำหรับการพูดในภายหลัง

3. เมื่อคุณทำงานกับอีเมล

การสื่อสารส่วนใหญ่ในที่ทำงานไม่ใช่เรื่องที่น่าประหลาดใจเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้นเมื่อคุณได้รับเสียงโทมนัสและคร่ำครวญจาก Angela เพื่อนโครงการของคุณคุณอยากร้องไห้

คุณจะต้องใช้เวลา 30 นาทีในการอ่านและทำความเข้าใจกับสิ่งที่เธอพูดตรวจสอบว่าคุณต้องทำอะไรหรือไม่แล้วลองหาคำตอบ เพียงแวบเดียวและคุณจำได้ว่าทำไมคุณถึงเกลียดการเปิดอีเมลของผู้หญิงคนนี้ คุณสามารถกระแทกหัวของคุณกับกำแพงด้วยความหงุดหงิด

ให้ฝึกถามสิ่งที่คุณต้องการในแบบที่ไม่คาดคั้น ถามแองเจล่าว่าเธอจะเปิดให้รับอีเมลใหม่ของเธอเพื่อให้คุณสามารถตอบกลับได้เร็วขึ้นหรือไม่ และจำไว้ว่าถ้าคุณจะขอให้คนอื่นทำอะไรที่แตกต่างบอกเธอว่าทำไมมันถึงดีสำหรับเธอเช่นกัน

“ เฮ้แองเจล่าฉันสังเกตว่าอีเมลของคุณมักจะยาวและละเอียด เป็นเรื่องที่ดีมากที่คุณให้ข้อมูลมากมาย แต่เมื่อฉันดูอย่างรวดเร็วฉันไม่สามารถถอดรหัสสิ่งที่คุณต้องการจากฉันได้ตลอดเวลา - และฉันเกลียดการกำหนดเวลาที่ขาดหายไป คุณจะสามารถวางจุดหลักที่ด้านบนเพื่อให้ฉันสามารถตอบสนองคุณได้เร็วขึ้นหรือทำให้เรื่องละเอียดมากขึ้น? ตัวอย่างเช่น 'การกระทำที่จำเป็นในวันศุกร์เวลา 9.00 น. | โครงการ ACME 'จะเตือนให้ฉันวางไว้ในตารางงานของฉันทันที "

คุณน่าจะเริ่มได้รับอีเมลคุณภาพสูงจากแองเจลาในทันทีและคุณจะช่วยเพื่อนร่วมงานของคุณด้วยการช่วยเธอสื่อสารอย่างมืออาชีพมากขึ้น ตบเบา ๆ ที่หลังของคุณ

มันจะดีถ้าทุกคนสื่อสารในวิธีที่ไม่เหลืออะไรให้กับจินตนาการ ความจริงก็คือเราสื่อสารกันในสถานที่ทำงานที่ซับซ้อนและมีเสียงดังซึ่งเต็มไปด้วยความฟุ้งซ่านและความเครียด เมื่อการสนทนาที่สำคัญกำลังเกิดขึ้นเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการช่วยให้คนรอบข้างคุณสื่อสารได้อย่างกระชับเพื่อให้คุณดึงข้อมูลที่คุณต้องการจากพวกเขา อาจรู้สึกอึดอัดเล็กน้อยเมื่อคุณลองครั้งแรก แต่ในระยะยาวคุณจะรู้สึกดีขึ้นและสบายขึ้นเมื่อทำเช่นนั้น โบนัสมันจะช่วยคุณประหยัดเวลาหลายชั่วโมงของความเครียดและพลังงานที่ผิดพลาดในกระบวนการ